Gestión de tipos de gasto

Dan Justin 16 de ago. de 2026

Roles de usuario: ✔ Acceso financiero ✔ Administrador financiero

Los Tipos de gasto y las Categorías de gasto en las que se agrupan son completamente personalizables, lo que le permite presentar las finanzas de su portafolio y de sus proyectos de la forma en que usted desee.

Los gastos son los costos que salen directamente del presupuesto del proyecto:

Categorías de gasto son las categorías en las que se agrupan los Tipos de gasto.
Tipos de gasto representan los TIPOS de gastos que se registrarán en los proyectos para conformar el costo total del proyecto. Los costos de un proyecto se componen, en términos generales, de lo siguiente (Project Management Workflow by Dan Epstein and Rich Maltzman):
- Costos directos: Costos directamente vinculados a la ejecución del proyecto (por ejemplo, consultores, software, etc.)
- Costos indirectos: No están vinculados específicamente al proyecto, sino que son un costo general de operar el negocio (por ejemplo, iluminación, renta, calefacción, etc.)
- Costos fijos: Un cargo único no vinculado a la duración del proyecto (por ejemplo, una promoción de lanzamiento de un día, etc.)
- Costos variables: Lo opuesto a los costos fijos: costos que cambian según la duración del proyecto (salarios, arrendamientos, etc.)
- Costos hundidos: Costos que ya se han incurrido. Los costos hundidos suelen olvidarse en los casos de negocio, y las decisiones de detener o continuar un proyecto a menudo se basan (erróneamente) en costos hundidos. "El costo hundido es una pérdida que no debería influir en ninguna decisión sobre el futuro del proyecto."

Tanto los Tipos de gasto como las Categorías de gasto son personalizables.

INFORMES: Los costos se presentan a nivel de Tipo de gasto en los Espacios de trabajo del proyecto individuales. Los informes financieros de portafolio o consolidados ('roll-up') presentan las finanzas a nivel de Categoría de gasto.

Para editar las Categorías de gasto y los Tipos de gasto, navegue a la consola de Administración Financiera seleccionando 'Administración Financiera' en el menú desplegable debajo de su Avatar.

Los Tipos de gasto se pueden gestionar y actualizar de dos maneras, ambas disponibles desde la consola de Administración Financiera. Ambos procesos se describen en este artículo:

En Expense Type Management (Financial Settings)
A través de una descarga o carga de Gestión de datos mediante Excel

Para acceder a la consola de Administración Financiera y editar las categorías de gasto y los tipos de gasto, necesitará contar con acceso de Administrador financiero.

Expense Type Management (UI)

Seleccione Expense Type Management en Financial Settings.

Agregar o actualizar categorías de gasto

Haga clic en el botón Agregar artículo para agregar una nueva categoría de gasto, o haga clic en el lápiz para editar una categoría existente.

Si está agregando una nueva categoría, se le presentará el siguiente cuadro de diálogo.

Agregue un título para la Categoría de gasto.
Configure el indicador Mostrar en el pie de página según corresponda. Si se establece en No, la categoría de gasto aparecerá en la sección principal de la tabla de finanzas. Si se establece en Sí, la categoría de gasto aparecerá en una sección separada de la tabla de finanzas. En el ejemplo siguiente, las finanzas de Travel & Entertainment se muestran por separado, ya que Mostrar en el pie de página está configurado en Sí para esta categoría de gasto.

Agregar o actualizar tipos de gasto

Haga clic en el botón Agregar artículo para agregar un nuevo tipo de gasto, o haga clic en el lápiz para editar un tipo existente.

Si está agregando un nuevo tipo de gasto, se le presentará el siguiente cuadro de diálogo. Tenga en cuenta que las categorías de gasto deben agregarse antes que los tipos de gasto.

Realice los cambios o adiciones necesarios en el cuadro de diálogo del tipo de gasto y haga clic en Guardar.

Consulte la tabla al final del artículo para obtener una descripción completa de cada campo.

Descarga/carga de tipos de gasto

En la consola de Administración Financiera, desplácese hacia abajo hasta la sección Gestión de datos y descargue el archivo de Tipos de gasto seleccionando DESCARGAR.

Realice los cambios que desee en la hoja de cálculo de Excel que descargó.

Consulte la tabla al final de la página para obtener una descripción completa de cada columna.

Cuando esté satisfecho con sus cambios, seleccione SUBIR para cargar el archivo actualizado.

Descripción de campos y columnas

El archivo descargado tiene 2 pestañas:

PESTAÑA 1: Tipos de gasto

Columna y título en el archivo de carga	Título del campo en el cuadro de diálogo en pantalla	Descripción	Tipo de dato	¿Qué sucede si el campo se deja en blanco en el archivo de carga?
A. Id	N/A	El Id único de Fluid para el tipo de gasto.	Numérico	Fluid creará un nuevo Tipo de gasto y le asignará un ID.
B. ExpenseCategory	Categoría de gasto	El título de la categoría de gasto.	Texto	Campo obligatorio.
C. ExpenseType	Tipo de gasto	El título del tipo de gasto.	Texto	Campo obligatorio.
D. UserLocked	Usuario bloqueado	Si es TRUE (Sí), el Tipo de gasto no estará disponible para que los gerentes de proyecto lo seleccionen como opción al registrar las finanzas.	Sí/No	El campo se establece en No.
E. ExpenseClass	Clase de gasto	Cash o Resource. Solo los tipos de gasto de tipo Resource pueden seleccionarse al configurar Tablas de tarifas	Texto	El campo se deja en blanco.
F. CapitalisationPercent	Porcentaje de Capitalización	El porcentaje del valor del gasto que se utiliza para la capitalización.	Numérico	El campo se establece en 0.
G. AmortizationTrigger	Disparador de Amortización	El disparador que determina cuándo comienza la amortización. Immediate o On Implementation.	Texto	El campo se deja en blanco.
H. AmortizationPeriod	Amortization Period	El período (en meses) durante el cual se amortizará el proyecto.	Tiempo	El campo se establece en "0".
I. Order	Orden	Orden en el que se muestran los gastos.	Numérico	No se utiliza ni se considera durante la carga.

PESTAÑA 2: Categorías de gasto

Columna y título en el archivo de carga	Título del campo en el cuadro de diálogo en pantalla	Descripción	Tipo de dato	¿Qué sucede si el campo se deja en blanco en el archivo de carga?
A. Id	N/A	El Id único de Fluid para el tipo de gasto.	Numérico	Fluid creará un nuevo Tipo de gasto y le asignará un ID.
B. ExpenseCategory	Categoría de gasto	El título de la categoría de gasto.	Texto	Campo obligatorio.
C. ShowInFooter	Mostrar en el pie de página	Mostrar en el pie de página = FALSE (No): los Tipos de gasto que pertenezcan a esta categoría se mostrarán arriba de la línea, dentro de un valor de subtotal. Mostrar en el pie de página = TRUE (Sí): los Tipos de gasto que pertenezcan a esta categoría se mostrarán en la tabla debajo del subtotal.	Texto	El campo se establece en No.