Cómo editar Stage Gates de forma masiva con Excel

Esta guía explica cómo usar la función de edición masiva para gestionar Stage Gates y sus asociaciones con las fases de la metodología a través de Excel.

• Acceso a la sección Admin

• Permiso para gestionar metodologías y stage gates

• Microsoft Excel o una aplicación de hoja de cálculo compatible

1. Vaya a Admin → Methodologies, Phases and Tasks Setup

2. Haga clic en el botón Edición Masiva en el encabezado de la página

3. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la opción "Stage Gates"

4. Elija si desea incluir los datos existentes:

   • ✅ Incluir datos existentes - Descargar las configuraciones actuales de Stage Gate

   • ☐ Plantilla en blanco - Descargar una plantilla vacía para empezar desde cero

5. Haga clic en Descargar para guardar el archivo de Excel

El archivo descargado contiene dos hojas:

Hoja 1: MetaStageGates (Definiciones de Gate)

Esta hoja define sus stage gates con estas columnas:

Hoja 2: MetaPhaseStageGates (Asociaciones de fases)

Esta hoja vincula los gates con fases específicas de la metodología:

Agregar un nuevo gate

1. Vaya a la hoja MetaStageGates

2. Agregue una nueva fila con:

   • Id: Déjelo en 0 o en blanco

   • Name: El nombre de su gate

   • GateType: "Entry" o "Exit"

   • Active: "Yes"

   • ApproverRole: Elija entre las opciones válidas (vea abajo)

   • SLADays: Número de días

   • Otras columnas según sea necesario

3. Para usar el nuevo gate en una fase:

   • Vaya a la hoja MetaPhaseStageGates

   • Agregue una fila con Methodology, Phase y el Name del gate

   • Defina el número de Order

Actualizar un gate existente

1. Busque la fila del gate por Id o Name

2. Realice sus cambios en cualquier columna, excepto en la columna Id

3. La columna Id garantiza que se actualice el gate correcto

Eliminar un gate

1. Busque la fila del gate

2. Escriba "Yes" en la columna DeleteRecord

3. El gate se eliminará cuando realice la carga

Referencia de valores válidos

GateType:

• "Entry" o "1"

• "Exit" o "2"

• Si se deja en blanco, el valor predeterminado es "Exit"
  

GateMode:

• Declared - no se requiere aprobación

• Approval - Persona específica, Workhub o Tablero de solicitudes de trabajo

• Informational - Expresión de hipervínculo específica

Active:

• "Yes" o "True"

• "No" o "False"

Opciones de ApproverRole:

• "None" - No se requiere aprobación

• "Named" - Persona específica (use las columnas Approver)

• "Portfolio" - Aprobador del portafolio

• "BusinessOwner" - Propietario de negocio

• "Owner" - Propietario del proyecto

• "Executive" - Aprobador ejecutivo

SLADays:

• Cualquier número positivo

• Si se deja en blanco, el valor predeterminado es 7

RestartPolicy:

• Not Restartable - El Gate de Fase no se puede reiniciar

• Project Managers - El Gate de Fase puede ser reiniciado por gerentes de proyecto

• Project Administrators Only - El Gate de Fase solo puede ser reiniciado por administradores del proyecto
  

1. Guarde su archivo de Excel

2. Regrese al cuadro de diálogo de Edición Masiva

3. Haga clic en Choose File y seleccione su archivo de Excel modificado

4. Haga clic en Subir

5. Espere a que se complete la carga

Error "Invalid ApproverRole"

• Verifique que el valor coincida con una de las opciones válidas indicadas arriba

• Error común: usar "Project Manager" en lugar de "Owner"

Error "Gate not found"

• El Id no coincide con un gate existente

• Use un Id válido o defínalo en 0 para gates nuevos

Error "Duplicate gate name"

• Otro gate ya tiene ese nombre

• Elija un nombre único o actualice el gate existente

Los cambios no aparecen

• Actualice su navegador

• Verifique si hay mensajes de error en el resultado de la carga

• Verifique que haya guardado el archivo de Excel antes de cargarlo

Hoja MetaStageGates:

Id: 0
Name: Design Review
Description: Review and approve design documents
GateType: Exit
GateMode: Approval
Active: Yes
ApproverRole: Portfolio
SLADays: 5

Hoja MetaPhaseStageGates:

Methodology: Waterfall
Phase: Design
StageGateId: (leave blank initially)
StageGate: Design Review
Order: 1

Si necesita cambiar el SLA de 7 a 5 días para todos los gates de Portafolio:

1. Exporte los datos existentes

2. Use Buscar y reemplazar o el filtro de Excel

3. Actualice todos los valores de SLA donde ApproverRole = "Portfolio"

4. Cargue el archivo

Marque los gates como inactivos en lugar de eliminarlos para conservar el historial:

1. Busque las filas de los gates

2. Cambie "Active" de "Yes" a "No"

3. Cargue el archivo