Fluxos de Trabalho - Quando você deve "Ocultar da Página Inicial"

O recurso Ocultar da Página Inicial permite que os administradores controlem a visibilidade dos quadros de solicitação de fluxo de trabalho na página inicial e no menu do botão universal Criar. Isso é útil para gerenciar:

• Fluxos de trabalho em rascunho (em andamento)

• Fluxos de trabalho privados ou restritos

• Fluxos de trabalho destinados a serem acessados apenas por links diretos

Ocultar da Página Inicial é uma configuração de sinalizador em quadros de processo que determina se um quadro aparece nas áreas de descoberta voltadas ao público:

• Página Inicial: o painel principal onde os usuários veem os fluxos de trabalho disponíveis

• Botão Criar: o menu universal + / Criar que exibe os tipos de solicitação disponíveis

Quando ativado, o fluxo de trabalho fica oculto dessas áreas de descoberta, mas permanece totalmente funcional quando acessado por links diretos.

Use Ocultar da Página Inicial para criar e testar fluxos de trabalho antes de disponibilizá-los amplamente.

• Cenário: Um novo fluxo de trabalho de aprovação está sendo configurado (colunas, propriedades personalizadas, regras, testes)

• Solução: Ative Ocultar da Página Inicial durante a criação e os testes

• Benefício: Os administradores podem testar sem expor funcionalidades incompletas aos usuários finais

Processo Recomendado

1. Crie o fluxo de trabalho com Ocultar da Página Inicial ativado

2. Configure e teste minuciosamente usando links diretos

3. Desative Ocultar da Página Inicial quando estiver pronto para uso geral

Use Ocultar da Página Inicial para limitar a descoberta enquanto ainda permite o acesso por links diretos.

• Cenário: Um fluxo de trabalho deve ser usado apenas por um departamento ou grupo específico

• Solução: Ative Ocultar da Página Inicial e compartilhe o link apenas com usuários autorizados

• Benefício: Reduz a desordem para usuários gerais enquanto mantém o acesso para quem precisa

Exemplos

• Processos de solicitação em nível executivo

• Fluxos de trabalho confidenciais de RH

• Fluxos de trabalho de equipes especializadas

• Formulários de solicitação específicos para parceiros ou fornecedores

Use Ocultar da Página Inicial quando quiser que os fluxos de trabalho sejam acessados apenas por caminhos controlados.

• Cenário: Um link de fluxo de trabalho está incorporado em documentação, e-mails ou páginas de intranet

• Solução: Oculte da descoberta geral e forneça links em contextos específicos

• Benefício: Os usuários acessam os fluxos de trabalho por jornadas guiadas em vez de descoberta aleatória

Exemplos

• Fluxos de trabalho incorporados em documentação de integração

• Formulários de solicitação vinculados a páginas de intranet

• Fluxos de trabalho referenciados em modelos de e-mail

• Processos de solicitação específicos por contexto

Use Ocultar da Página Inicial para simplificar a experiência do usuário quando existem muitos fluxos de trabalho.

• Cenário: Muitos fluxos de trabalho estão visíveis, tornando a descoberta avassaladora

• Solução: Oculte fluxos de trabalho especializados ou raramente usados

• Benefício: Os usuários veem apenas os fluxos de trabalho mais relevantes

Exemplos

• Fluxos de trabalho sazonais (ex.: avaliações anuais)

• Processos especializados usados por equipes pequenas

• Fluxos de trabalho legados sendo descontinuados

• Fluxos de trabalho regionais/específicos por localização

Quando ativado, o fluxo de trabalho:

• Não aparece na lista de fluxos de trabalho da página inicial

• Não aparece no menu suspenso universal Criar

O fluxo de trabalho ainda:

• É acessível por URL/link direto

• Permanece totalmente funcional para todos os usuários configurados

• Permanece visível para proprietários de quadros e administradores nas áreas de gerenciamento

• Mantém permissões, configurações e ajustes

• Pode aparecer nos resultados de pesquisa (se a pesquisa estiver ativada)

• Gera notificações e segue as regras normais do fluxo de trabalho

1. Navegue até as configurações do quadro de processo

2. Localize o botão de alternância Ocultar da Página Inicial

3. Ative o botão de alternância

4. Salve a configuração do quadro

• Você deve ser um Administrador de Quadro de Processo (ou ter permissões de gerenciamento)

• Disponível apenas para quadros de solicitação públicos (Nível de Solicitação Pública > 0)

• Não se aplica a quadros privados (quadros privados já estão ocultos dos usuários gerais)

• Ative Ocultar da Página Inicial imediatamente ao criar um novo fluxo de trabalho

• Teste minuciosamente usando links diretos

• Documente o fluxo de trabalho antes de torná-lo público

• Desative Ocultar da Página Inicial somente quando estiver totalmente pronto

• Comunique a disponibilidade aos usuários após a publicação

• Compartilhe links diretos apenas por canais seguros

• Documente quem deve ter acesso

• Revise as permissões regularmente

• Use permissões de quadro em conjunto com a ocultação

• Para fluxos de trabalho altamente sensíveis, considere quadros exclusivos para membros

