Las plantillas de proyecto son herramientas esenciales para las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) que buscan impulsar la consistencia, la eficiencia y el valor en sus portafolios. Proporcionan una estructura predefinida que incluye elementos críticos como riesgos, cronogramas, dependencias y acciones clave, lo que garantiza la alineación con los estándares organizacionales y reduce el esfuerzo necesario para configurar nuevos proyectos. Al usar plantillas, los equipos pueden poner en marcha los proyectos más rápido, mitigar riesgos comunes y enfocar sus esfuerzos en resultados estratégicos en lugar de en la configuración administrativa. Siga los pasos a continuación para crear y perfeccionar plantillas de proyecto que le permitan a su organización alcanzar la excelencia.

1. Elegir el proyecto: Navegue hasta el proyecto que desea usar como base para su plantilla.

2. Asegurar la integridad: Verifique que el proyecto contenga todas las tareas clave, los hitos y la estructura que desea incluir en la plantilla.

3. Descargar archivos: Use la funcionalidad de edición masiva para exportar todos los archivos asociados al proyecto, p. ej., Schedule Tasks, Actions & Decisions, Impactos y Asignaciones de recursos.

4. Preparar los datos: Limpie los archivos exportados eliminando los identificadores únicos: los valores ID, ShortID y GUID. Elimine los valores ProjectId, ProjectRef y AllocationId del archivo de asignación de recursos.

1. Navegar a Plantillas de proyectos: Desde el Admin Console, seleccione “Plantillas de proyectos” en la sección Configuración del Proyecto.

   

2. Seleccionar Create Template: En la página “Plantillas de proyectos”, haga clic en el botón “Create Template” para iniciar el proceso de creación de su nueva plantilla.
   

   

3. Completar los detalles de la plantilla: Complete los campos requeridos:

   • Título: El nombre de la plantilla.

   • Clave de plantilla: Una clave de referencia o identificador único para la plantilla.

   • Descripción: Una breve explicación del propósito y uso de la plantilla.

   • Categoría: La categoría o agrupación a la que pertenece la plantilla.

   • Metodología: La metodología del proyecto asociada con la plantilla, que se aplicará automáticamente a los proyectos creados con esta plantilla.
     
     

     

     
     

4. Cargar archivos de la plantilla: Una vez que se haya guardado la plantilla, edítela para cargar los archivos correspondientes. En el cuadro de diálogo, seleccione y cargue los archivos de datos depurados para cada área específica: Schedule Tasks, Actions & Decisions, Impactos y Asignaciones de recursos. Esto garantiza que todos los componentes necesarios estén correctamente vinculados y disponibles dentro de la plantilla.

1. Probar la plantilla: Cree un nuevo proyecto usando la plantilla para verificar que todo sea como se espera.

2. Ajustar si es necesario: Si algún ajuste o detalle necesita mejorarse, actualice la plantilla en consecuencia.

• Mantenga las plantillas enfocadas: Evite detalles innecesarios que puedan saturar la plantilla.

• Actualice con regularidad: Revise y actualice las plantillas periódicamente para reflejar los cambios en los procesos.

• Use convenciones de nomenclatura: Establezca un sistema de nombres coherente para que las plantillas sean fáciles de localizar.

• Uso de plantillas: Proporcione una descripción clara sobre cuándo y cómo usar plantillas específicas para su equipo.

Si sigue estos pasos, podrá crear y mantener plantillas de proyecto de manera eficiente, agilizando sus procesos de gestión de proyectos y mejorando la productividad de su equipo.