Los proyectos se pueden importar de forma masiva, o los datos del proyecto se pueden editar de forma masiva en Excel mediante la funcionalidad de Edición Masiva de Fluid.
En este artículo, aprenderá:
✔ cómo acceder a la funcionalidad de edición masiva.
✔ los pasos para actualizar los detalles del proyecto.
✔ las reglas que se aplican cuando carga actualizaciones en los detalles del proyecto.
¿Cómo acceder a la funcionalidad de Edición Masiva de Detalles del proyecto?
Solo puede acceder a la Edición Masiva de Detalles del proyecto desde una página de Lista de seguimiento de proyectos. La Edición Masiva exportará únicamente los proyectos que estén en su vista filtrada, así que asegúrese de que los filtros aplicados incluyan todos los proyectos que necesita editar.
Para acceder a la Edición Masiva, seleccione Herramientas (en la parte superior derecha de la página) y seleccione Edición Masiva.
Pasos para actualizar los detalles del proyecto
Paso 1: Descargar el archivo de datos
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Seleccione Detalles del proyecto en la parte izquierda del cuadro de diálogo de Edición Masiva
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Si desea descargar los datos existentes del/de los proyecto(s) al archivo, configure el indicador en Sí. Para extraer un archivo de carga en blanco, configúrelo en No.
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Haga clic en Descargar.
Paso 2: Editar el archivo de datos
Realice los cambios necesarios en el archivo que descargó.
Consulte la tabla al final de esta página para obtener una descripción completa de cada columna.
Paso 3: Cargar el archivo de datos
Cuando esté conforme con sus cambios, seleccione SUBIR en el cuadro de diálogo de Edición Masiva y seleccione el archivo que desea cargar
La barra de progreso indicará cuándo se completó el proceso de carga y, si se producen errores durante el proceso de carga, se enumerarán debajo de la barra de progreso.
Reglas de carga de Detalles del proyecto
La funcionalidad de Edición Masiva de Detalles del proyecto se puede usar para crear nuevos proyectos/programas o actualizar las propiedades y metadatos de proyectos existentes.
Puede encontrar una descripción detallada del formato del archivo de Detalles del proyecto al final de esta página, pero se deben aplicar las siguientes reglas para crear o actualizar correctamente los datos del proyecto.
Crear un proyecto
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La funcionalidad de carga facilita mucho la creación de nuevos proyectos de forma masiva.
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El nombre del proyecto (columna D) debe especificarse para crear un nuevo proyecto.
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Los campos ProjectID (columna A) y ProjectGuid (columna B) deben dejarse en blanco para indicar que el proyecto aún no existe.
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Si se especifica una referencia externa del proyecto, esta referencia externa no debe utilizarse en ningún otro proyecto.
Actualizar un proyecto
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La funcionalidad de carga también se puede usar para actualizar las propiedades de proyectos existentes.
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Para actualizar proyectos existentes, se recomienda descargar el archivo de Detalles del proyecto, realizar los cambios necesarios en el archivo de Excel y cargar el archivo modificado.
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Solo puede actualizar proyectos para los que tiene derechos de edición, es decir, debe ser administrador del proyecto, o el PM o editor del proyecto.
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El nombre del proyecto (columna D) debe especificarse para que se procese una fila. Si no se encuentra ningún título de proyecto, el proceso de carga se detendrá y no procesará más filas.
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Las columnas ProjectID (A) o ProjectGuid (B) deben tener un valor para identificar de forma exclusiva el proyecto que se va a actualizar:
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Si la columna ProjectId tiene un valor, el proceso buscará un proyecto con el ID de proyecto especificado. Si no se encuentra ningún proyecto, la fila se omitirá.
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Si la fila no tiene un valor de ProjectID pero se especifica un valor de ProjectGuid, el proceso de carga buscará un proyecto con el GUID proporcionado. Si no se encuentra ningún proyecto, la fila se omitirá.
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Si no se especifican ProjectId (columna A) ni ProjectGUID, pero la columna ProjectRef tiene un valor, el proceso buscará un proyecto con la referencia externa proporcionada. Si no se encuentra ningún proyecto, se creará un nuevo proyecto y la referencia externa de este nuevo proyecto se establecerá con el valor especificado en el archivo de Excel.
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Tenga en cuenta que si la fila no tiene ningún valor establecido para ProjectID, ProjectGuid y ProjectRef, significa que se trata de un nuevo proyecto.
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Es importante tener en cuenta que el archivo que se está cargando no necesita contener el conjunto completo de proyectos. Solo se actualizarán los proyectos incluidos en el archivo de carga; todos los demás proyectos permanecerán sin cambios.
Descripción de las columnas del archivo de datos
Cada línea del archivo de carga contiene los detalles de un proyecto.
