Capitalizar correctamente los costos de recursos es esencial para garantizar que los gastos de mano de obra del proyecto se asignen correctamente como gasto de capital (CapEx) en lugar de gasto operativo (OpEx). A diferencia de los costos que no son de recursos, la capitalización de costos de recursos está vinculada a la forma en que se asigna el tiempo y el esfuerzo de las personas a los proyectos.

Antes de configurar la capitalización de recursos, es importante comprender las diferencias clave entre capitalizar los pronósticos de recursos y los valores reales de recursos:

• Capitalización de pronósticos de recursos – Se basa en el rol asignado a un recurso cuando se le asigna a un proyecto. La asignación pronosticada para ese rol se capitaliza solo si:

  • El rol está configurado como capitalizable.

  • El recurso está en una tabla de tarifas capitalizable.

  • La configuración del proyecto y la configuración financiera permiten la capitalización.

  • El perfil de capitalización define qué parte del tiempo del rol se capitaliza.

  • El pronóstico está dentro de la fecha de inicio/implementación del proyecto o la fecha de inicio/finalización del proyecto (según la configuración).

  • El tipo de gasto está configurado como capitalizable.

• Capitalización de valores reales de recursos – Se basa en los registros de la hoja de horas. Un registro de la hoja de horas se capitalizará solo si:

  • El recurso está en una tabla de tarifas capitalizada

  • La configuración del proyecto y la configuración financiera permiten la capitalización.

  • El porcentaje de capitalización del tipo de gasto asociado a la tabla de tarifas del recurso define qué parte del tiempo registrado se capitaliza.

  • La hoja de horas está dentro de las fechas de inicio/implementación del proyecto o de inicio/finalización (según la configuración).

Este artículo ofrece una guía paso a paso para configurar la capitalización de pronósticos y valores reales de recursos, describiendo las configuraciones necesarias del sistema, cómo definir los roles capitalizables y cómo se calculan los montos de capitalización para garantizar informes financieros precisos y el cumplimiento de las políticas de capitalización.

Antes de configurar los cálculos de capitalización, deben implementarse las siguientes configuraciones tanto para la capitalización de pronósticos de recursos como de valores reales de recursos.

A cada recurso se le asigna una tabla de tarifas que define sus tarifas financieras — por hora, por día o por mes — según su rol, habilidades o servicios.

Para garantizar una capitalización precisa de los costos de recursos, la tabla de tarifas asignada a un recurso debe configurarse como capitalizable si se espera que su trabajo contribuya al gasto de capital. Dado que las tablas de tarifas definen el costo de un recurso según factores como el rol, la ubicación, la antigüedad o el tipo de contrato, no todas las tablas de tarifas deben capitalizarse. Por lo general, solo las tablas de tarifas utilizadas para recursos que realizan trabajo capitalizable — como quienes participan en desarrollo, implementación o creación de activos — deben configurarse como capitalizables. Las tablas de tarifas asociadas con funciones operativas, roles generales o actividades no capitalizables deben permanecer como no capitalizables para garantizar informes financieros precisos.

Para obtener información detallada sobre la gestión de tablas de tarifas, incluida su configuración como capitalizables, consulte el artículo de Gestión de Tablas de Tarifas.

El tipo de gasto asociado a la tabla de tarifas de un recurso también debe configurarse como capitalizable para que los pronósticos y los valores reales de recursos se incluyan en los cálculos de capitalización.

Para configurar los tipos de gastos:

1. Vaya a Administración Financiera > Tipos de gastos.

2. Configure el campo Capitalization Percentage con un valor superior al 0%.

   • Para pronósticos: esta configuración determina si la asignación de costos basada en el rol es elegible para capitalización. En las siguientes secciones veremos que el porcentaje de capitalización para los pronósticos de recursos está determinado por el perfil de capitalización.

   • Para valores reales: esta configuración se aplica solo si el rol y la tarea son capitalizables. El porcentaje de capitalización estará determinado por el valor de % establecido a nivel del tipo de gasto.

Nota: La función de amortización solo es compatible al usar el Modelo de Capitalización Integral. Los campos Disparador de Amortización y Período de Amortización (Mes) pueden dejarse con la configuración predeterminada.

El Perfil de Capitalización determina cómo se capitalizan los roles de los recursos. Esto garantiza que, cuando se asignan recursos a los proyectos, se evalúen sus roles para determinar si su tiempo es capitalizable y en qué medida.

Al asignar un recurso a un proyecto, se debe seleccionar un rol. Ese rol puede ser parcial o totalmente capitalizable. El perfil de capitalización define estas reglas especificando el porcentaje de capitalización para cada rol dentro de una metodología determinada.

Para configurar los perfiles de capitalización:

1. Vaya a la página Administración Financiera.

2. Descargue la plantilla de Perfil de Capitalización.

3. Complete la plantilla con:

   • Profile Name – Identifica el perfil con un nombre único. Esto ayuda a agrupar las reglas de capitalización de forma lógica.

   • Methodology – Define la metodología para la cual el rol puede ser capitalizado.

   • Role – Especifica el rol del recurso (por ejemplo, Developer, Business Analyst).

   • Phase – El campo Phase no se considera en este modelo, pero no puede quedar en blanco.

