Gestión de Acciones, Decisiones y Tareas

Mis elementos

'Mis elementos' es un espacio para gestionar y visualizar de forma centralizada todo lo que tiene asignado en su ecosistema de reuniones, tableros, proyectos y equipos.

Puede navegar a Mis elementos desde su página de inicio de alguna de estas dos formas:

  • Vaya a My Items -> Open My Items en la barra de navegación superior; O

  • Haga clic en cualquier parte de la sección Request and Actions en la página de inicio (según el lugar donde haga clic, será dirigido a su panel de Mis elementos, filtrado por la sección del gráfico en la que hizo clic).

 


Visión general del panel

Filtrar elementos:
Filtre rápidamente sus elementos seleccionando uno de los resúmenes de estado en la barra de navegación secundaria - o use las opciones de filtrado en el panel de filtros del lado izquierdo:

  • Due Date: Filtre solo por sus elementos vencidos, o por todo lo que vence esta semana; permitiéndole priorizar su carga de trabajo.

  • Status: Filtre sus elementos asignados por su estado. Recuerde aceptar todos los elementos con estado Request configurando su estado en Not Started o In Progress, lo que le muestra a la persona que se los asignó que usted está en el juego. 

  • Type: Filtre su panel por tipo; acciones, decisiones o tareas del tablero.

  • Priority: Filtre sus elementos para ver solo los de prioridad Alta, Media o Baja.

  • Theme: Filtre los elementos por tema. Las acciones, decisiones y tareas en Fluid pueden categorizarse, o tematizarse, por los propietarios o facilitadores que las asignaron, para que su contenido sea más fácil de gestionar. 

  • From: De dónde provienen los elementos. Use este filtro para ver solo los elementos de una reunión, proyecto, tablero o Work Hub específico.

Borrar filtros:
Use LIMPIAR (icono de "x") para borrar todos los filtros aplicados actualmente.

Ordenar elementos:
Cambie el orden y la clasificación de los elementos mostrados. Volver a seleccionar una opción de ordenamiento de la lista la reordenará como ascendente y descendente:

  • % Complete: Ordene los elementos por su porcentaje de completado. 

  • Created on date: Ordene los elementos por la fecha en que fueron creados. 

  • Due Date: Ordene los elementos por su fecha de vencimiento.

  • Modified on Date: Ordene los elementos por la fecha en que se realizaron los últimos cambios.

  • Priority: Ordene los elementos según su prioridad.

  • Task Type: Ordene los elementos según su tipo. 

  • Title: Ordene los elementos en orden alfabético.

Actualizar el estado de un elemento:
Use el menú desplegable para actualizar el estado de cada elemento. Las acciones recién asignadas tendrán un estado de Request. Acéptelas configurando su estado en Not Started o In Progress, lo que le muestra a quien se las asignó que usted está en el juego. También puede Reject (rechazar) un elemento con comentarios explicando el motivo.

Agregar comentarios:
Haga clic en el icono de chat para abrir el canal de chat del elemento en el lado derecho y ver toda la conversación en torno al elemento, o publicar su propia actualización. Desde aquí también puede usar los comandos inteligentes de Fluid para agregar una actualización de estado formal, o cambiar el estado - para más información sobre los comandos en lenguaje natural, haga clic aquí.

Completar Rápidamente:
Use esta opción para actualizar rápidamente sus acciones/decisiones.

Agregar una subtarea:
Agregue una subtarea de seguimiento (incluidas acciones/decisiones) a sus tareas.

Estado de la subtarea:
Revise el estado de la subtarea y su porcentaje de completado.


Los elementos listados están codificados por color para identificar su tipo:

  • Acciones (Azul)

  • Decisión (Morado

  • Tarea del tablero (Naranja)

Debajo del título de un elemento puede ver:

  • De dónde proviene el elemento 

  • La fecha en que se creó el elemento

  • Si el elemento tiene algún archivo adjunto


Si el elemento ya pasó su fecha de vencimiento, los detalles de la fecha se marcarán en rojo para indicar que está vencido.

 


Cuadro de diálogo de la acción

Para ver más detalles sobre un elemento - como el progreso de otros responsables, o para ver y cargar documentos - abra el cuadro de diálogo haciendo clic en el título del elemento.

 

  • Los responsables SÍ PUEDEN actualizar el estado de un elemento y agregar comentarios.

  • Los responsables NO PUEDEN editar el título, la descripción, la prioridad, el tema, la fecha de vencimiento ni los responsables.

 

Desde el cuadro de diálogo puede seleccionar / deseleccionar opciones en el panel del lado izquierdo:

Checklist

Lista de verificación - Agregue elementos de la lista de verificación para llevar un registro de lo que hay que hacer. Agregue tantos elementos como desee, con la posibilidad de reordenarlos o eliminarlos.

Attachments

Adjuntos - agregue documentos o enlaces para tener todo el contenido de apoyo en un solo lugar.

Seguimiento - asigne 'subacciones' a personas que puedan necesitar hacer cosas en apoyo de su actividad. Aquí la terminología es importante... El elemento original se conoce como el 'principal', y la subacción se conoce como un 'seguimiento'. Las acciones de seguimiento siempre se muestran bajo 'Follow On' en su elemento principal, con el estado actual y el progreso individual. Al hacer clic en una acción de seguimiento, esta se abre en su propio cuadro de diálogo.

Open Parent - Las acciones de seguimiento cuentan con una opción de navegación adicional llamada 'Open Parent', que le permite volver al cuadro de diálogo del elemento principal. 

Comments

Comentarios - vea todo el chat contextual sobre el elemento desde el día en que fue creado.

Permalink - una URL única para el elemento, que facilita compartirlo con otras personas.

Enmendar acción - para permitir cambios que puedan necesitarse, puede editar/enmendar los detalles de la acción. 

La posibilidad de descargar documentos puede desactivarse si existe una preocupación sobre la fuga de documentos, en cuyo caso los documentos cargados solo podrán verse usando PREVIEW


Decisiones

El cuadro de diálogo de la decisión lista a todos los responsables con su estado de aprobación individual y cualquier comentario que hayan dejado sobre un rechazo o una aprobación condicional.

Un estado condicional en una decisión se considera un estado ABIERTO, ya que aún no ha tomado una decisión en ningún sentido. Los elementos Aprobados o Rechazados se consideran cerrados y se moverán a elementos cerrados.

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