Tipos de puertas de decisión de proyecto

Los Stage Gates son puntos de control dentro de una fase del proyecto que ayudan a los equipos de proyecto y a las PMO a controlar el avance del trabajo. Cada puerta tiene un Modo de puerta que determina cómo se gestiona la puerta, quién puede cerrarla y si bloquea el avance a la siguiente fase.

El modo de puerta predeterminado. El Gerente de Proyecto es responsable de revisar los criterios de la puerta y declararla manualmente como cerrada cuando considere que se han cumplido los requisitos.

Cómo funciona:

• La puerta aparece en la fase del proyecto y se muestra como abierta.

• El Gerente de Proyecto revisa los criterios o notas asociados.

• Cuando está conforme, el GP cambia la puerta a cerrada directamente desde el espacio de trabajo del proyecto.

• La puerta debe estar cerrada antes de que la fase pueda marcarse como completa.

Más adecuado para:

• Puertas en las que el GP tiene plena responsabilidad y autoridad para aprobar.

• Puntos de control simples sin un proceso formal de aprobación externa.

• Hitos internos del equipo o controles de calidad.

Las puertas de aprobación introducen un flujo de trabajo formal de aprobación. En lugar de que el Gerente de Proyecto cierre la puerta directamente, se envía una solicitud a un aprobador o grupo de aprobación. La puerta permanece abierta hasta que el aprobador actúe sobre ella.

Cómo funciona:

• La puerta aparece en la fase del proyecto y se muestra como abierta.

• El Gerente de Proyecto envía la puerta para su aprobación, lo que activa una notificación a los aprobadores configurados.

• El aprobador revisa la puerta y la aprueba o la rechaza.

• Cuando se aprueba, la puerta se cierra automáticamente.

• Cuando se rechaza, la puerta vuelve a abrirse y el GP puede revisarla, actualizarla y volver a enviarla.

• La puerta debe aprobarse y cerrarse antes de que la fase pueda avanzar.

Más adecuado para:

• Stage Gates que requieren una aprobación formal de gobernanza (por ejemplo, un Director de Programa o un Comité Directivo).

• Puertas con requisitos de cumplimiento normativo o regulatorio en las que se necesita un registro de auditoría de la decisión.

• Cualquier punto de control en el que el GP no deba tener autoridad para autocertificarse.

Las puertas informativas no son bloqueantes. Están diseñadas para brindar a los Gerentes de Proyecto información contextual o hipervínculos dinámicos en puntos clave de una fase, sin condicionar el avance de la fase. El sistema cierra la puerta automáticamente cuando la fase se propaga a los proyectos y no requiere ninguna acción manual.

Cómo funciona:

• La puerta se establece automáticamente como cerrada al aplicarse a los proyectos — no se requiere ninguna acción manual.

• No bloquea la finalización ni el avance de la fase.

• Se puede configurar un hipervínculo opcional en la puerta mediante una expresión dinámica. Esto permite que la puerta muestre una URL relevante a nivel de proyecto, por ejemplo un enlace a un documento, una página de SharePoint o una herramienta externa, resuelto dinámicamente en función de los datos del proyecto.

Configurar un hipervínculo:

Al configurar una puerta Informativa en el editor de plantillas de Stage Gate, puede proporcionar opcionalmente:

• Hyperlink Title — la etiqueta que se muestra al Gerente de Proyecto (por ejemplo, "Abrir el registro de lecciones aprendidas").

• Expresión de hipervínculo — una expresión dinámica que se resuelve en una URL a nivel de proyecto. Puede usar propiedades del proyecto, el GUID propio de la puerta (GateGuid), y otras variables de expresión admitidas para construir la URL dinámicamente.

Más adecuado para:

• Mostrar materiales de apoyo, plantillas o herramientas en el momento adecuado de una fase del proyecto.

• Orientar a los GP hacia recursos externos sin requerir una acción formal ni una aprobación.

• Proporcionar un enlace dinámico a un registro o sistema externo relacionado, con alcance al proyecto individual.

Las puertas de Flujo de trabajo externo están diseñadas para escenarios de integración en los que el estado de la puerta lo gestiona un sistema externo en lugar de los usuarios dentro de Fluid. Los Gerentes de Proyecto no pueden alternar estas puertas manualmente — el estado de la puerta se actualiza exclusivamente mediante la API V3 de Fluid.

Cómo funciona:

• La puerta aparece en la fase del proyecto y se muestra como abierta.

• Un sistema externo (por ejemplo, un flujo de Power Automate, una aplicación de lienzo de Power Apps o cualquier otra plataforma de flujo de trabajo) llama a la API REST de Fluid para configurar la puerta como abierta o cerrada.

• Los usuarios que ven la puerta en el espacio de trabajo del proyecto pueden ver su estado actual, pero no pueden cambiarlo.

• Se puede configurar opcionalmente un hipervínculo en la puerta (mediante el mismo mecanismo de expresión dinámica que las puertas Informativas) para darle al GP un enlace directo al sistema externo o flujo de trabajo que gestiona la puerta.

• La puerta debe estar cerrada (por el sistema externo) antes de que la fase pueda avanzar.

Integración con la API:

Los sistemas externos actualizan el estado de la puerta mediante la API de Stage Gate Fluid V3:

PUT /rest/api/stagegates/{projectGuid}/{gateId}
Body: { "isClosed": true }

Las llamadas requieren un token de autenticación válido y la identidad que realiza la llamada debe tener al menos acceso de nivel Editor al proyecto.

Más adecuado para:

• Puertas cuya aprobación o cierre se gestiona dentro de una plataforma de flujo de trabajo externa (por ejemplo, Power Automate, ServiceNow, Jira, Azure DevOps).

• Escenarios de integración en los que Fluid es el sistema de registro del estado del proyecto, pero la decisión de la puerta se toma en otro lugar.

• Cualquier puerta en la que impedir la anulación manual por parte del usuario sea un requisito de gobernanza.

Use esta guía para ayudar a seleccionar el modo adecuado al diseñar una plantilla de Stage Gate:

Los modos de puerta se configuran al crear o editar una plantilla de Stage Gate en el área de Stage Gate Administration.

1. Vaya a Consola de Administración > Stage Gates.

2. Seleccione la plantilla de Stage Gate correspondiente o cree una nueva.

3. Agregue o edite una puerta dentro de una fase.

4. Configure el campo Modo de puerta con el tipo deseado.

5. Para las puertas Informativas y de Flujo de trabajo externo, configure opcionalmente los campos Hyperlink Title y Expresión de hipervínculo.

6. Guarde la plantilla. Los cambios se reflejarán cuando la plantilla se propague a los proyectos.

Nota: Cambiar el Modo de puerta de una puerta existente en una plantilla actualizará el comportamiento en los proyectos donde la puerta aún no se haya cerrado. Los proyectos donde la puerta ya está cerrada no se ven afectados.