Puede crear reuniones desde su calendario de Outlook simplemente invitando a Fluid a la reunión.
¡En este artículo, cubriremos los pasos y las consideraciones importantes para crear nuevas reuniones en Fluid directamente desde su calendario de Outlook!
Paso 1. Copiar el enlace único de reunión de Fluid
Comience por ir a la página de inicio de Fluid y haga clic en el ícono @ en la sección 'Próximas reuniones' para ubicar el enlace o la dirección de correo electrónico de la reunión.
Se abrirá un cuadro de diálogo con un enlace de la reunión. Haga clic en el botón Copiar enlace y en Cerrar.
Paso 2. Crear la invitación de reunión en Outlook
En Outlook, haga clic en Nuevo evento para crear su nueva invitación de reunión e ingrese el nombre de su reunión. Aquí ya puede pegar el enlace de la reunión de Fluid como destinatario/asistente de la reunión. Agregue cualquier otro destinatario y haga clic en Enviar.
Las reuniones que se han creado a partir de una invitación de calendario se identifican fácilmente en Fluid: mostrarán el siguiente banner en la página del Panel de reuniones.
Cualquier actualización realizada en la invitación de calendario original en Outlook actualizará la reunión en Fluid.
Importante a tener en cuenta sobre el comportamiento:
La reunión en Fluid solo se creará si la dirección de correo electrónico de la persona que envía la invitación de la reunión coincide con la dirección de correo electrónico de una cuenta de Fluid.
Invitar a Fluid a una serie de calendario, creará todas las sesiones recurrentes en la reunión de Fluid.
La persona que creó la invitación de calendario se agregará como propietario de la reunión.
Todos los asistentes se agregarán como miembros de la reunión a la reunión en Fluid.
Si Fluid no puede vincular la dirección de correo electrónico de un asistente con una cuenta activa en Fluid, ese asistente no se agregará a la reunión.
Los asistentes deben aceptar/rechazar la invitación de calendario. Esto establecerá su estado de asistencia en las sesiones de Fluid - es decir, Aceptar: "Asistiendo" o Rechazar: "Disculpas".
Se pueden crear nuevas sesiones en Fluid mediante su calendario, solo para reuniones que se hayan creado desde su calendario.
Cancelar la invitación de calendario y enviar la cancelación, establecerá la reunión en Fluid como 'inactivo'.
IMPORTANTE:
- Le recomendamos seleccionar siempre 'Enviar a todos' al guardar cambios en la invitación de calendario, para que Fluid reciba toda la información de la reunión. Si solo envía actualizaciones a los asistentes editados, Fluid no recibirá la invitación modificada.
Alternativamente, si desea enviar actualizaciones únicamente a los asistentes recién agregados o eliminados de la serie, puede usar la opción "only added/removed attendees". Consulte el artículo para obtener más información sobre cómo usar esta opción haciendo clic aquí.
- No elimine la dirección de Fluid de la reunión en ningún momento; eliminar la dirección de Fluid hará que se pierda el vínculo entre la invitación de calendario de Outlook y la reunión en Fluid.
Otros pasos
Para quitar el enlace de la invitación de calendario y así poder actualizar los asistentes y los detalles de la sesión en Fluid, haga clic en Desvincular en el cuadro de diálogo.
Una vez que la reunión se haya desvinculado, la reunión y todos sus detalles se administrarán en Fluid.
IMPORTANTE:
- Las reuniones desvinculadas no se pueden volver a vincular.