La gestión eficaz de los costos del proyecto requiere hacer seguimiento tanto de los gastos de recursos como de los gastos no relacionados con recursos, para garantizar una presupuestación precisa, un control financiero y una toma de decisiones acertada. Los costos no relacionados con recursos se refieren a todos los gastos relacionados con el proyecto que no están vinculados a los recursos humanos, como licencias de software, hardware, viajes, equipos y gastos operativos. Estos costos se pueden planear con anticipación como pronósticos y posteriormente hacerles seguimiento como valores reales cuando se incurre en los gastos.
Fluid ofrece un enfoque estructurado para gestionar los costos no relacionados con recursos, lo que permite a las organizaciones pronosticar los gastos planeados y compararlos con los costos reales en tiempo real. Esta visibilidad garantiza que se cumplan los compromisos financieros, que las variaciones se gestionen de forma proactiva y que los presupuestos se mantengan bajo control.
Configuración inicial de los costos no relacionados con recursos
Antes de agregar costos no relacionados con recursos a un proyecto, se debe configurar lo siguiente:
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Monedas – Asegúrese de que la moneda de los informes financieros de la organización y los tipos de cambio estén configurados correctamente.
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Categorías de gastos y tipos de gastos – Defina las clasificaciones de costos para organizar y hacer seguimiento a los gastos de forma eficaz.
Para conocer los pasos detallados sobre la configuración de estos ajustes, consulte la Guía de configuración financiera.
Tipos de costos no relacionados con recursos
El seguimiento de los costos no relacionados con recursos se realiza de dos maneras:
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Pronósticos – Gastos planeados que se estiman con anticipación con base en los requisitos del proyecto y el gasto esperado. Estos proporcionan visibilidad sobre los próximos compromisos financieros y ayudan con la presupuestación y las aprobaciones.
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Valores reales – Los costos reales incurridos a medida que avanza el proyecto. Estos se registran una vez que se ha procesado un gasto y también se pueden cargar en Fluid desde sistemas ERP o libros contables financieros para mayor precisión.
Comprender y gestionar los costos no relacionados con recursos es esencial para un control financiero eficaz del proyecto, ya que garantiza que los presupuestos se mantengan precisos, se evite el sobregasto y los informes financieros estén alineados con los objetivos organizacionales. Los próximos artículos explicarán cómo configurar pronósticos, registrar valores reales e informar sobre los costos no relacionados con recursos en Fluid.