• Use texto de link claro e descritivo na documentação

• Rastreie onde os links são publicados

• Atualize os links se a URL do fluxo de trabalho mudar

• Monitore o uso para confirmar que os links estão funcionando

• Forneça rotas de acesso alternativas caso os links falhem

R: Sim. Os usuários ainda podem acessar o fluxo de trabalho por meio de:

• URL/link direto

• Favoritos salvos anteriormente

• Links incorporados em e-mails, documentos ou páginas da web

• Navegação a partir de itens relacionados (se aplicável)

O fluxo de trabalho permanece totalmente funcional; simplesmente não é divulgado na página inicial.

R: Não. Ocultar não afeta:

• Solicitações/itens existentes no quadro

• Notificações para itens existentes

• Acesso a itens com os quais os usuários já estão envolvidos

• Processamento de fluxo de trabalho e aprovações

Afeta apenas a visibilidade nas áreas de descoberta para criar novas solicitações.

R: Sim. Você pode ativar e desativar Ocultar da Página Inicial a qualquer momento. Isso é útil para:

• Fluxos de trabalho sazonais

• Períodos de manutenção

• Gerenciamento de capacidade (reduzir temporariamente novas solicitações)

• Testes e solução de problemas

R: Os usuários podem acessar fluxos de trabalho ocultos por meio de:

1. Links diretos (compartilhe a URL do fluxo de trabalho)

2. Documentação (central de ajuda / wiki / artigos da base de conhecimento)

3. Modelos de e-mail (links incorporados)

4. Páginas de intranet (sites de departamentos)

5. Favoritos (salvos por usuários que acessaram anteriormente)

6. Pesquisa (se habilitada; o comportamento depende da configuração do sistema)

R: Sim. Ocultar da Página Inicial afeta apenas a descoberta na página inicial e no menu Criar. Fluxos de trabalho ocultos:

• Aparecem em relatórios e painéis

• São exibidos em análises

• São incluídos nas métricas

• Permanecem visíveis nas visualizações de gerenciamento do administrador

R: Não. Ocultar da Página Inicial se aplica igualmente a todos os usuários nas áreas de descoberta. Para controle de acesso específico por usuário:

• Use permissões de quadro para controlar quem pode criar solicitações

• Use quadros exclusivos para membros em fluxos de trabalho específicos da equipe

• Combine ocultação com permissões para controle em camadas

Adequado para:

• Fluxos de trabalho diretos para a equipe compartilhados via link

• Processos de autoatendimento acessados por meio de documentação

• Fluxos de trabalho descentralizados que não requerem visibilidade central

Fluxos de Trabalho de Projeto

• Ocultar fluxos de trabalho de criação de projetos em rascunho

• Compartilhar formulários de entrada de projetos por canais controlados

• Controlar quando os fluxos de trabalho de projeto se tornam publicamente visíveis

Fluxos de Trabalho de Stage Gate

• Os stage gates são normalmente iniciados a partir de projetos, não da página inicial

• Ocultar reduz a confusão sobre como os fluxos de trabalho de stage gate são iniciados

• Mantém a página inicial focada na criação de novas solicitações

Fluxos de Trabalho Genéricos

• Ocultar fluxos de trabalho de equipes especializadas

• Reduzir a desordem na página inicial

• Compartilhar apenas com equipes que precisam do processo

• Use categorias para organizar fluxos de trabalho visíveis

• Ocultar fluxos de trabalho raramente usados ou específicos de contexto

• Fornecer links diretos para fluxos de trabalho ocultos em documentação direcionada

Verifique:

1. O recurso Ocultar da Página Inicial está habilitado?

2. Compartilhe o link direto do fluxo de trabalho

3. Verifique as permissões do usuário para criar solicitações

4. Confirme que o quadro não é privado (configuração diferente)

Ocultar da Página Inicial é um controle prático para:

• Fluxos de trabalho em rascunho em desenvolvimento

• Fluxos de trabalho com acesso baseado em link

• Redução de desordem na página inicial

• Descoberta controlada de processos especializados

• Gerenciamento de padrões de acesso sem alterar permissões

Melhora a experiência do usuário mantendo a descoberta focada nos fluxos de trabalho mais relevantes, preservando a funcionalidade completa via links diretos.

• Nível de Solicitação Pública – controla quem pode criar solicitações em um quadro

• Permissões de Quadro – gerencia o acesso de proprietário/membro/visualizador e direitos de solicitação

• Categoria – organiza fluxos de trabalho por área funcional

• Tipos de Fluxo de Trabalho – Projeto, Stage Gate, Genérico

• Ignorar Backlog – suporta a execução descentralizada de fluxos de trabalho