Comprender los marcadores de posición en la asignación de recursos

Al planificar y gestionar proyectos, no siempre es posible asignar recursos nombrados de inmediato. Los gerentes de proyecto a menudo necesitan flexibilidad para planificar con incógnitas, ya sea una persona aún no identificada, un grupo de habilidades o un equipo de entrega. Aquí es donde entran los marcadores de posición.

Fluid admite tres tipos de marcadores de posición: Marcadores de posición de recurso, Marcadores de posición del equipo y Marcadores de posición de grupo. Cada uno cumple un propósito diferente en la asignación de recursos y la planeación de capacidad.

Los marcadores de posición se pueden asignar a proyectos de la misma manera que los recursos nombrados. Permiten a los gerentes de proyecto pronosticar la demanda de forma temprana, incluso cuando aún no se conoce a las personas específicas que realizarán el trabajo. Esto permite:

• Reservar capacidad para trabajo futuro.

• Identificar posibles cuellos de botella a nivel de equipo, grupo o rol.

• Mantener el avance de los planes de proyecto mientras la contratación, la asignación o la confirmación de recursos aún están en curso.

Sin embargo, es importante recordar que los marcadores de posición son una herramienta de planeación y pronóstico. Le permiten modelar la demanda frente a la capacidad disponible, pero en algún momento deben ser reemplazados por recursos nombrados. Hasta que un marcador de posición se sustituye por una persona real, nadie está realmente asignado para realizar el trabajo.

Ya sea que esté pronosticando por rol, por cronograma o mediante una combinación de métodos, los marcadores de posición ayudan a cerrar la brecha entre la planeación temprana y la ejecución. Para garantizar la entrega, los gerentes de proyecto deben confirmar y asignar los recursos nombrados correctos antes de que el trabajo deba comenzar.

Un Marcador de posición de recurso es el sustituto más cercano a un recurso nombrado. Representa un único rol individual que usted sabe que existirá pero que aún no está asignado a una persona específica.

• Capacidad: Normalmente se establece en 1 recuento de personal, que representa a una sola persona a tiempo completo. Esto se puede ajustar (por ejemplo, 0.5 de recuento de personal) si se espera que el rol lo ocupe un recurso a tiempo parcial.

• Uso: Utilice un Marcador de posición de recurso cuando necesite planificar un rol que eventualmente será ocupado por una persona específica — como una nueva contratación o el reemplazo de un recurso existente.

• Ejemplo: Suponga que John D deja la organización. Usted puede crear un Marcador de posición de recurso llamado “Contratación de reemplazo de John D” para representar el rol futuro. El marcador de posición se puede asignar de inmediato al proyecto Cloud Migration, lo que garantiza que las asignaciones del proyecto y el gasto pronosticado reflejen la contratación planeada. Cuando el nuevo empleado comienza, el marcador de posición puede entonces reemplazarse por el recurso nombrado real.

Un Marcador de posición del equipo representa a un equipo de entrega en su conjunto. Es una agrupación dinámica de las personas que pertenecen a ese equipo, y su capacidad se calcula automáticamente a partir de la capacidad combinada de sus miembros.

• Capacidad: La capacidad es la suma de las capacidades de todos los recursos actualmente asignados al equipo. Si las personas se unen o abandonan el equipo, la capacidad del marcador de posición aumenta o disminuye en consecuencia.

• Uso: Utilice un Marcador de posición del equipo cuando sepa que el trabajo será entregado por un equipo de entrega específico, pero aún no sepa exactamente qué personas del equipo realizarán el trabajo.

• Ejemplo: Un Gerente de proyecto utilizará un Marcador de posición del equipo al indicar la necesidad de un equipo específico en un proyecto. Al asignar el marcador de posición, se debe especificar el rol (por ejemplo, Analista de negocios, Analista de control de calidad, Desarrollador). El equipo en sí no está asociado a ningún Tipo de compromiso, ya que puede incluir tanto empleados como contratistas sin distinción.

• Importante: La capacidad de un Marcador de posición del equipo no se puede cambiar manualmente; siempre se calcula mediante el sistema.

Un Marcador de posición de grupo representa un grupo de habilidades o roles — por ejemplo, un grupo de desarrolladores o analistas de control de calidad. A diferencia de los marcadores de posición del equipo, aquí la capacidad se define manualmente y refleja el recuento de personal disponible en ese grupo.

• Capacidad: Se define como un recuento de personal total para el grupo (por ejemplo, si tiene 10 desarrolladores en la organización, la capacidad del grupo de desarrolladores se puede establecer en 10). Este valor no cambia automáticamente; debe actualizarse si el tamaño del grupo cambia.

• Uso: Utilice un Marcador de posición de grupo cuando sepa el tipo de recurso que necesita (por ejemplo, desarrollador, analista de control de calidad) pero no qué equipo o persona específica realizará el trabajo. Esto le permite asignar la demanda frente a una capacidad de grupo definida.

• Ejemplo: Los gerentes de proyecto pueden utilizar los marcadores de posición de grupo durante la planeación inicial de un proyecto. Por ejemplo, un gerente de proyecto podría asignar 10 Marcadores de posición de grupo de desarrolladores a un proyecto. A medida que se dispone de más información sobre de qué equipos provendrán estos desarrolladores, las asignaciones se pueden refinar — por ejemplo, trasladándolos a un Marcador de posición del equipo Oracle (5 recursos), un Marcador de posición del equipo Middleware (2 recursos) y un Marcador de posición del equipo QA (3 recursos). Alternativamente, también se pueden reasignar directamente a recursos nombrados una vez que se identifican las personas.

  Los marcadores de posición de grupo también son útiles durante los ejercicios de planeación del año fiscal. Se pueden configurar con un Tipo de compromiso (por ejemplo, Empleado, Contratista) y metadatos opcionales como región o país. Al asignar un Marcador de posición de grupo a un proyecto, a continuación se especifica el rol de proyecto que cumplirá (por ejemplo, Desarrollador, Analista de control de calidad).

• Importante: La capacidad de un Marcador de posición de grupo se define manualmente y se puede cambiar en cualquier momento para reflejar actualizaciones en el tamaño del grupo.