La capitalización eficaz de los costos no relacionados con recursos es esencial para garantizar informes financieros precisos, mantener el cumplimiento de las normas contables y maximizar el valor de las inversiones de capital. Capitalizar los costos no relacionados con recursos — como compras de equipos, licencias de software u honorarios de consultoría externa — garantiza que estos gastos se asignen correctamente a lo largo del tiempo, en lugar de registrarse en su totalidad como gasto de inmediato. Este enfoque alinea la planeación financiera con los ciclos de vida de los proyectos, proporcionando una representación más precisa de los costos y beneficios del proyecto.

Para garantizar la capitalización precisa de los costos no relacionados con recursos, debe asegurarse de lo siguiente:

• Configuración de tipos de gastos – Los tipos de gastos deben configurarse como capitalizables, con un porcentaje de capitalización superior a 0%.

• Elegibilidad de capitalización del proyecto – El proyecto debe configurarse como elegible para capitalización, lo que significa que ha sido marcado explícitamente como una inversión de capital en lugar de un gasto operativo, garantizando que los costos asociados con él puedan capitalizarse conforme a las políticas financieras y las normas contables.

Este artículo brinda orientación sobre cómo configurar los tipos de gastos y configurar los proyectos. También explica los cálculos de capitalización tanto para los pronósticos como para los valores reales de costos no relacionados con recursos.

Para permitir la capitalización precisa de los pronósticos de costos no relacionados con recursos, es fundamental configurar correctamente los tipos de gastos, ya que estos determinan qué costos se pueden capitalizar. Los siguientes pasos describen cómo configurar los tipos de gastos para garantizar que se capitalicen de manera adecuada.

• Vaya a la página de configuración de Tipos de gastos, accesible desde la página de Administración Financiera.

• Para cada tipo de gasto relevante, configure el Capitalization Percentage con un valor superior a 0%. Esto determina la parte del gasto que es elegible para capitalización.

• Si la amortización está habilitada, configure los siguientes ajustes (no es necesario en caso contrario):

  • configure el Disparador de Amortización como ‘Immediate’ o ‘Implementation’, según cuándo deba comenzar la amortización.

  • Defina el Período de amortización para especificar la cantidad de meses durante los cuales se amortizarán los costos.

Para que un costo no relacionado con recursos pueda capitalizarse, el proyecto al que se contabiliza debe estar configurado como elegible para capitalización.

Los siguientes valores se pueden configurar desde la página de Detalles del proyecto o mediante la funcionalidad de edición masiva de Detalles del proyecto:

1. Elegibilidad de capitalización

   • Configure el indicador Es elegible para capitalizar costos en ‘Sí’ si el proyecto es elegible para capitalización.

2. Fecha de Implementación o Fecha de finalización (según la configuración)

   • Establezca una Fecha de Implementación en el proyecto. Esta fecha es fundamental para determinar cuándo finaliza la capitalización y, si corresponde, cuándo comienzan los procesos de amortización. Si la amortización comienza en la implementación, esta fecha marca el punto de transición entre la capitalización y el reconocimiento del gasto.

   • Establezca una Fecha de finalización en el proyecto. Esta fecha es fundamental para determinar cuándo finaliza la capitalización y, si corresponde, cuándo comienzan los procesos de amortización. Si la amortización comienza en la implementación, esta fecha marca el punto de transición entre la capitalización y el reconocimiento del gasto.

3. Período de amortización

   1. Si la amortización está habilitada, asegúrese de que el Período de amortización sea mayor que 0 para que el proyecto sea elegible para capitalización. Este período determina la duración durante la cual se amortizan los costos capitalizados. De lo contrario, deje este valor en 0.

Como se describe en el artículo El proceso de capitalización: cómo funciona, el proceso de capitalización determina los montos capitalizados para los registros financieros según reglas predefinidas.

Un registro de pronóstico se capitalizará únicamente si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto está configurado como elegible para capitalización.

• La fecha financiera del pronóstico se encuentra:

  • Después de la Capitalization Lock Date – Los pronósticos anteriores a esta fecha están bloqueados y no se pueden capitalizar.

  • Antes de la Fecha de Implementación del proyecto o la Fecha de finalización del proyecto (según la configuración) – Los pronósticos posteriores a esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero abierto – Los pronósticos en períodos cerrados o bloqueados no se procesarán para capitalización.

• El tipo de gasto vinculado al pronóstico tiene un porcentaje de capitalización superior a 0%.

Si un pronóstico cumple con todas las condiciones anteriores, los montos de capitalización se determinan de la siguiente manera:

• Pronósticos ingresados manualmente o editados de forma masiva usando la 'Financial Forecast Bulk Edit' funcionalidad:

  • El sistema aplica el porcentaje de capitalización definido en la configuración del tipo de gasto.

• Pronósticos cargados mediante la edición masiva 'Non-Resource Actuals and Forecasts':

  • El valor del porcentaje de capitalización proporcionado en el archivo cargado reemplaza la configuración del tipo de gasto, lo que garantiza flexibilidad en los ajustes financieros.

Un registro de valores reales se capitalizará únicamente si se cumplen todas las siguientes condiciones:

• El proyecto está configurado como elegible para capitalización.

• El costo real se registra utilizando el archivo de edición masiva Financial Actuals Bulk Edit o Non-Resource Actuals & Forecast.

  • Los valores reales ingresados manualmente no son elegibles para capitalización, ya que estos registros toman por defecto un porcentaje de capitalización de 0%. El porcentaje de capitalización para los valores reales se determina explícitamente en el momento del registro mediante el archivo Financial Actuals Bulk Edit o Non-Resource Actuals & Forecast bulk edit, lo que garantiza el cumplimiento de las políticas financieras y los acuerdos contractuales.

  • Tenga en cuenta que los formatos del valor Cap % difieren entre los dos archivos de edición masiva:

    • Financial Actuals Bulk Edit:

      • El valor debe estar entre 0 y 100. o entre 0% y 100%

        • 0 o 0%= No capitalizable

        • 100 o 100% = Totalmente capitalizable (100%)

        • Ejemplo: 60 o 60% = 60% capitalizable

    • Non-Resource Actuals & Forecast Bulk Edit:

      • El valor debe estar entre 0 y 1.

        • 0 = No capitalizable

        • 1 = Totalmente capitalizable (100%)

        • Los valores deben ingresarse como decimales (por ejemplo, 0.6 = 60% capitalizable).

• La fecha financiera del valor real debe:

  • Después de la Capitalization Lock Date – Los valores reales contabilizados antes de esta fecha están bloqueados y no se pueden capitalizar.

  • Antes de la Fecha de Implementación del proyecto o la Fecha de finalización del proyecto (según la configuración) – Los valores reales contabilizados después de esta fecha se consideran costos operativos.

  • Dentro de un período financiero bloqueado – Solo se capitalizarán los valores reales contabilizados en un mes financiero cerrado. Si el período aún está abierto, los valores reales no se procesarán para capitalización.

• El valor del porcentaje de capitalización proporcionado en el archivo cargado reemplaza la configuración del tipo de gasto, lo que garantiza flexibilidad en los ajustes financieros.

Si un valor real cumple con todas las condiciones anteriores, el monto de capitalización se determina de la siguiente manera:

• El porcentaje de capitalización utilizado para calcular el monto de capitalización es el porcentaje especificado en el momento en que se cargó el registro.

• Si no se proporciona un porcentaje de capitalización en el archivo cargado, el registro de valor real se clasifica automáticamente como Gastos operativos y no se capitalizará.