IMPORTANTE:
Al editar proyectos mediante la edición masiva, los cambios solo se aplicarán si tiene los permisos correctos para editar los proyectos. Si no tiene permiso para editar algunos de los proyectos incluidos en el archivo de datos, los cambios en esos proyectos se ignorarán. Por lo tanto, para que las actualizaciones se realicen con éxito, debe cumplir alguna de las siguientes condiciones:
ser el Project Manager o Editor designado en los proyectos en cuestión.
tener la función de Administrador del proyecto en su cuenta - para más información sobre las funciones de cuenta, haga clic aquí.
Cuando ingrese valores que hayan sido predefinidos en Fluid como opciones de selección (por ejemplo, Project Type (columna G)), asegúrese de que sus entradas coincidan exactamente con las entradas configuradas disponibles en Fluid.
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Columna y título |
Descripción |
Tipo de dato |
¿Qué sucede si el campo se deja en blanco al cargar el archivo? |
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ProjectId |
El ID único del proyecto en Fluid. Este valor lo establece el sistema cuando se crea un nuevo proyecto y se utiliza para identificar el proyecto de forma exclusiva. Por lo tanto, este campo debe dejarse en blanco al crear un nuevo proyecto. |
Número |
Si el valor de ProjectGUID (columna B) también está en blanco y no hay proyectos en la base de datos que coincidan con el valor de ProjectRef (columna C), significa que se trata de un nuevo registro de proyecto. |
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ProjectGuid |
Identificador Global Único de Fluid para el proyecto. Este valor lo establece el sistema cuando se crea un nuevo proyecto y se utiliza para identificar el proyecto de forma exclusiva. Por lo tanto, este campo debe dejarse en blanco al crear un nuevo proyecto. |
Texto |
Si el valor de Project ID (columna A) también está en blanco y no hay proyectos en la base de datos que coincidan con el valor de ProjectRef, significa que se trata de un nuevo registro de proyecto. |
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ProjectRef |
La referencia externa del proyecto. A diferencia del ID del proyecto y del GUID del proyecto, que son asignados por la aplicación, puede establecer su propio identificador único para el proyecto. |
Texto |
Si los valores de ProjectId y ProjectGuid (columnas A y B) están en blanco, se creará un nuevo proyecto y Fluid establecerá el valor de referencia del proyecto de forma predeterminada como el ID del proyecto. |
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Project Name |
El nombre o título del proyecto. |
Texto |
Este campo es obligatorio. Debe especificarse para que se procese una fila. Si no se encuentra ningún título de proyecto, el proceso de carga se detendrá y no procesará más filas en la carga. |
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Shortcode |
Le permite estipular su propio prefijo preferido para los identificadores únicos que se asignan al contenido de los proyectos, es decir, riesgos, problemas, tareas del cronograma, etc. |
Texto |
Fluid derivará un código corto único a partir del título del proyecto. |
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Methodology |
La metodología en la que se está ejecutando el proyecto. Las metodologías disponibles son configuradas por el administrador del sistema. |
Texto |
Si el tipo de proyecto se establece en Programa, el campo Methodology se establece en Programa. De lo contrario, la propiedad no se establece. |
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Project Type |
El tipo de proyecto en ejecución, por ejemplo, proyecto estándar, mejora pequeña, RTB o CTB... Las opciones disponibles para este campo son configuradas por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Cap Eligibility |
Indica si el proyecto es elegible para la capitalización. |
Sí/No |
La elegibilidad de capitalización se establece de forma predeterminada en No. |
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Cap Profile |
El perfil bajo el cual se capitalizará el proyecto. Los perfiles de capitalización disponibles son configurables por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Start Date |
La fecha de inicio o comienzo del proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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End Date |
Fecha de finalización o terminación del proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Created On |
Fecha en que se creó inicialmente el proyecto. |
Fecha |
El campo se establece con la fecha de creación del proyecto. |
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Project Implementation Date |
La fecha en la que el proyecto entra en producción ('Goes Live'). |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Discretionary vs Non-discretionary |
Discrecional: proyectos que son deseables pero no esenciales. No discrecional: proyectos que deben llevarse a cabo, normalmente proyectos de cumplimiento/gobernanza o clave para la continuidad de la organización. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Amortisation Period |
El período (en meses) durante el cual se amortizará el proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Category |
Campo para categorizar aún más el proyecto (por ejemplo, Servicios de Soporte, Infraestructura, Negocio, etc). Las opciones disponibles para este campo son configuradas por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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FundingSource |
El "fondo" de financiamiento con el que se financia el proyecto. Las opciones disponibles para este campo son configuradas por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Status |
El estado del proyecto dentro de su ciclo de vida (por ejemplo, Canalización, Activo, En Espera, Cancelled, etc). Las opciones disponibles para este campo son configuradas por el administrador del sistema. |
Texto |
El campo se establece con el estado de proyecto predeterminado configurado por el administrador del sistema. Este valor predeterminado generalmente se establece en Activo. |
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Immediate Parent |
El padre inmediato del proyecto en la jerarquía del proyecto. |
Texto |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Immediate Parent Id |
El ID único del proyecto padre inmediato. |
Texto |
Si el valor de Immediate Parent Ref también está en blanco, el proyecto no tiene un proyecto padre. |
