Process Pipeline – Sincronización de propiedades con proyectos

Cuando un Tablero de procesos se configura como un Project Pipeline, las propiedades personalizadas definidas en los elementos de proceso (tarjetas/tareas) pueden fluir automáticamente hacia el proyecto vinculado. Esta sincronización abarca tanto las propiedades personalizadas (extendidas) como las propiedades de proyecto de primera clase (campos integrados como Portfolio, Tier y Owner).

Este artículo explica cuándo y cómo ocurre la sincronización, a qué campos del proyecto afecta y cómo nombrar las propiedades personalizadas de sus elementos de proceso para que se asignen correctamente a los campos de primera clase del proyecto.

La sincronización de propiedades ocurre en dos escenarios:

Cuando una tarjeta se mueve a una columna configurada con el modo Crear proyecto, el sistema:

1. Crea un nuevo proyecto a partir de la tarjeta.

2. Copia las propiedades personalizadas coincidentes de la tarjeta a las propiedades personalizadas del nuevo proyecto.

3. Copia las propiedades personalizadas coincidentes a los campos de primera clase del proyecto (por ejemplo, Portfolio, Tier, Owner).

4. Calcula las fechas de inicio/fin del proyecto a partir de las propiedades personalizadas Start Date y End Date de la tarjeta.

5. Copia los documentos adjuntos a la tarjeta al nuevo proyecto.

Cuando una tarjeta se mueve a (o se actualiza dentro de) una columna configurada con el modo Crear o Sync, y ya existe un proyecto vinculado, el sistema:

1. Combina las propiedades personalizadas de la tarjeta con las propiedades personalizadas del proyecto (actualizando los valores que hayan cambiado).

2. Copia las propiedades personalizadas coincidentes a los campos de primera clase del proyecto.

3. Copia los documentos de la tarjeta al proyecto.

4. Publica un mensaje de notificación con la lista de las propiedades que cambiaron.

Nota: La sincronización se ejecuta como un trabajo en segundo plano. Los cambios se atribuyen al usuario que movió la tarjeta.

Las propiedades personalizadas se comparan por nombre de Clave o Etiqueta entre el elemento de proceso y las definiciones de propiedades personalizadas del proyecto. Si un elemento de proceso tiene una propiedad personalizada con la misma clave o etiqueta que una propiedad personalizada del proyecto, el valor se copia. La coincidencia no distingue mayúsculas de minúsculas.

Además de la sincronización de propiedades personalizadas, el sistema examina cada propiedad personalizada del elemento de proceso y verifica si su Clave o Etiqueta coincide con un campo de proyecto de primera clase conocido. La coincidencia es:

• Sin distinción entre mayúsculas y minúsculas – "Portfolio", "portfolio" y "PORTFOLIO" coinciden todas.

• Sin distinción de espacios en blanco – "Start Date", "StartDate" y "start date" coinciden todas (los espacios se eliminan antes de comparar).

• Se verifica tanto contra la Clave como contra la Etiqueta de la propiedad – cualquiera de las dos puede coincidir.

• Sensible a cambios – durante la sincronización continua, solo se informan como cambiadas las propiedades cuyos valores realmente difieren de los valores actuales del proyecto.

Si una propiedad personalizada es una Opción en cascada, cada nivel de la cascada se evalúa de forma independiente. La Clave y la Etiqueta de cada nivel de la cascada se comparan con los nombres de propiedades de primera clase listados a continuación. Esto permite que una sola propiedad de opción en cascada (por ejemplo, una cascada de "Organisation Hierarchy") establezca Portfolio en el nivel 1, Sub-Portfolio en el nivel 2 y Driver en el nivel 3, por ejemplo.

Las tablas siguientes enumeran todos los campos de proyecto de primera clase que el motor de sincronización puede establecer, agrupados por tipo de dato. Para habilitar la asignación automática, nombre la Clave o la Etiqueta de su propiedad personalizada del elemento de proceso para que coincida con el valor mostrado en la columna Property Key / Label to Match.

Propiedades de texto / opción / texto enriquecido / opción con valor

Propiedades de fecha

Propiedades numéricas

Propiedades de Sí/No

Propiedades de selector de proyecto

Propiedades de persona

¹ Nombres de campo configurables – Estas etiquetas se definen en la configuración Admin > Setup de su espacio de trabajo. La tabla siguiente muestra los valores predeterminados típicos. Consulte la configuración de su espacio de trabajo para conocer los valores reales.

Valores predeterminados típicos de nombre de campo

Cuando una sincronización continua detecta que una o más propiedades cambiaron, se publica un mensaje de notificación en el canal del proyecto y en el canal de la tarjeta. El mensaje incluye:

• El nombre de la tarjeta de origen.

• Una lista de todos los nombres de propiedades que cambiaron (tanto propiedades personalizadas como propiedades de primera clase).

• El usuario que activó la sincronización.

• Un enlace para abrir la tarjeta y un enlace para abrir el proyecto.

Si también se copiaron documentos, una notificación separada enumera los nombres de los archivos copiados.

1. Start Date y End Date se manejan por separado durante la creación del proyecto mediante una lógica dedicada de cálculo de fechas (no mediante la sincronización de propiedades de primera clase). No se sobrescriben durante la sincronización continua a través de este mecanismo.

2. La descripción se agrega al final, no se reemplaza – si el proyecto ya tiene una descripción, el valor sincronizado se agrega después de una línea en blanco. Todos los demás campos de texto se reemplazan.

3. Las propiedades de solo lectura en el elemento de proceso (modo de visibilidad establecido en "Read Only for Everyone") se excluyen de la sincronización.

4. Se aplica validación – la sincronización solo establecerá un campo de primera clase si el valor existe en las opciones configuradas del espacio de trabajo (por ejemplo, un valor de Tier debe coincidir con un nivel configurado). Los valores inválidos se omiten en silencio.

5. Las propiedades de persona deben contener un ID de usuario válido. El sistema busca al usuario y lo agrega a la lista de roles correspondiente en el proyecto. Si el usuario ya está asignado a ese rol, no se vuelve a agregar.

6. Nombre la Clave o la Etiqueta de su propiedad personalizada para que coincida con los valores de las tablas de referencia anteriores. La coincidencia no distingue mayúsculas de minúsculas e ignora los espacios, por lo que "ExternalReference", "External Reference" y "external reference" funcionan todas.

7. Use opciones en cascada para asignar varios campos de primera clase desde una sola propiedad. Por ejemplo, una opción en cascada con niveles llamados Portfolio, Sub-Portfolio y Driver establecerá los tres campos del proyecto a partir de una sola propiedad de la tarjeta.