Conduzir reuniões é uma parte crucial de qualquer organização. O Fluid estimula todos os comportamentos simples que tornam as reuniões excelentes – com acompanhamentos automatizados e relatórios de reunião que promovem a responsabilidade e oferecem total transparência sobre quem precisa fazer o quê e até quando.

Este artigo mostrará passo a passo como conduzir uma reunião eficaz. 

A preparação é uma parte fundamental para conduzir uma reunião bem-sucedida. Como proprietário/facilitador da reunião, preparar-se adequadamente garante que os participantes saibam do que se trata a reunião e o que é esperado deles. 

Discussões vagas sobre um tema raramente alcançam resultados, e uma pauta garantirá que você aborde os pontos necessários para atingir o objetivo da reunião. Ao mesmo tempo, ela informará e definirá as expectativas dos participantes.

Use os controles de entrada para criar os itens da sua pauta, definir o(s) responsável(is), adicionar uma descrição ou anexar um documento. Clique no tipo de item para alterar o tipo do item da reunião para uma ação, uma decisão ou uma nota. 

Notifique os participantes sobre a reunião que está por vir. Os convites de reunião podem ser enviados a partir da página da sessão da reunião.

Distribua a pauta da reunião pelo menos um dia antes da reunião. Os participantes poderão então se preparar para a discussão, pois terão revisado a pauta e quaisquer documentos anexados. 

Além de enviar a pauta, envie as ações pré-sessão aos responsáveis. As ações aparecerão então no painel de ações do responsável e eles poderão atualizar o progresso da ação antes da reunião. 

Você pode aprender mais sobre como se preparar para sua reunião aqui. 

Para que a reunião atinja seus objetivos, você precisa manter a discussão focada na pauta que você definiu.

Inicie a reunião registrando a presença. Capturar a presença geral contribui para as estatísticas da reunião que serão extraídas dela.

Percorra os itens da pauta e faça anotações enquanto a discussão estiver em andamento. Certifique-se de registrar quaisquer ações ou decisões acordadas durante a discussão. Registrar quem precisa fazer o quê e até quando é essencial para garantir que os objetivos da reunião sejam cumpridos.

Observe que não é necessário compartilhar a tela para que os outros participantes vejam as atualizações. A página da sessão da reunião é atualizada automaticamente à medida que novos conteúdos são adicionados, para que todos os participantes que estiverem conectados e visualizando a página da sessão possam ver as atas à medida que são registradas. Isso garante que não haja divergências posteriores sobre o que foi discutido durante a reunião.

Saiba mais sobre como conduzir uma reunião aqui.

Os resultados produzidos nas reuniões fornecem aos participantes direção e objetivos claros sobre as tarefas que precisam ser concluídas. 

Assim que a reunião terminar e as atas forem finalizadas, conclua a sessão. 

Concluir a sessão permite que você distribua automaticamente as atas para todos os participantes, além de enviar as ações e decisões para todos os responsáveis. Observe que você pode selecionar o modelo que deseja aplicar às atas da reunião.

Assim que a sessão da reunião for concluída, a página da sessão exibirá as atas da reunião em formato somente leitura. Você precisará reabrir a sessão caso precise fazer alguma atualização.

Use o painel da reunião para acompanhar o progresso das ações atribuídas durante a reunião. Clique no ícone de chat das ações para colaborar com os responsáveis.

Por fim, configure sua próxima sessão se necessário e certifique-se de seguir os passos acima!

Saiba mais sobre como gerenciar o acompanhamento aqui.