Puertas de flujo de trabajo externo emparejadas con aprobaciones

Las puertas de Flujo de trabajo externo permiten que un sistema externo — como Power Automate, ServiceNow o Azure DevOps — controle el avance de una fase de proyecto en Fluid. A diferencia de una puerta estándar en modo Declarado, que un Project Manager cierra manualmente, una puerta de Flujo de trabajo externo solo puede abrirse o cerrarse mediante la API REST de Fluid. Esto la hace ideal para escenarios de integración en los que la decisión de aprobación ocurre fuera de Fluid.

Cuando se combina con una aprobación de Fluid, una puerta de Flujo de trabajo externo va un paso más allá: el sistema externo indica que la puerta está lista para cerrarse y, a continuación, Fluid crea una tarea de aprobación formal para un aprobador configurado antes de que la puerta se cierre realmente. Esto brinda a las organizaciones un potente modelo de gobernanza en dos pasos: un disparador externo seguido de un visto bueno interno.

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1. La puerta se crea en la plantilla de Stage Gate con el Modo de puerta configurado en Flujo de trabajo externo.

2. No se configura ningún Tipo de aprobación (se deja en Ninguno).

3. La puerta aparece en la fase del proyecto en estado Open y los usuarios no pueden alternarla desde la interfaz.

4. Un sistema externo llama a la API V3 de Fluid para poner la puerta en Cerrado (u Open / En progreso).

5. La puerta se cierra de inmediato cuando se realiza la llamada a la API.

1. La puerta se crea con el Modo de puerta configurado en Flujo de trabajo externo.

2. Se configura un Tipo de aprobación — por ejemplo, Executive, Business Owner o una Solicitud de trabajo.

3. La puerta aparece en la fase del proyecto en estado Open y los usuarios no pueden alternarla desde la interfaz.

4. Un sistema externo llama a la API V3 de Fluid para poner la puerta en Cerrado.

5. En lugar de cerrarse de inmediato, Fluid pone la puerta en Blocking y crea una decisión o tarea de aprobación para el aprobador configurado.

6. El aprobador recibe una notificación y revisa la puerta.

7. Con la aprobación, la puerta se cierra automáticamente.

8. Con el rechazo, la puerta vuelve a Open (no Blocking, no cerrada) y el sistema externo puede volver a llamar a la API para reactivar la aprobación.

Importante: Si no se puede resolver ningún aprobador para el Tipo de aprobación configurado (por ejemplo, si el proyecto no tiene ningún Executive asignado), la puerta se cierra directamente sin crear una tarea de aprobación. Esto evita que la puerta quede bloqueada de forma permanente.

Esta combinación implica que el sistema externo decide cuándo la puerta está lista para revisión, mientras que el flujo de aprobación de Fluid decide si la puerta debe cerrarse realmente.

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• Debe tener acceso a la Consola de Administración.

• Las metodologías y fases de proyecto ya deben estar configuradas.

1. Vaya a Consola de Administración → Configuración del Proyecto → Metodologías, Fases y Puertas de Decisión.

2. En la pestaña Puertas de Decisión, haga clic en Agregar artículo para crear una nueva puerta, o haga clic en una puerta existente para editarla.

3. Complete los siguientes campos:

Cuando selecciona Flujo de trabajo externo como Modo de puerta, aparecen campos adicionales:

Sugerencia: Si configura el Tipo de aprobación en cualquier valor distinto de Ninguno, la llamada de la API externa para cerrar la puerta activará un flujo de aprobación de Fluid en lugar de cerrar la puerta directamente. La puerta permanecerá en estado Blocking hasta que el aprobador actúe.

Las puertas de Flujo de trabajo externo admiten una Expresión de hipervínculo opcional que muestra un enlace en el que se puede hacer clic en el espacio de trabajo del proyecto. Esto resulta útil para dirigir a los usuarios al sistema externo donde se gestiona la decisión de la puerta.

Ejemplos de expresiones:

• "https://myapp.example.com/review/" + [Id]

• "https://apps.powerapps.com/play/e/env-id/a/app-id?projectId=" + [Id] + "&gateId=" + [GateId]

1. Cambie a la pestaña Puertas de fase.

2. Haga clic en Agregar compuerta a fase.

3. Seleccione la Metodología, la Fase y la Puerta de decisión que acaba de crear.

4. Configure el Orden de puerta (controla la secuencia dentro de la fase).

5. Guarde.

Haga clic en Apply to All Projects para aplicar la nueva configuración de la puerta a todos los proyectos existentes que usan la metodología, o cree proyectos nuevos para que adopten la puerta automáticamente.

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Cuando el sistema externo envía una solicitud de cierre, Fluid comprueba si la puerta tiene configurado un Tipo de aprobación:

1. Si ApproverRole es Ninguno (o está vacío), la puerta se cierra de inmediato.

2. Si ApproverRole está configurado (Executive, Business Owner, Owner, Portafolio, Work Hub o Solicitud de trabajo), Fluid:

   • Pone la puerta en Blocking (IsBlocking = true, IsClosed = false).

