La página Administración de Hojas de Horas está diseñada para ayudar a los administradores de hojas de horas tanto a configurar las hojas de horas como a gestionar las actividades relacionadas con las hojas de horas.
Esta página ofrece una visión general del rendimiento y el cumplimiento de las hojas de horas de los recursos. También permite a los administradores extraer informes de hojas de horas e implementar configuraciones que respalden un seguimiento del tiempo eficaz.
La página Administración de Hojas de Horas consta de las siguientes secciones:
Configuración de la hoja de horas – Proporciona acceso a las páginas para configurar las hojas de horas.
Cumplimiento de la hoja de horas – Ayuda a monitorear y gestionar el cumplimiento de las hojas de horas.
Rendimiento de la hoja de horas – Permite analizar las tendencias de envío de las hojas de horas.
Aprobaciones – Muestra las hojas de horas pendientes de aprobación.
Excluded Activity Status – Define los estados de proyecto que impiden el registro de tiempo.
Estado de corrección excluido – Define los estados de proyecto que impiden las correcciones de las hojas de horas.
Cómo acceder a la página de Administración de Hojas de Horas
Para acceder a la página de Administración de Hojas de Horas, seleccione el enlace Administración de Hojas de Horas en el menú desplegable de su avatar, o navegue a la página Consola de Administración y seleccione Administración de Hojas de Horas en la sección Finanzas y Hojas de Horas de la página.
Tenga en cuenta que solo los administradores de hojas de horas pueden acceder a la página de Administración de Hojas de Horas.
Configuración de la hoja de horas
La sección Configuración de la hoja de horas proporciona enlaces a las páginas de configuración clave que permiten a los administradores gestionar la configuración de las hojas de horas de manera eficaz.
Configurar ajustes – Enlaza a la página Timesheet Configuration, donde los administradores pueden definir las estructuras, reglas de envío y configuraciones de las hojas de horas.
Gestionar grupo exento – Permite a los administradores gestionar la lista de recursos que no están obligados a enviar hojas de horas. Estos recursos pueden enviar hojas de horas de manera voluntaria, pero no reciben recordatorios y su rendimiento en las hojas de horas no se supervisa.
Gestionar grupo de administración de hoja de horas – Enlaza a la página donde los administradores pueden gestionar la lista de usuarios asignados como administradores de hojas de horas.
Rendimiento de la hoja de horas
La sección Rendimiento de la hoja de horas permite a los administradores evaluar las tendencias de envío de las hojas de horas y el rendimiento de los recursos bajo diferentes gerentes o ejecutivos responsables.
Los administradores pueden hacer clic en el nombre de un gerente o ejecutivo para profundizar en los detalles de los recursos que tiene asignados.
Las opciones de análisis disponibles incluyen:
Desglosar – Proporciona una vista ampliada de todos los recursos que reportan a un gerente o ejecutivo responsable específico.
Desglose de rendimiento – Muestra un desglose de las hojas de horas no enviadas por recurso individual.
Exportar a Excel – Permite exportar un informe detallado de las hojas de horas de los recursos a Excel para su posterior análisis.
Enviar mensaje – Proporciona la capacidad de enviar mensajes directos solicitando actualizaciones a los recursos.
Cumplimiento de la hoja de horas
La sección Cumplimiento de la hoja de horas ayuda a los administradores a monitorear y hacer cumplir las políticas de envío de hojas de horas.
Para cada semana de la hoja de horas, los administradores pueden ver:
El número de recursos que se espera que envíen hojas de horas.
El número de hojas de horas enviadas.
El número de hojas de horas aprobadas (las hojas de horas aprobadas se incluyen en el total de envíos).
Además, los administradores tienen disponibles las siguientes acciones para cada semana de la hoja de horas:
Send Reminder Email – Notifica a los recursos que aún no han enviado sus hojas de horas.
Notify Managers – Envía un correo electrónico a los gerentes con la lista de los recursos que supervisan y que no han enviado hojas de horas.
Export Submitted Timesheets – Genera un archivo de Excel con los datos de envío de hojas de horas.
Export Non-Submitted Resources – Exporta una lista de los recursos que no han enviado sus hojas de horas para esa semana.
Tenga en cuenta que la página de Administración de Hojas de Horas también incluye un Tools Menu, que permite a los administradores exportar hojas de horas o hojas de horas faltantes para cualquier rango de fechas seleccionado.
Esta función ofrece flexibilidad para generar informes y analizar los datos de las hojas de horas de manera eficiente.
Aprobaciones
Las hojas de horas normalmente se envían al gerente asignado para su aprobación. Sin embargo, si un recurso no tiene un gerente designado en su registro de recurso, su hoja de horas se reenvía automáticamente al Timesheet Central Admin. Este proceso garantiza que todas las hojas de horas se sometan a una revisión adecuada y evita que los envíos no aprobados pasen desapercibidos.
Los administradores de hojas de horas desempeñan un papel fundamental en este proceso al revisar y aprobar las hojas de horas de los recursos sin un gerente asignado, garantizando que ningún envío quede sin procesar. La sección Aprobaciones proporciona una vista centralizada de todas las hojas de horas que han sido redirigidas al Timesheet Central Admin para su revisión, ayudando a los administradores a gestionar las aprobaciones pendientes de manera eficiente.
Para obtener más información sobre las aprobaciones, haga clic aquí.
Excluded Activity Status
La sección Excluded Activity Status enumera los estados de proyecto que impiden que los recursos registren tiempo en ellos.
Restringir el registro de tiempo para determinados estados de proyecto garantiza que los recursos solo registren tiempo en proyectos activos y facturables, evitando la asignación incorrecta de horas y garantizando informes precisos. Por ejemplo, si un proyecto está en estado Canalización, En Espera o Suspended, los recursos no podrán registrar tiempo en él, garantizando que solo se realice seguimiento del trabajo para las iniciativas activas.
Estado de corrección excluido
La sección Estado de corrección excluido enumera los estados de proyecto que impiden las correcciones de hojas de horas.
Restringir las correcciones de hojas de horas para determinados estados de proyecto garantiza que los datos históricos se mantengan precisos y evita modificaciones no autorizadas al tiempo registrado. Por ejemplo, si un proyecto se encuentra en un estado específico, como Cerrado o Archivado, los recursos no podrán modificar los registros de tiempo anteriores relacionados con ese proyecto, manteniendo así la integridad de los datos.
