Configurar las propiedades del proyecto

Para obtener excelentes informes en Fluid, es necesario contar con metadatos de proyecto de calidad. 

Configurar los atributos principales del proyecto es un paso crucial que define su estructura, orienta la estrategia de gestión y lo alinea con los objetivos operativos de su organización. El área de Configuración del Proyecto está diseñada para capturar los distintos atributos del proyecto. Una vez definidas, estas propiedades por lo general permanecen constantes durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Para editar la configuración del proyecto, haga clic en el botón Edit Details en el espacio de trabajo del proyecto.

Solo los Gerentes de Proyecto, los Editores de Proyecto y los Administradores de Proyecto pueden editar la configuración del proyecto.

Utilice los enlaces de navegación del panel izquierdo para desplazarse fácilmente entre las distintas secciones de la página de configuración.

A continuación se describen los distintos campos de cada sección.

• Título: El nombre del proyecto. Se incluirá en TODOS los informes, así que asegúrese de que sea preciso y descriptivo.

• Código: Todos sus riesgos, problemas y elementos del cronograma reciben identificadores únicos en Fluid. Este campo le permite especificar el prefijo que desea aplicar a los identificadores únicos del proyecto.

• Portafolio: El portafolio al que pertenece el proyecto. Los portafolios son un conjunto de proyectos y programas que se gestionan como grupo para alcanzar objetivos estratégicos de negocio. 

• Subcartera: La subcartera específica a la que pertenece el proyecto. Las subcarteras permiten agrupar aún más los proyectos dentro del portafolio para obtener informes más detallados. 

• Impulsor de Negocios: El principal impulsor de negocio que influye en los objetivos de este proyecto.

• Nivel: La asignación de niveles le permite establecer reglas de negocio en torno a la importancia y la complejidad de los proyectos. Normalmente el Nivel 1 es el más complejo, más importante o más costoso (según lo que su organización haya definido), y así sucesivamente hasta el Nivel 5, que es el de menor relevancia.

• Discrecional vs. No discrecional: Siempre habrá proyectos que deba realizar (no discrecionales) y proyectos que desee realizar (discrecionales). Al momento de reducir un portafolio o buscar ahorros de costos, por lo general solo se evalúan los proyectos discrecionales.

• Mostrar artículos promocionados en los paneles principales: Si el proyecto está vinculado a un proyecto 'principal', aquí puede especificar si los elementos promocionados que cree en el proyecto deben reportarse también al proyecto principal.

• Centro de costo: Identifica el departamento o unidad responsable de los costos del proyecto, utilizado para el seguimiento presupuestario y la gestión financiera.
  

• Tipo de Proyecto: Define la naturaleza general o la clasificación del proyecto, brindando una comprensión de alto nivel de su alcance y enfoque.

• Categoría del Proyecto: Clasifica el proyecto según su alineación con funciones de negocio, áreas operativas u objetivos estratégicos específicos.

• Fuente de financiación: Identifica el origen de los recursos financieros del proyecto, algo fundamental para la planificación y el seguimiento financiero.

• Metodología: Especifica el enfoque o marco de gestión de proyectos utilizado, que define las fases de ejecución y los entregables del proyecto.

• Referencia externa: Un campo para integrar identificadores únicos provenientes de sistemas externos, lo que facilita la coherencia y el seguimiento de datos entre sistemas.

• Alternate Reference: Permite contar con un identificador único adicional, específico del proyecto, distinto de la referencia externa, para un seguimiento y referencia interna más detallados.

• Estado: Indica la etapa operativa actual del proyecto dentro de su ciclo de vida, algo esencial para monitorear el avance y orientar las estrategias de asignación de recursos y gestión..

Esta sección de la configuración se puede bloquear para que solo los Administradores de Proyecto de Fluid puedan editarla.

• PM principal: El PM principal del proyecto. Puede haber más de uno definido. Los PM tienen acceso de ESCRITURA para actualizar y mantener todo el contenido del proyecto.

• Propietario: La persona responsable del éxito del proyecto y de sus resultados generales. Los Propietarios tienen acceso de LECTURA a la información del proyecto.

• Propietario de Negocio: La persona responsable de que el proyecto esté alineado con los objetivos de negocio y su éxito estratégico. Los Propietarios de Negocio tienen acceso de LECTURA a la información del proyecto.

• Ejecutivo: El interesado o patrocinador a nivel ejecutivo que supervisa el proyecto . Los Ejecutivos tienen acceso de LECTURA a la información del proyecto.

• Editores: Personas (además del PM) que necesitan tener acceso de ESCRITURA completo para actualizar y mantener todo el contenido del proyecto.

Nota: Recomendamos designar solo un PM Principal para garantizar la claridad de responsabilidades. Si otros miembros del equipo necesitan administrar y editar el proyecto, sugerimos asignarlos como editores.

Todas las fechas clave de los hitos del proyecto. Las 3 fechas principales son:

• Fecha de inicio: La fecha en que comienza el proyecto.

• Fecha de Implementación: La fecha programada para implementar los resultados o cambios del proyecto.

• Fecha de finalización: La fecha planificada de cierre o finalización del proyecto.

Si ha configurado una metodología de proyecto, también se mostrarán las fases correspondientes a esa metodología. Según la configuración de su instancia, las fechas de fase pueden especificarse como fechas concretas o como valores de mes y año. Las fechas de fase son especialmente importantes si está haciendo seguimiento de la capitalización del proyecto. Puede obtener más información sobre la capitalización aquí.

Los proyectos pueden formar parte de un programa general (Programa Principal) o pueden estar vinculados a un Programa de Informes. Puede obtener más información sobre la diferencia entre los Programas Principales y los Programas de Informes aquí.

La sección de Gestión Financiera solo es visible para los usuarios que hayan sido designados como Administradores Financieros.

Si la instancia se ha configurado para la capitalización, se mostrarán los siguientes tres campos:

• Es elegible para capitalizar costos: Active este interruptor en Sí si el proyecto es capitalizable.

• Perfil de Capitalización: Use este campo para seleccionar qué perfil de capitalización se aplica a este proyecto.

• Período de amortización: El valor del período de amortización.

Puede obtener más información sobre la capitalización aquí.

Si la instancia se ha configurado para permitir que los reales se generen a partir del pronóstico, se mostrará el siguiente campo:

• Generar reales a partir del pronóstico: Establezca el valor en sí si desea que los reales del proyecto se creen automáticamente a partir de los valores del pronóstico.

En la parte inferior de la página de configuración hay campos de texto libre para capturar la descripción detallada del proyecto, los requisitos y la solución propuesta. También puede ver quién creó el proyecto y quién lo modificó por última vez.

Cualquier 'propiedad personalizada' que su Administrador de Fluid haya configurado para su instancia aparecerá en una sección aparte de la configuración del proyecto llamada Project Properties. 

Las propiedades personalizadas son una excelente manera de incluir campos de metadatos adicionales en los proyectos cuando los campos estándar no los contemplan.

Puede encontrar la siguiente funcionalidad en el menú Herramientas, en la barra de navegación del lado izquierdo:

• Copiar Financieros y Comunidad a otro proyecto: Permite copiar los datos de pronóstico de asignación financiera y de comunidad a otro proyecto, garantizando la coherencia y ahorrando tiempo en la configuración.

• Ir al espacio de trabajo: Lo dirige al Espacio de trabajo del proyecto, el centro neurálgico de las actividades e información del proyecto.

• Archivar: Archiva el proyecto, quitándolo de la vista activa mientras conserva sus datos para fines de auditoría. Puede obtener más información sobre cómo archivar proyectos aquí.