   • Resuelve el o los aprobadores según el rol configurado y el equipo del proyecto.

   • Crea una tarea de aprobación (una tarjeta de flujo de trabajo del tablero o una solicitud de decisión, según el tipo de aprobador).

   • El aprobador recibe una notificación con una fecha límite de SLA.

3. Si no se puede resolver el rol configurado (por ejemplo, si no hay ningún Executive asignado al proyecto), la puerta se cierra directamente como alternativa.

Cuando el aprobador actúa:

• Aprobado → la puerta se pone en Cerrado (IsBlocking = false, IsClosed = true). El avance de la fase queda desbloqueado.

• Rechazado → la puerta vuelve a Open (IsBlocking = false, IsClosed = false). El sistema externo puede volver a llamar a la API para reactivar el ciclo de aprobación.

Nota: Este comportamiento de aprobación se aplica a ambos endpoints de la API: el endpoint de flujo de trabajo (/rest/api/stagegates/workflow/{projectId}/{gateId}/{state}) y el endpoint basado en GUID (/rest/api/stagegates/{projectGuid}/{gateId}). En ambos casos, solicitar el cierre de una puerta con un tipo de aprobación configurado iniciará el flujo de aprobación en lugar de cerrarla directamente.

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• La puerta aparece en el panel de Stage Gate del proyecto con un indicador visual de que se administra externamente.

• Los usuarios no pueden alternar la puerta entre abierta y cerrada desde Fluid.

• Si se configura un hipervínculo, los usuarios ven un enlace en el que pueden hacer clic que los lleva al sistema externo.

• Cuando el sistema externo activa un cierre y hay una aprobación configurada, el aprobador ve una tarea de aprobación estándar de Fluid en su lista de tareas.

• La puerta se muestra como Blocking mientras la aprobación está pendiente.

• La puerta bloquea el avance de la fase hasta que se complete la aprobación.

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Si una aprobación se rechaza o se estanca, la Política de reinicio determina quién puede restablecer la puerta:

Reiniciar una puerta la restablece a Blocking (IsBlocking = true, IsClosed = false) y restablece la acción de aprobación asociada a su estado de solicitud inicial. La puerta solo se puede reiniciar cuando está en la fase actual del proyecto.

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¿Puede un Project Manager cerrar manualmente una puerta de Flujo de trabajo externo? No. Las puertas de Flujo de trabajo externo solo se pueden abrir o cerrar mediante la API V3 de Fluid. El Project Manager puede ver el estado de la puerta, pero no puede modificarlo.

¿Qué sucede si el aprobador rechaza la puerta? La puerta vuelve a Open (no Blocking, no cerrada). El sistema externo puede volver a llamar a la API para reactivar la aprobación. Si hay una Política de reinicio configurada, un usuario con el rol adecuado también puede reiniciar la aprobación desde Fluid.

¿Qué sucede si no hay ningún aprobador asignado para el rol configurado? La puerta se cierra directamente sin crear una tarea de aprobación. Por ejemplo, si el Tipo de aprobación está configurado en Executive pero el proyecto no tiene ningún Executive asignado, la puerta se cerrará de inmediato cuando se realice la llamada a la API.

¿Puedo cambiar el Tipo de aprobación después de que los proyectos ya estén usando la puerta? Sí. Los cambios en la plantilla de Stage Gate se aplicarán a cualquier proyecto en el que la puerta aún no se haya cerrado y no se haya iniciado ningún flujo de aprobación. Los proyectos en los que la puerta ya está cerrada o tiene una aprobación activa en curso no se ven afectados.

¿Las puertas de Flujo de trabajo externo siguen las mismas reglas de secuenciación que las demás puertas? Sí. Las puertas de Flujo de trabajo externo respetan las tres reglas de Stage Gate:

• Regla de fase — No se pueden cerrar puertas en fases futuras.

• Regla de entrada/salida — Todas las puertas de entrada deben cerrarse antes que las puertas de salida en la misma fase.

• Regla de orden — Las puertas deben cerrarse en secuencia dentro de su tipo.

¿Puedo usar una expresión de Smart Gate con una puerta de Flujo de trabajo externo? Sí. El campo Expresión de puerta inteligente (Conditional Expression) está disponible para todos los modos de puerta y controla si la puerta es aplicable a un proyecto determinado según una regla dinámica.

¿La aprobación se activa en ambos endpoints de la API? Sí. Tanto el endpoint de flujo de trabajo (/rest/api/stagegates/workflow/{projectId}/{gateId}/{state}) como el endpoint basado en GUID (/rest/api/stagegates/{projectGuid}/{gateId}) activarán el flujo de aprobación al cerrar una puerta que tenga un Tipo de aprobación configurado. La única diferencia es que el endpoint de flujo de trabajo admite el modelo de tres estados (Open/In Progress/Closed), mientras que el endpoint basado en GUID solo admite open/closed.