¿Qué sucede con mi hoja de horas cuando el fin de mes cae a mitad de una semana?

Pregunta:
¿Qué sucede con mi hoja de horas cuando el fin de mes cae a mitad de una semana?

Respuesta:
Cuando el fin de un mes financiero cae a mitad de semana, una sola semana de la hoja de horas puede abarcar dos meses. Fluid gestiona esto automáticamente: divide las entradas de la hoja de horas para que las horas se asignen al mes correcto. Esto garantiza que las horas y los valores reales financieros se registren correctamente en cada mes, incluso cuando una semana cruza el límite entre meses.

Los Administradores financieros deben tener en cuenta que si el Mes financiero se bloquea antes de que se hayan enviado y aprobado las hojas de horas de la semana, los valores reales se registrarán en el siguiente mes abierto, incluso cuando los días de la hoja de horas hayan caído en el mes anterior que ahora está bloqueado.

Envíe su hoja de horas de la semana completa como de costumbre; Fluid se encarga de la división automáticamente.

Cuando una semana se extiende a un nuevo mes, envíe la hoja de horas solo después de que se hayan registrado todas las horas de la semana, de modo que se capturen las horas tanto del mes actual como del nuevo mes antes del envío y la aprobación.

Aunque Fluid puede dividir las horas de la hoja de horas entre meses, si la hoja de horas no se envía y aprueba antes de que se cierre el mes, los valores reales se registrarán en el siguiente mes abierto.

Ejemplo: Una semana va de finales de junio a principios de julio. Si junio se cierra (se aplica el Bloqueo financiero) antes de que la hoja de horas se envíe y apruebe, todos los valores reales de esa semana, incluida la parte de junio, se registrarán en julio.

La secuencia correcta es:

1. Se registran todas las horas de la semana (incluidas las que caen en el nuevo mes).

2. Se envía la hoja de horas.

3. Se aprueba la hoja de horas.

4. Solo entonces debe aplicarse el Bloqueo del mes financiero para cerrar el mes.

Antes de aplicar el Bloqueo del mes financiero, los Administradores financieros deben tener en cuenta lo siguiente:

Si el mes normalmente se cierra después del fin de mes
Las hojas de horas que abarcan el límite deben completarse por completo (todos los días), enviarse y aprobarse antes del bloqueo, o los valores reales se registrarán en el siguiente mes abierto.

Si el mes normalmente se cierra antes del fin de mes
Los usuarios deben completar la hoja de horas completa hasta el fin de mes con antelación, antes de que se aplique el bloqueo, o bien el Bloqueo del mes financiero debe posponerse hasta que se hayan enviado todas las hojas de horas de esa semana, de modo que los valores reales se capturen en los meses a los que correspondan las horas.

💡 Consejo: Puede verificar las hojas de horas no enviadas antes de bloquear y enviar recordatorios masivos desde la página de Administración de Hojas de Horas si es necesario.