   • Capitalization Percentage – Especifica qué parte del tiempo del rol es capitalizable. En lugar de una simple clasificación binaria (capitalizable o no), los porcentajes de capitalización permiten reglas más matizadas. Por ejemplo, el tiempo de un Developer podría ser 60% capitalizable, mientras que el tiempo de un Solution Architect en la misma fase podría ser 70%. Estos porcentajes garantizan que la capitalización se alinee con las políticas financieras y refleje con precisión la naturaleza del trabajo realizado.

4. Cargue el archivo completado para aplicar el perfil de capitalización.

En el ejemplo anterior:

• Los Business Owner no se capitalizan en la metodología Waterfall.

• Los Developer en un proyecto Waterfall se capitalizan totalmente (100%).

• Los Business Analyst en un proyecto Waterfall se capitalizan al 50% (50%).

Antes de usar la carga del Perfil de Capitalización, asegúrese de que todos los roles indicados en el archivo se hayan creado en la página Gestión de Metadatos dentro de la Consola de Administración.

Cada proyecto debe marcarse explícitamente como elegible para capitalización para que se puedan capitalizar los costos de recursos.

Las siguientes configuraciones del proyecto se pueden establecer desde la página Detalles del proyecto o mediante la función de Edición masiva de Detalles del proyecto:

• Metodología

  • Asigne la metodología del proyecto para garantizar que las reglas de capitalización se ajusten a la estructura y el ciclo de vida del proyecto.

• Fecha de Implementación o Fecha de finalización (según la configuración)

  • Configure la Fecha de Implementación/Fecha de finalización para determinar cuándo termina la capitalización.

• Capitalization Eligibility

  • Habilite la marca Es elegible para capitalizar costos (‘Sí’) si el proyecto califica para capitalización.

• Perfil de Capitalización

  • Asigne el Perfil de Capitalización correspondiente para definir el porcentaje de capitalización de los roles de recursos según la metodología del proyecto. Tenga en cuenta que el perfil de capitalización solo es necesario si su organización realiza seguimiento de la capitalización de pronósticos de recursos. 

Una asignación de pronóstico de recursos se capitalizará solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto es elegible para capitalización – El proyecto debe estar configurado correctamente, incluyendo una fecha de implementación o fecha de finalización (según la configuración), la elegibilidad para capitalización habilitada y un perfil de capitalización asignado, tal como se describe en la sección Configuración del proyecto.

• El proyecto tiene una metodología asignada – El proyecto debe tener una metodología aplicada.

• El rol del recurso está configurado como capitalizable – El rol asignado al recurso debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0% en el perfil de capitalización.

• La tabla de tarifas y el tipo de gasto son capitalizables – La tabla de tarifas del recurso debe estar configurada como capitalizable, y el tipo de gasto asociado a ella debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0%.

• La asignación se encuentra dentro del período válido para capitalización– El pronóstico debe estar dentro del marco temporal financiero correcto:

  • Después de la Capitalization Lock Date – Los pronósticos anteriores a esta fecha están bloqueados y no pueden capitalizarse.

  • Antes de la Fecha de Implementación o Fecha de finalización del proyecto (según la configuración) – Los pronósticos posteriores a esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero abierto – Los pronósticos en períodos cerrados o bloqueados no se procesarán para capitalización.

Si se cumplen todas las condiciones anteriores, el sistema calcula el monto de capitalización según el porcentaje de capitalización definido en el Perfil de Capitalización para el rol del recurso . Este porcentaje determina la parte del costo pronosticado del recurso que se asigna como CapEx en lugar de OpEx.

Un valor real de recurso (registro de la hoja de horas) se capitalizará solo si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto es elegible para capitalización – El proyecto debe estar configurado correctamente, incluyendo una fecha de implementación o fecha de finalización (según la configuración), la elegibilidad para capitalización habilitada y un perfil de capitalización asignado, tal como se describe en la sección Configuración del proyecto.

• El registro de la hoja de horas se encuentra dentro de una fecha de inicio del proyecto y una fecha de implementación, o dentro de una fecha de inicio del proyecto y una fecha de finalización (según la configuración) – El período del registro de la hoja de horas debe estar dentro de las fechas de inicio/implementación o de inicio/finalización del proyecto para ser capitalizable.

• La tabla de tarifas y el tipo de gasto del recurso son capitalizables – La tabla de tarifas asignada al recurso debe estar configurada como capitalizable, y el tipo de gasto asociado a ella debe tener un porcentaje de capitalización superior al 0%.

• La fecha financiera del valor real debe estar dentro del período válido para capitalización–

  • Después de la Capitalization Lock Date – Los valores reales registrados antes de esta fecha están bloqueados y no pueden capitalizarse.

  • Antes de la Fecha de Implementación o Fecha de finalización del proyecto (según la configuración) – Los valores reales registrados después de esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero bloqueado – Solo se capitalizarán los valores reales registrados en un mes financiero cerrado. Si el período aún está abierto, los valores reales no se procesarán para capitalización.

Si se cumplen todas las condiciones anteriores, el sistema calcula el monto de capitalización según el porcentaje de capitalización establecido en el tipo de gasto de la tabla de tarifas del recurso. Este porcentaje determina la parte del costo real del recurso (según los registros de la hoja de horas) que se clasifica como CapEx en lugar de OpEx.