Aplicar Strict Status Reporting

Strict Status Reporting ayuda a las organizaciones a mejorar la calidad, la consistencia y el control de los informes de estado del proyecto.

Cuando está habilitada, aplica reglas más estrictas a la forma en que se completan y mantienen los informes de estado. Los Project Managers solo pueden actualizar informes con una fecha de estado de hoy o en el futuro, lo que ayuda a evitar cambios retroactivos en periodos de informes ya enviados. También hace obligatorios los campos clave del informe, garantizando que cada informe contenga el nivel mínimo de información necesario para una revisión y supervisión eficaces.

Esta función está diseñada para organizaciones que desean fortalecer la disciplina de los informes, respaldar una mejor gobernanza y garantizar que las actualizaciones de estado sean oportunas y completas.

La función Strict Status Reporting se controla mediante un indicador de función en el grupo Salud del proyecto de la página Configurar características del proyecto
(Administración → Configurar características del proyecto).

Para cambiar esta configuración, debe ser Administrador de la aplicación o Administrador del proyecto.

De forma predeterminada, Strict Status Reporting está desactivado. Esto significa que los usuarios pueden actualizar los informes de estado sin importar la fecha del informe, incluidos los informes con fecha en el pasado, siempre que cuenten con los permisos de proyecto adecuados. Tampoco se aplican las reglas de validación adicionales, por lo que solo rigen los campos obligatorios estándar.

Cuando Strict Status Reporting está habilitado, controla tanto cuándo se puede editar un informe de estado como qué información debe completarse.

Los Project Managers solo pueden editar informes de estado cuya fecha sea:

• hoy, o

• en el futuro

Los informes de estado con fecha en el pasado no pueden ser actualizados por los Project Managers.

Los Administradores del proyecto pueden seguir editando informes de estado sin importar la fecha del informe.

Esto significa que cuando un usuario selecciona Abrir informe:

• un Project Manager que abra un informe con fecha pasada verá la vista de solo lectura

• un Administrador del proyecto que abra ese mismo informe verá la vista de edición

• si la fecha del informe es hoy o en el futuro, ambos usuarios pueden abrir el informe en modo de edición

Esto ayuda a preservar la integridad de los periodos de informes históricos, a la vez que permite a los administradores realizar cambios cuando sea necesario.

Al completar un informe de estado, los siguientes campos son obligatorios:

• Lema

• Logros

• Próximos pasos

Si alguno de estos campos se deja vacío, el informe de estado no se puede guardar.

En el caso de los campos de texto enriquecido como Logros y Próximos pasos, el campo debe contener contenido de texto real. El formato vacío o el contenido HTML en blanco no se consideran una entrada válida.

La actualización masiva aplica las mismas reglas que la edición individual de un informe de estado.

Con Strict Status Reporting habilitado:

• los Project Managers solo pueden actualizar de forma masiva los informes con fecha de hoy o en el futuro

• los informes con fecha en el pasado no pueden ser actualizados de forma masiva por los Project Managers

• cada informe debe seguir cumpliendo las reglas de campos obligatorios para Lema, Logros y Próximos pasos

• los Administradores del proyecto pueden actualizar de forma masiva informes con fecha pasada si es necesario

Esto garantiza que la edición masiva no se pueda utilizar para eludir los controles de informes aplicados en el formulario de informe de estado.

Con Strict Status Reporting habilitado, los usuarios notarán dos cambios principales.

En primer lugar, el acceso de edición depende de la fecha del informe y del rol del usuario. Los informes con fecha pasada ya no pueden ser editados por los Project Managers, mientras que los Administradores del proyecto conservan el acceso.

En segundo lugar, los informes de estado deben contener la información mínima requerida antes de poder guardarse. Esto ayuda a garantizar que los informes sean más completos y más consistentes entre proyectos.

En la práctica, esto significa que los informes históricos quedan protegidos frente a actualizaciones retroactivas, mientras que los informes actuales y futuros continúan respaldando la elaboración activa de informes.

Strict Status Reporting es útil para organizaciones que desean:

• mejorar la disciplina de los informes

• evitar cambios en periodos de informes pasados

• garantizar que los informes de estado incluyan el contenido mínimo requerido

• respaldar una gobernanza y una capacidad de auditoría más sólidas