Flujos de trabajo - ¿Cuándo debe usar "Ocultar de la página de inicio"?

La función Hide From Home Page permite a los administradores controlar la visibilidad de los tableros de solicitud de flujo de trabajo en la página de inicio y en el menú universal del botón Crear. Esto resulta útil para gestionar:

• Flujos de trabajo en borrador (trabajo en curso)

• Flujos de trabajo privados o restringidos

• Flujos de trabajo destinados a ser accedidos solo mediante enlaces directos

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Hide From Home Page es una configuración de indicador en los tableros de procesos que determina si un tablero aparece en las áreas de descubrimiento orientadas al público:

• Página de inicio: el panel principal donde los usuarios ven los flujos de trabajo disponibles

• Botón Crear: el menú universal + / Crear que muestra los tipos de solicitud disponibles

Cuando está habilitada, el flujo de trabajo se oculta de estas áreas de descubrimiento, pero permanece totalmente funcional cuando se accede a él mediante enlaces directos.

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Use Hide From Home Page para crear y probar flujos de trabajo antes de ponerlos ampliamente a disposición.

• Escenario: se está configurando un nuevo flujo de trabajo de aprobación (columnas, propiedades personalizadas, reglas, pruebas)

• Solución: habilite Hide From Home Page mientras crea y prueba

• Beneficio: los administradores pueden probar sin exponer funcionalidades incompletas a los usuarios finales

Proceso recomendado

1. Cree el flujo de trabajo con Hide From Home Page habilitado

2. Configure y pruebe exhaustivamente usando enlaces directos

3. Deshabilite Hide From Home Page cuando esté listo para uso general

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Use Hide From Home Page para limitar el descubrimiento sin dejar de permitir el acceso mediante enlaces directos.

• Escenario: un flujo de trabajo debe ser usado únicamente por un departamento o grupo específico

• Solución: habilite Hide From Home Page y comparta el enlace únicamente con usuarios autorizados

• Beneficio: reduce el desorden para los usuarios generales, a la vez que mantiene el acceso para quienes lo necesitan

Ejemplos

• Procesos de solicitud de nivel ejecutivo

• Flujos de trabajo confidenciales de Recursos Humanos

• Flujos de trabajo de equipos especializados

• Formularios de solicitud específicos para socios o proveedores

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Use Hide From Home Page cuando desee que los flujos de trabajo se accedan únicamente a través de vías controladas.

• Escenario: el enlace de un flujo de trabajo se incrusta en documentación, correos electrónicos o páginas de la intranet

• Solución: ocúltelo del descubrimiento general y proporcione enlaces en contextos específicos

• Beneficio: los usuarios acceden a los flujos de trabajo mediante recorridos guiados en lugar de un descubrimiento improvisado

Ejemplos

• Flujos de trabajo incrustados en la documentación de incorporación

• Formularios de solicitud enlazados desde páginas de la intranet

• Flujos de trabajo referenciados en plantillas de correo electrónico

• Procesos de solicitud específicos según el contexto

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Use Hide From Home Page para simplificar la experiencia del usuario cuando existen muchos flujos de trabajo.

• Escenario: hay demasiados flujos de trabajo visibles, lo que hace abrumador el descubrimiento

• Solución: oculte los flujos de trabajo especializados o poco utilizados

• Beneficio: los usuarios ven únicamente los flujos de trabajo más relevantes

Ejemplos

• Flujos de trabajo estacionales (por ejemplo, revisiones anuales)

• Procesos especializados usados por equipos pequeños

• Flujos de trabajo heredados en proceso de eliminación gradual

• Flujos de trabajo específicos por región o ubicación

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Cuando está habilitado, el flujo de trabajo:

• No aparece en la lista de flujos de trabajo de la página de inicio

• No aparece en el menú desplegable universal Crear

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El flujo de trabajo aún:

• Sigue siendo accesible mediante URL o enlace directo

• Permanece totalmente funcional para todos los usuarios configurados

• Permanece visible para los propietarios del tablero y los administradores en las áreas de gestión

• Mantiene los permisos, la configuración y los ajustes

• Puede aparecer en los resultados de búsqueda (si la búsqueda está habilitada)

• Genera notificaciones y sigue las reglas normales del flujo de trabajo

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1. Vaya a la configuración del tablero de procesos

2. Ubique el interruptor Hide From Home Page

3. Habilite el interruptor

4. Guarde la configuración del tablero

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• Debe ser administrador del tablero de procesos (o tener permisos de gestión)

• Solo disponible para tableros de solicitud pública (Public Request Level > 0)

• No aplica a los tableros privados (los tableros privados ya están ocultos para los usuarios generales)

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• Habilite Hide From Home Page inmediatamente al crear un nuevo flujo de trabajo

• Pruebe exhaustivamente usando enlaces directos

• Documente el flujo de trabajo antes de hacerlo público

• Deshabilite Hide From Home Page solo cuando esté completamente listo

• Comunique la disponibilidad a los usuarios una vez publicado

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• Comparta los enlaces directos únicamente a través de canales seguros