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Immediate Parent Ref |
La referencia externa del Immediate Parent. |
Texto |
Si el valor de Immediate Parent Id también está en blanco, el proyecto no tiene un proyecto padre. |
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Top Parent Project |
El proyecto Top Parent del proyecto en la jerarquía del proyecto. |
Texto |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Top Parent Project ID |
El ID único del proyecto Top Parent. |
Texto |
Fluid utiliza los valores de Immediate Parent ID (S) o Immediate Parent Ref (T) para determinar si el proyecto forma parte de una jerarquía y, si es así, se establecerá el ID del proyecto Top Parent en la jerarquía. |
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Top Parent Project Ref |
La referencia externa del proyecto Top Parent. |
Alfanumérico (números y texto) |
Fluid utiliza los valores de Immediate Parent ID (S) o Immediate Parent Ref (T) para determinar si el proyecto forma parte de una jerarquía y, si es así, se establecerá la referencia externa del proyecto Top Parent en la jerarquía. |
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Program |
El nombre del programa al que pertenece el proyecto. |
Texto |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Program ID |
El ID único del programa al que pertenece el proyecto. |
Número |
Fluid utiliza los valores de Immediate Parent ID (S) o Immediate Parent Ref (T) para determinar si el proyecto forma parte de una jerarquía y, si es así, se establecerá el ID del programa al que pertenece el proyecto. |
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Program Ref |
La referencia externa del programa. |
Texto |
Fluid utiliza los valores de Immediate Parent ID (S) o Immediate Parent Ref (T) para determinar si el proyecto forma parte de una jerarquía y, si es así, se establecerá la referencia externa del programa al que pertenece el proyecto. |
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ReportingProgram |
El Programa de Informes al que está vinculado el proyecto. |
Texto |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Reporting Program Id |
El ID único del programa de informes al que pertenece el proyecto. |
Número |
Si el valor de Reporting Program Ref (AC) también está en blanco, el proyecto no tiene un programa de informes. |
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Reporting Program Ref |
La referencia externa del programa de informes al que pertenece el proyecto. |
Número |
Si el valor de Reporting Program Id también está en blanco, el proyecto no tiene un programa de informes. |
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Primary PM |
El gerente de proyecto responsable del proyecto. |
Nombre |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Primary PM Id |
Identificador único de la cuenta del Primary PM - el nombre de usuario de la cuenta. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Owner |
El propietario del proyecto. |
Nombre |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Owner Id |
El identificador único de la cuenta del propietario - el nombre de usuario de la cuenta. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Executive |
El ejecutivo responsable del proyecto y de la entrega de sus beneficios. |
Nombre |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Executive Id |
El identificador único de la cuenta del ejecutivo - el nombre de usuario de la cuenta. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Editors |
Junto con el Primary PM, los Editors tienen acceso completo de lectura/escritura al proyecto. |
Nombre |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Editors Id |
El identificador único de la cuenta de Editors - el nombre de usuario de la cuenta. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Business Owner |
Persona del negocio que trabaja con el equipo de entrega para garantizar que se cumplan los objetivos del negocio. |
Nombre |
Esta columna es solo informativa y no se procesa durante la carga. |
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Business Owner Id |
El identificador único de la cuenta de Business Owner - el nombre de usuario de la cuenta. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Portfolio |
El portafolio al que pertenece el proyecto. Los portafolios disponibles son configurados por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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SubPortfolio |
El subportafolio al que pertenece el proyecto. Los subportafolios disponibles son configurados por el administrador del sistema. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Business Driver |
A cuál de los impulsores de negocio de la organización está alineado el proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Tier |
La clasificación por niveles del proyecto. Normalmente, Tier 1 corresponde a los proyectos más complejos/importantes/costosos y Tier 5 a los menos complejos/importantes/costosos. Las reglas de negocio asignadas a la clasificación por niveles son exclusivas de cada organización. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Cost Centre |
El centro de costos para la reimputación de los costos del proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Description |
Descripción de qué trata el proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Requirements |
Requisitos del proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Proposed Solution |
Solución propuesta de lo que entregará el proyecto. |
Texto |
La propiedad no se establece. |
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Phase1End |
La fecha de finalización de la primera fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Phase2End |
La fecha de finalización de la segunda fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Phase3End |
La fecha de finalización de la tercera fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Phase4End |
La fecha de finalización de la cuarta fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Phase5End |
La fecha de finalización de la quinta fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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Phase6End |
La fecha de finalización de la sexta fase del proyecto. La cantidad de fechas de finalización de fase que se deben completar depende de la metodología seleccionada para el proyecto. |
Fecha |
La propiedad no se establece. |
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BC onwards |
Propiedades personalizadas del proyecto |
Varios |
No se establece ningún valor. |