Alocação baseada em funções: Encontrando os Recursos Certos

O artigo Previsão de Alocação de Recursos por Função explica como alocar recursos a um projeto com base em função. Este artigo está focado em como encontrar facilmente os recursos a serem alocados. 

Muitas vezes você saberá o nome do recurso específico que deseja atribuir a um projeto; nesse caso, basta inserir esse nome no campo Recurso. Este artigo explorará como você pode utilizar as funções de filtro para encontrar recursos elegíveis, o que é benéfico ao trabalhar com equipes maiores de recursos.

Vamos percorrer o processo de adição de um recurso com base nos critérios de filtro.

• Como lembrete, para adicionar um recurso a um projeto, você precisa navegar até a seção  Comunidade do espaço de trabalho e, em seguida, selecionar Editar Alocação.

• A partir daqui, clique em Adicionar Recurso.

• Você verá a caixa de diálogo abaixo. Se você souber o nome do recurso que deseja adicionar, basta inserir o nome no campo Selecionar o Recurso. Como alternativa, clique em Filtrar Recursos para pesquisar o recurso de que você precisa.

Isso expandirá os critérios de filtro que você pode usar para pesquisar os recursos corretos. 

Todos esses filtros estão relacionados aos dados no perfil do recurso; portanto, garantir que seus recursos estejam configurados corretamente é fundamental. Também é essencial manter esses dados ao longo do tempo. Organizações que mantêm esses dados têm a capacidade ideal de planejar e gerenciar seus recursos de forma eficaz.

Há quatro filtros disponíveis para escolha, e eles podem ser usados individualmente ou em qualquer combinação. São eles: Habilidades, Tabela de Tarifas, Localização e Função do Perfil. Vamos explorar a forma e os motivos pelos quais você pode selecionar um filtro.

Você deve usar o filtro Habilidades se estiver pesquisando recursos por conjunto de habilidades.

No exemplo abaixo, ao selecionar Metodologia Ágil e Desenvolvimento de Produto como habilidade e, em seguida, usar o menu suspenso para verificar quem está disponível com esse conjunto de habilidades, podemos ver imediatamente que temos um recurso disponível com as habilidades necessárias.

Usar a Tabela de Tarifas para gerenciar o orçamento do projeto pode ser uma forma de atribuir recursos a um projeto. 

Você verá no exemplo acima que há um pequeno grupo de pessoas que atendem aos critérios, qualquer uma das quais pode ser selecionada.

Usar o filtro de localização pode ser essencial quando um projeto está sendo entregue em um local físico. Por exemplo, se você tiver um projeto hospedado em um país, pode ser interessante envolver recursos locais sempre que possível, para evitar diferenças de fuso horário, preocupações com idioma e também para reduzir custos de viagem.

Como você pode ver neste exemplo, selecionamos Oriente Médio como localização, e você pode selecionar o pool de recursos nessa localização.

Usando a função do perfil, você poderá selecionar entre recursos cuja função principal está exibida. Por exemplo, se filtrado por Gerente de Operações, você veria todos os recursos para os quais o Gerenciamento de Projetos é sua função principal. Esta é uma forma útil de encontrar o pool de recursos adequado; no entanto, a limitação desse filtro é que você pode ignorar recursos capazes de realizar a tarefa, mesmo que ela não seja sua função principal. 

NOTA: Este artigo pressupõe que o leitor tenha conhecimento básico da funcionalidade de marcador de posição. Você pode aprender mais sobre como atribuir marcadores de posição a projetos aqui. Você também pode aprender sobre como criar e atualizar registros de marcadores de posição aqui.

Como os Marcadores de Posição não são recursos genuínos, eles normalmente não aparecem na lista suspensa de recursos. No entanto, eles ficam visíveis quando o filtro é definido como Sim nas opções de filtro.

No exemplo abaixo, há três recursos de marcador de posição que se tornam visíveis e possíveis de selecionar assim que o filtro de Marcador de Posição é definido como Sim.

Isso permite que o projeto seja planejado com marcadores de posição, embora essas posições devam ser substituídas por recursos nomeados assim que o trabalho atribuído a eles estiver em andamento.