• Documente quién debe tener acceso

• Revise los permisos regularmente

• Use los permisos del tablero junto con el ocultamiento

• Para flujos de trabajo altamente sensibles, considere los tableros solo para miembros

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• Use texto de enlace claro y descriptivo en la documentación

• Realice un seguimiento de dónde se publican los enlaces

• Actualice los enlaces si cambia la URL del flujo de trabajo

• Supervise el uso para confirmar que los enlaces funcionan

• Proporcione rutas de acceso alternativas en caso de que los enlaces fallen

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R: Sí. Los usuarios pueden seguir accediendo al flujo de trabajo a través de:

• URL o enlace directo

• Marcadores guardados previamente

• Enlaces incrustados en correos electrónicos, documentos o páginas web

• Navegación desde elementos relacionados (si corresponde)

El flujo de trabajo permanece totalmente funcional; simplemente no se promociona en la página de inicio.

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R: No. Ocultarlo no afecta:

• Las solicitudes o elementos existentes en el tablero

• Las notificaciones de los elementos existentes

• El acceso a los elementos en los que los usuarios ya están involucrados

• El procesamiento del flujo de trabajo y las aprobaciones

Solo afecta la visibilidad en las áreas de descubrimiento para crear nuevas solicitudes.

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R: Sí. Puede activar y desactivar Hide From Home Page en cualquier momento. Esto resulta útil para:

• Flujos de trabajo estacionales

• Periodos de mantenimiento

• Gestión de la capacidad (reducir temporalmente las nuevas solicitudes)

• Pruebas y solución de problemas

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R: Los usuarios pueden acceder a los flujos de trabajo ocultos a través de:

1. Enlaces directos (comparta la URL del flujo de trabajo)

2. Documentación (centro de ayuda, wiki o artículos de la base de conocimientos)

3. Plantillas de correo electrónico (enlaces incrustados)

4. Páginas de la intranet (sitios de departamentos)

5. Marcadores (guardados por usuarios que accedieron previamente)

6. Búsqueda (si está habilitada; el comportamiento depende de la configuración del sistema)

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R: Sí. Hide From Home Page solo afecta el descubrimiento en la página de inicio y en el menú Crear. Los flujos de trabajo ocultos:

• Aparecen en los informes y paneles

• Se muestran en los análisis

• Se incluyen en las métricas

• Permanecen visibles en las vistas de gestión de administración

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R: No. Hide From Home Page se aplica por igual a todos los usuarios en las áreas de descubrimiento. Para el control de acceso específico por usuario:

• Use los permisos del tablero para controlar quién puede crear solicitudes

• Use tableros solo para miembros para flujos de trabajo específicos de un equipo

• Combine el ocultamiento con los permisos para un control por capas

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Adecuado para:

• Flujos de trabajo directos al equipo, compartidos mediante enlace

• Procesos de autoservicio a los que se accede a través de documentación

• Flujos de trabajo descentralizados que no requieren visibilidad centralizada

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Flujos de trabajo de proyecto

• Oculte los flujos de trabajo de creación de proyectos en borrador

• Comparta los formularios de admisión de proyectos a través de canales controlados

• Controle cuándo los flujos de trabajo de proyecto se vuelven visibles públicamente

Flujos de trabajo de Stage Gate

• Los Stage Gates normalmente se inician desde dentro de los proyectos, no desde la página de inicio

• Ocultarlos reduce la confusión sobre cómo se inician los flujos de trabajo de Stage Gate

• Mantiene la página de inicio enfocada en la creación de nuevas solicitudes

Flujos de trabajo genéricos

• Oculte los flujos de trabajo de equipos especializados

• Reduzca el desorden de la página de inicio

• Comparta únicamente con los equipos que necesitan el proceso

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• Use categorías para organizar los flujos de trabajo visibles

• Oculte los flujos de trabajo poco utilizados o específicos de un contexto

• Proporcione enlaces directos a los flujos de trabajo ocultos dentro de documentación específica

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Verifique:

1. ¿Está habilitado Hide From Home Page?

2. Comparta el enlace directo del flujo de trabajo

3. Verifique los permisos del usuario para crear solicitudes

4. Confirme que el tablero no sea privado (configuración diferente)

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Hide From Home Page es un control práctico para:

• Flujos de trabajo en borrador en desarrollo

• Flujos de trabajo de acceso basado en enlaces

• Reducción del desorden de la página de inicio

• Descubrimiento controlado de procesos especializados

• Gestión de patrones de acceso sin cambiar los permisos

Mejora la experiencia del usuario al mantener el descubrimiento centrado en los flujos de trabajo más relevantes, a la vez que conserva la funcionalidad completa mediante enlaces directos.

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• Public Request Level – controla quién puede crear solicitudes en un tablero

• Board Permissions – gestiona el acceso de propietario, miembro y visualizador, así como los derechos de solicitud

• Categoría – organiza los flujos de trabajo por área funcional

• Tipos de flujo de trabajo – Proyecto, Stage Gate, Genérico

• Skip Backlog – admite la ejecución descentralizada del flujo de trabajo