Gerenciar alocações de recursos é um aspecto crítico do gerenciamento de projetos que impacta diretamente o sucesso do projeto. Um componente-chave do gerenciamento de recursos é o uso de marcadores de recursos ou recursos sem nome. Os marcadores representam as habilidades, funções ou quantidades de pessoal necessárias para um projeto quando indivíduos específicos ainda não foram identificados ou contratados. Estes podem incluir novas contratações, substituições para membros da equipe que estão saindo, ou um conjunto de recursos com conjuntos de habilidades específicas.

Os marcadores de recursos desempenham um papel vital em várias áreas-chave do gerenciamento de projetos, tais como:

• Previsão Financeira do Projeto: Ao alocar marcadores com tabelas de tarifas associadas aos projetos, os custos do projeto podem ser estimados com mais precisão, permitindo melhor gerenciamento e controle do orçamento.

• Planejamento de Capacidade de Recursos: Incorporar marcadores ao planejamento de capacidade ajuda os gerentes de projeto a antecipar necessidades futuras de recursos, permitindo-lhes tomar decisões informadas sobre contratação e alocação de recursos.

• Gerenciamento Proativo de Marcadores: Garantir que os marcadores sejam substituídos por recursos nomeados antes de serem necessários para as tarefas do projeto é essencial para minimizar o risco de atrasos e manter o andamento do projeto.

O Fluid suporta três tipos de marcadores:

• Marcadores de Recursos – representando uma única função que eventualmente será preenchida por um indivíduo nomeado (por exemplo, uma nova contratação ou substituição).

• Marcadores de Conjunto – representando um conjunto de recursos com o mesmo conjunto de habilidades ou função (por exemplo, desenvolvedores, analistas de QA), com capacidade definida manualmente como total de pessoal.

• Marcadores de Equipe – representando uma equipe de entrega inteira, com capacidade calculada automaticamente a partir dos membros da equipe atualmente atribuídos.

Para uma explicação detalhada desses três tipos e orientações sobre quando usar cada um, consulte o artigo: Usando Marcadores na Alocação de Recursos.

Ao compreender e gerenciar efetivamente os marcadores, gerentes de projetos e portfólios podem otimizar o gerenciamento de recursos, melhorar as taxas de sucesso dos projetos e impulsionar objetivos estratégicos em suas organizações.

Este artigo foca no gerenciamento e configuração de marcadores de recursos ou de conjunto; no entanto, consulte o artigo Alocando marcadores de recursos a projetos para saber mais sobre como alocar marcadores a projetos.

NOTA: Apenas usuários com a função de Administrador de Usuários ou Administrador de Aplicação têm acesso à página de Gerenciamento de Marcadores.

Você pode acessar a página de gerenciamento de marcadores por meio de: 

• a página do console de administração na seção Gerenciamento de Usuários; ou
  
  

  

• navegando até a página de gerenciamento de usuários e selecionando a opção Gerenciar Marcadores.

  

Esta página descreve como você pode criar, pesquisar, editar, agrupar e filtrar por critérios específicos para melhor gerenciar os marcadores de recursos. 

A funcionalidade Filtrar e Agrupar ajuda você a encontrar e focar nos marcadores relevantes. Por exemplo, marcadores para gerentes específicos, marcadores em uma determinada região ou com tabelas de tarifas específicas. Você pode selecionar uma das seguintes propriedades de recurso para filtrar ou agrupar registros:

• Centro de Custo

• Tipo de Engajamento

• Gerente

• Função do Perfil

• Região

• Centro de Custo

• Impacto no Quadro de Pessoal

• ID de Posição

• Após a aplicação de um filtro, a lista de marcadores que correspondem aos critérios do filtro será exibida. O nome da opção filtrada será indicado logo acima dos detalhes do marcador. 

• Use o X para limpar o filtro.

Garantir que os marcadores sejam substituídos por recursos nomeados antes de serem necessários para as tarefas do projeto é essencial para minimizar o risco de atrasos e manter o andamento do projeto. As colunas do mês atual, próximo mês e meses futuros ajudam você a identificar rapidamente quais marcadores não foram substituídos por recursos nomeados e quais precisam ser preenchidos em breve. A coluna Média de Alocação Futura mostra a alocação do marcador nos próximos 6 meses, permitindo que você revise a utilização dos conjuntos em seus planos de projeto.

As três colunas acima representam:

• Alocação do mês atual - destaca os marcadores que foram alocados a projetos em execução no mês atual. Isso ajuda a identificar projetos que requerem atenção urgente, pois atualmente possuem marcadores sem recursos nomeados para executar as atividades do projeto. 

• Alocação do próximo mês - exibe os marcadores alocados para o próximo mês e que precisam ser identificados em breve.

• Alocação futura - ajuda você a ver a utilização do marcador nos próximos seis meses (mês atual + 5 próximos meses).

A funcionalidade Mostrar permite que você veja em quais projetos os marcadores foram alocados e qual é o detalhamento da alocação mensal. Use essa funcionalidade para identificar rapidamente quais projetos precisam ser preenchidos, ainda estão aguardando recursos ou como um conjunto de recursos está sendo utilizado.

• O botão Mostrar levará você ao painel de recursos que fornece todos os detalhes da alocação do marcador.

• Use o botão Visualização Expandida para ver o detalhamento da alocação do projeto.

• Você pode usar o botão Novo Marcador ou Editar para criar ou atualizar registros de marcadores, respectivamente.

• Isso o direcionará para a página de gerenciamento de marcadores, onde você pode atualizar os detalhes do registro do marcador. 

Consulte o artigo de Gerenciamento de Usuários para uma descrição dos diferentes campos.

Os marcadores também podem ser criados e atualizados usando a funcionalidade de Edição em Massa. 

• Para isso, clique em Ferramentas e selecione a opção Exportar Planos de Recursos.
  

  

• O seguinte diálogo fornecerá as opções de download para extrair um arquivo que pode ser usado para criar novos registros ou atualizar os existentes.
  

O modelo é o mesmo usado para criar e atualizar registros de usuários. Você pode encontrar a descrição completa aqui. 

A tabela abaixo lista os principais campos a serem usados ao lidar com registros de placeholder, incluindo:

• Referência do Recurso - não pode ser deixado em branco, pode ser curto e geralmente é uma combinação dos campos de Nome e Sobrenome.

• É Placeholder - Esta é a célula que determina que este recurso é tratado como um placeholder e deve ser marcada como sim.

• Alocação - Um placeholder pode ser configurado como uma correspondência de recurso 1:1, ou pode ser usado para representar um coletivo, por exemplo, um grupo de desenvolvedores. O valor de alocação representa os recursos FTE (Equivalente em tempo integral) que você deseja cobrir com este placeholder.

• Tabela de Tarifas - atribuir uma tabela de tarifas garantirá que o planejamento financeiro e a alocação sejam consistentes com o pool de recursos para aquele conjunto de habilidades. 

Depois de preencher seus dados, salve o arquivo e faça o upload para o Fluid, novamente através da funcionalidade Gerenciar Plano de Recursos.