A página Administração de Folhas de Ponto foi concebida para auxiliar os administradores de folhas de ponto tanto na configuração das folhas de ponto como na gestão das atividades relacionadas com as mesmas.
Esta página fornece uma visão geral do desempenho e conformidade das folhas de ponto para os recursos. Também permite que os administradores extraiam relatórios de folhas de ponto e implementem definições que suportem um registo de tempo eficaz.
A página Administração de Folhas de Ponto é composta pelas seguintes secções:
Definições de Folha de Ponto – Fornece acesso a páginas para configurar folhas de ponto.
Conformidade de Folha de Ponto – Ajuda a monitorizar e gerir a conformidade das folhas de ponto.
Desempenho de Folha de Ponto – Permite analisar as tendências de submissão de folhas de ponto.
Aprovações – Apresenta as folhas de ponto a aguardar aprovação.
Estado de Atividade Excluída – Define os estados de projeto que impedem o registo de tempo.
Estado de Correção Excluída – Define os estados de projeto que impedem correções nas folhas de ponto.
Como Aceder à página de Administração de Folhas de Ponto
Para aceder à página de Administração de Folhas de Ponto, selecione a ligação Administração de Folhas de Ponto no menu pendente do seu avatar ou navegue até à página da Consola de Administração e selecione Administração de Folhas de Ponto na secção Finanças e Folhas de Ponto da página.
Tenha em atenção que apenas os administradores de folhas de ponto podem aceder à página de Administração de Folhas de Ponto.
Definições de Folha de Ponto
A secção Definições de Folha de Ponto fornece ligações para páginas de configuração essenciais que permitem aos administradores gerir as definições das folhas de ponto de forma eficaz.
Configurar Definições – Liga à página de Configuração de Folha de Ponto onde os administradores podem definir estruturas de folhas de ponto, regras de submissão e definições.
Gerir Grupo Isento – Permite aos administradores gerir a lista de recursos que não são obrigados a submeter folhas de ponto. Estes recursos podem ainda submeter folhas de ponto voluntariamente, mas não recebem lembretes e o seu desempenho nas folhas de ponto não é monitorizado.
Gerir Grupo de Administradores de Folhas de Ponto – Liga à página onde os administradores podem gerir a lista de utilizadores designados como administradores de folhas de ponto.
Desempenho de Folha de Ponto
A secção Desempenho de Folha de Ponto permite aos administradores avaliar as tendências de submissão de folhas de ponto e o desempenho dos recursos sob diferentes gestores ou executivos responsáveis.
Os administradores podem clicar no nome de um gestor ou executivo para aprofundar os detalhes dos recursos que lhes estão atribuídos.
As opções de análise disponíveis incluem:
Aprofundar – Fornece uma vista alargada de todos os recursos que reportam a um gestor específico ou executivo responsável.
Análise de Desempenho – Apresenta uma análise detalhada das folhas de ponto não submetidas por recursos individuais.
Exportar para Excel – Permite exportar um relatório detalhado das folhas de ponto dos recursos para Excel para análise adicional.
Enviar Mensagem – Fornece a capacidade de enviar mensagens diretas a solicitar atualizações dos recursos.
Conformidade de Folha de Ponto
A secção Conformidade de Folha de Ponto ajuda os administradores a monitorizar e aplicar as políticas de submissão de folhas de ponto.
Para cada semana de folha de ponto, os administradores podem visualizar:
O número de recursos esperados para submeter folhas de ponto.
O número de folhas de ponto submetidas.
O número de folhas de ponto aprovadas (as folhas de ponto aprovadas estão incluídas na contagem total de submetidas).
Adicionalmente, os administradores têm as seguintes ações disponíveis para cada semana de folha de ponto:
Enviar Email de Lembrete – Notifica os recursos que ainda não submeteram as suas folhas de ponto.
Notificar Gestores – Envia um email aos gestores com a lista dos recursos que supervisionam e que não submeteram folhas de ponto.
Exportar Folhas de Ponto Submetidas – Gera um ficheiro Excel com os dados de submissão de folhas de ponto.
Exportar Recursos Não Submetidos – Exporta uma lista de recursos que não submeteram as suas folhas de ponto nessa semana.
Tenha em atenção que a página de Administração de Folhas de Ponto também inclui um Menu de Ferramentas, que permite aos administradores exportar folhas de ponto ou folhas de ponto em falta para qualquer intervalo de datas selecionado.
Esta funcionalidade proporciona flexibilidade na geração de relatórios e na análise eficiente dos dados das folhas de ponto.
Aprovações
As folhas de ponto são normalmente enviadas ao gestor atribuído para aprovação. No entanto, se um recurso não tiver um gestor designado no seu registo de recurso, a sua folha de ponto é automaticamente encaminhada para o Administrador Central de Folhas de Ponto. Este processo garante que todas as folhas de ponto passam por uma revisão adequada e evita que submissões não aprovadas sejam ignoradas.
Os administradores de folhas de ponto desempenham um papel crucial neste processo ao rever e aprovar folhas de ponto de recursos sem gestor atribuído, garantindo que nenhuma submissão fica por processar. A secção Aprovações fornece uma vista centralizada de todas as folhas de ponto que foram redirecionadas para o Administrador Central de Folhas de Ponto para revisão, ajudando os administradores a gerir as aprovações pendentes de forma eficiente.
Para saber mais sobre aprovações, clique aqui.
Estado de Atividade Excluída
A secção Estado de Atividade Excluída lista os estados de projeto que impedem os recursos de registar tempo nos mesmos.
Restringir o registo de tempo para determinados estados de projeto garante que os recursos apenas registam tempo em projetos ativos e faturáveis, evitando a má alocação de horas e assegurando relatórios precisos. Por exemplo, se um projeto se encontrar num estado Pipeline, Em Espera ou Suspenso, os recursos não poderão registar tempo no mesmo, garantindo que o trabalho é apenas monitorizado para iniciativas ativas.
Estado de Correção Excluída
A secção Estado de Correção Excluída lista os estados de projeto que impedem correções nas folhas de ponto.
Restringir as correções de folhas de ponto para determinados estados de projeto garante que os dados históricos permanecem precisos e evita modificações não autorizadas ao tempo registado. Por exemplo, se um projeto se enquadrar num estado especificado, como Fechado ou Arquivado, os recursos não podem alterar entradas de tempo anteriores relacionadas com esse projeto, mantendo a integridade dos dados.
