Pregunta: ¿Cómo configuramos y usamos las actividades de hoja de horas para que los recursos capturen el tiempo y garanticemos que el tiempo registrado se capitalice correctamente?
Respuesta: Para garantizar que los recursos capturen su trabajo con precisión —y que el sistema aplique correctamente el tratamiento de Capex u Opex—, las actividades de hoja de horas deben configurarse en dos áreas clave. Estas configuraciones funcionan en conjunto para garantizar que todo el tiempo registrado se clasifique y capitalice correctamente.
1. Tipos de actividad & subactividades del proyecto (actividades de hoja de horas)
Los tipos de actividad y las subactividades del proyecto se usan específicamente para el registro en la hoja de horas a nivel de tarea o actividad.
Tipos de actividad (actividades globales)
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Estos forman una lista estandarizada de actividades para todos los registros de hoja de horas y se configuran desde la página de Gestión de Metadatos.
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Se utilizan cuando el tiempo se registra sin hacer referencia a un tipo de proyecto.
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Ejemplo: Esfuerzo del proyecto, Reuniones, Capacitación.
Subactividades del proyecto
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Estas le permiten definir listas de actividades específicas del proyecto según el tipo de proyecto y se configuran desde la página de administración de Tipos de proyectos.
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Cuando un usuario registra tiempo en un proyecto, el sistema muestra las subactividades correspondientes automáticamente.
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Ejemplo:
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Proyecto BAU → “Soporte”, “Mantenimiento”
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Proyecto de TI → “Análisis”, “Desarrollo”, “Pruebas”
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2. Tareas de fase (aplicabilidad de Capex)
Las tareas de fase tienen un propósito diferente. Determinan qué tipos de trabajo son elegibles para Capex durante cada fase de un proyecto y se configuran en la página de administración de Fases & Tareas de la Metodología.
En otras palabras, controlan si el tiempo registrado debe capitalizarse o tratarse como Opex.
Ejemplo: si está trabajando en un Proyecto de desarrollo de TI, configuraría las subactividades y las tareas de fase correspondientes que deben capitalizarse.
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Subactividades: Análisis, Desarrollo, Pruebas
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Tareas de fase:
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Análisis (Capex)
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Desarrollo (Capex)
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Pruebas (Capex)
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Resultado: El tiempo registrado en “Desarrollo” durante la fase “Ejecutar/Iterar” se capitaliza.
Por eso, las tareas de fase deben configurarse de la misma manera que las subactividades de su proyecto o los tipos de actividad globales en Gestión de Metadatos. Esto garantiza que, cuando los usuarios registren tiempo, el sistema pueda identificar correctamente la actividad y aplicar la lógica correcta de Capex/Opex.
Si las tareas de fase no se configuran de forma consistente con las subactividades o los tipos de actividad, el sistema no podrá relacionarlas correctamente. Cuando esto sucede, la actividad pasa a Opex de forma predeterminada, incluso si el trabajo debería haberse capitalizado.