Acumulando Dados do Projeto em Projetos Pai ou Programas

Os dados consolidados são uma forma sistemática de recuperar informações de rollup de um nível para outro. Quando se trata de dados de projetos e subprojetos, a consolidação em forma hierárquica ajuda a organizar e gerenciar os dados de forma eficiente. 

Neste artigo, vamos detalhar as formas pelas quais você pode consolidar dados, considerando a adição de subprojetos a um projeto ou programa.

NOTA:

• Dados financeiros e alocação de recursos são consolidados AUTOMATICAMENTE para o projeto pai ou programa.

• Relatórios de status, tarefas de cronograma e impactos do projeto precisam ser definidos manualmente como reportáveis para serem reportados na hierarquia do projeto.

Os dados financeiros e a alocação de recursos sempre serão consolidados para o projeto pai ou programa ao qual o projeto pertence.

Os Dados Financeiros e a Alocação de Recursos são consolidados para cada nível da hierarquia, agregando assim os valores de previsão, reais e aprovados do projeto com os dados financeiros de seus subprojetos. 

No exemplo acima:

• Dados Financeiros do Projeto 6 = Dados Financeiros dos Projetos 6 & 7 

• Dados Financeiros do Projeto 4 = Dados Financeiros dos Projetos 4, 5, 6 & 7 

• Dados Financeiros do Projeto 1 = Dados Financeiros dos Projetos 1, 2, 3, 4, 5, 6 & 7 - Os Dados Financeiros do Projeto 1 representam o custo total de todos os projetos dentro da hierarquia.

O mesmo se aplica à alocação de recursos. Observe que o componente Comunidade no espaço de trabalho do projeto de um projeto pai ou programa sempre exibe a alocação de recursos agrupada por subprojeto. Você pode clicar no botão Mostrar Recursos para ver o detalhamento da alocação por recurso.

Ao contrário dos dados financeiros e da alocação de recursos do projeto, os gerentes de projeto podem selecionar quais impactos do projeto ou tarefas de cronograma devem ser promovidos para o programa ou projeto pai ao qual o projeto se reporta. 

Há duas configurações que precisam ser consideradas para promover itens de um subprojeto na hierarquia do projeto:

1.   Configurações do Projeto

2.   Sinalizador de Promoção

Primeiro, você precisa definir se o projeto pode reportar informações ao painel de relatórios do projeto pai ou programa. 

• Para fazer isso, navegue até a página de configurações do projeto do subprojeto e defina o campo Mostrar Itens Promovidos nos Painéis do Projeto Pai adequadamente.

Os valores possíveis para este campo são:

• SIM: Relatórios de status do subprojeto e tarefas de cronograma e impactos 'promovidos' (veja abaixo) devem ser exibidos no espaço de trabalho do projeto pai E nos painéis de relatórios do projeto pai. 

• NÃO: Relatórios de status do subprojeto e tarefas de cronograma e impactos 'promovidos' (veja abaixo) devem ser exibidos no espaço de trabalho do projeto pai - mas NÃO nos painéis de relatórios do projeto pai.

Cada Impacto do Projeto e item de Cronograma precisa ser definido como reportável para ser promovido ao projeto pai ou programa. Isso dá aos gerentes de projeto a liberdade de decidir quais impactos ou itens de cronograma em um subprojeto devem ser reportados na hierarquia. 

• Para definir o sinalizador de promoção, abra o diálogo de impacto ou tarefa de cronograma e selecione a opção aplicável.

O campo Promovido pode assumir um destes quatro valores:

• N1 - Importante: O item deve ser reportado para cada nível da hierarquia do projeto até o Programa ao qual pertence e aos painéis do projeto.

• N2 - Para o Projeto Pai: O item deve ser reportado para cada nível da hierarquia até o projeto pai 'superior', mas não para o programa.

• N3 - Para o Espaço de Trabalho: O item deve ser exibido apenas no espaço de trabalho do projeto e no relatório do projeto ao qual pertence.  

•  N4 - Não Promovido: O item não deve ser reportado e, no caso de uma tarefa de cronograma, o item não deve ser exibido no espaço de trabalho do projeto.

Você pode ler mais sobre os níveis de promoção de tarefas de cronograma e impactos aqui.

Quando subprojetos são vinculados a um projeto pai ou programa, suas informações principais são exibidas no espaço de trabalho do projeto pai ou programa para apoiar a supervisão e os relatórios em nível de portfólio. Isso inclui tanto os relatórios de status formais enviados pelos subprojetos quanto as tarefas de cronograma e impactos que são promovidos com base em seu nível de promoção.

Painéis de Resumo dos Relatórios de Status dos Subprojetos

As seguintes seções são exibidas no espaço de trabalho quando os subprojetos enviaram atualizações de status:

• Promovido: Projetos com Status
  Exibe o relatório de status mais recente de cada subprojeto, incluindo o status RAG geral e os principais destaques.

• Promovido: Plano de Retorno ao Verde dos Projetos
  Destaca os RAGs de componentes primários em vermelho e âmbar (ex.: Cronograma, Custo, Escopo) reportados pelos subprojetos.

Apenas os RAGs de componentes marcados como Primários serão exibidos neste painel. Se não houver RAGs Primários em vermelho ou âmbar, o painel não será exibido. Saiba mais sobre RAGs de Componentes Primários.

Seções de Cronograma e Impactos

Além dos painéis acima, as seções de Cronograma e Impactos do espaço de trabalho incluirão:

• Tarefas ou impactos declarados no próprio projeto pai ou programa

• Tarefas ou impactos de subprojetos que foram promovidos para o nível apropriado (ex.: N1 ou N2)

Esses itens são integrados diretamente nas seções principais de Cronograma e Impactos - não há painéis separados de itens "promovidos".

• O relatório de status de um subprojeto e quaisquer tarefas de cronograma ou impactos promovidos aparecerão no espaço de trabalho do projeto pai ou programa mesmo que a configuração 'Mostrar Itens Promovidos nos Painéis do Projeto Pai' esteja desativada. Esta configuração se aplica apenas à visibilidade no painel, não às visualizações do espaço de trabalho.

• Você pode usar o filtro de Nível de Promoção para controlar quais tarefas ou impactos promovidos são visíveis no espaço de trabalho.