La gestión de las asignaciones de recursos es un aspecto crítico de la gestión de proyectos que impacta directamente en el éxito del proyecto. Un componente clave de la gestión de recursos es el uso de marcadores de posición de recursos o recursos sin nombre. Los marcadores de posición representan las habilidades, roles o dotación de personal requeridos para un proyecto cuando aún no se han identificado o contratado personas específicas. Estos pueden incluir nuevas contrataciones, reemplazos de miembros del equipo que se van, o un grupo de recursos con conjuntos de habilidades específicos.

Los marcadores de posición de recursos desempeñan un papel vital en varias áreas clave de la gestión de proyectos, tales como:

• Previsión financiera del proyecto: Al asignar marcadores de posición con tablas de tarifas asociadas a los proyectos, los costos del proyecto pueden estimarse con mayor precisión, lo que permite una mejor gestión y control del presupuesto.

• Planificación de la capacidad de recursos: Al incorporar marcadores de posición en la planificación de la capacidad, se ayuda a los gerentes de proyecto a anticipar las necesidades futuras de recursos, permitiéndoles tomar decisiones informadas sobre la contratación y la asignación de recursos.

• Gestión proactiva de marcadores de posición: Asegurarse de que los marcadores de posición sean reemplazados por recursos con nombre antes de que se necesiten para las tareas del proyecto es esencial para minimizar el riesgo de retrasos en el proyecto y mantener el impulso del proyecto.

Fluid admite tres tipos de marcadores de posición:

• Marcadores de Posición de Recursos – representan un único rol que eventualmente será ocupado por un individuo con nombre (por ejemplo, una nueva contratación o un reemplazo).

• Marcadores de Posición de Grupo – representan un grupo de recursos con el mismo conjunto de habilidades o rol (por ejemplo, desarrolladores, analistas de control de calidad), con la capacidad definida manualmente como número total de personal.

• Marcadores de Posición de Equipo – representan un equipo de entrega completo, con la capacidad calculada automáticamente a partir de los miembros del equipo actualmente asignados.

Para obtener una explicación detallada de estos tres tipos y orientación sobre cuándo usar cada uno, consulte el artículo: Uso de marcadores de posición en la asignación de recursos.

Al comprender y gestionar eficazmente los marcadores de posición, los gerentes de proyectos y portafolios pueden optimizar la gestión de recursos, mejorar las tasas de éxito de los proyectos e impulsar los objetivos estratégicos dentro de sus organizaciones.

Este artículo se centra en la gestión y configuración de marcadores de posición de recursos o de grupo; sin embargo, consulte el artículo Asignación de marcadores de posición de recursos a proyectos para obtener más información sobre cómo asignar marcadores de posición a los proyectos.

NOTA: Solo los usuarios con el rol de Administrador de usuarios o Administrador de la aplicación tienen acceso a la página de Gestión de Marcadores de Posición.

Puede acceder a la página de gestión de marcadores de posición a través de: 

• la página de la consola de administración, en la sección Gestión de usuarios; o
  
  

  

• al navegar a la página de gestión de usuarios y seleccionar la opción Gestionar marcadores de posición.

  

Esta página describe cómo puede crear, buscar, editar, agrupar y filtrar por criterios específicos para gestionar de la mejor manera los marcadores de posición de recursos. 

La funcionalidad de filtrar y agrupar le ayuda a encontrar y enfocarse en los marcadores de posición relevantes. Por ejemplo, marcadores de posición de gerentes específicos, o marcadores de posición en una región determinada, o con tablas de tarifas específicas. Puede seleccionar una de las siguientes propiedades de recurso para filtrar o agrupar los registros:

• Centro de Costos

• Tipo de compromiso

• Gerente

• Rol de perfil

• Region

• Centro de Costos

• Impacto en el Recuento de Personal

• ID de posición

• Una vez aplicado un filtro, se mostrará la lista de marcadores de posición que coincidan con los criterios del filtro. El nombre de la opción filtrada se indicará justo encima de los detalles del marcador de posición. 

• Use la X para quitar el filtro.

Asegurarse de que los marcadores de posición sean reemplazados por recursos con nombre antes de que se necesiten para las tareas del proyecto es esencial para minimizar el riesgo de retrasos en el proyecto y mantener el impulso del proyecto. Las columnas de mes actual, próximo mes y meses futuros le ayudan a identificar rápidamente qué marcadores de posición no han sido reemplazados por recursos con nombre, y cuáles deben cubrirse pronto. La columna Avg. Future Allocation muestra la asignación del marcador de posición durante los próximos 6 meses, lo que le permite revisar la utilización de los grupos en sus planes de proyecto.

Las tres columnas anteriores representan:

• Current month allocation - resalta los marcadores de posición que han sido asignados a proyectos que están en curso en el mes actual. Esto ayuda a identificar los proyectos que requieren atención urgente, ya que actualmente tienen marcadores de posición sin recursos con nombre para ejecutar las actividades del proyecto. 

• Next month allocation - muestra los marcadores de posición que están asignados para el próximo mes y que deben identificarse pronto.

• Future allocation - le ayuda a ver la utilización del marcador de posición en los próximos seis meses (mes actual + 5 meses siguientes).

La funcionalidad Mostrar le permite ver a qué proyectos han sido asignados los marcadores de posición, y cuál es el desglose de la asignación mensual. Use esta funcionalidad para identificar rápidamente qué proyectos necesitan cubrirse, cuáles siguen esperando recursos, o cómo se está utilizando un grupo de recursos.

• El botón Mostrar lo llevará al panel de recursos que proporciona todos los detalles de la asignación del marcador de posición.

• Use el botón Expanded View para ver el desglose de la asignación del proyecto.

• Puede usar el botón Nuevo marcador de posición o Editar para crear o actualizar respectivamente los registros de los marcadores de posición.

• Esto lo dirigirá a la página de gestión de marcadores de posición, donde podrá actualizar los detalles del registro del marcador de posición. 

Consulte el artículo de Gestión de usuarios para obtener una descripción de los diferentes campos.

Los marcadores de posición también se pueden crear y actualizar usando la funcionalidad de Edición Masiva. 

• Para hacerlo, haga clic en Herramientas y seleccione la opción Exportar planes de recursos .
  

  

• El siguiente cuadro de diálogo le proporcionará las opciones de descarga para extraer un archivo que se puede usar para crear nuevos registros o actualizar los existentes.
  

La plantilla es la misma que se usa para crear y actualizar registros de usuario. Puede encontrar la descripción completa aquí. 

La siguiente tabla enumera los principales campos que se deben usar al trabajar con registros de marcadores de posición, entre ellos:

• Referencia del recurso - no puede dejarse en blanco, puede ser breve, y a menudo es una combinación de los campos de nombre y apellido.

• Is Placeholder - Esta es la celda que determina que este recurso se trata como un marcador de posición y debe marcarse como "sí".

• Allocation - Un marcador de posición se puede configurar como una coincidencia de recurso 1:1, o puede usarse para representar un colectivo, por ejemplo, un grupo de desarrolladores. La cifra de asignación representa los recursos FTE (equivalente a tiempo completo) que desea cubrir con este marcador de posición.

• Rate Card - asignar una tabla de tarifas garantizará que la planificación financiera y la asignación sean coherentes con el grupo de recursos para ese conjunto de habilidades. 

Una vez que haya completado sus datos, guarde el archivo y cárguelo en Fluid, nuevamente a través de la funcionalidad Gestionar planes de recursos.