Personalizar las columnas del tablero

Las columnas del tablero mantienen las tarjetas del tablero organizadas en sus diferentes etapas de progreso. Se pueden utilizar para crear un flujo de trabajo en el que las tarjetas se arrastran y sueltan fácilmente entre columnas, desde la etapa inicial hasta la final. O bien, simplemente pueden servir como un lugar para llevar un registro de la cantidad de tareas abiertas en una etapa determinada.

De forma predeterminada, un tablero nuevo tiene las siguientes tres columnas:

• No Iniciado

• En progreso

• Completado

Sin embargo, puede cambiar estas columnas para reflejar cualquier estado que su tablero requiera. No hay límite en la cantidad de columnas que puede agregar a un tablero, y estas se pueden organizar como desee, para adaptarse al flujo de trabajo que requiera el tablero.

NOTA: El estado de las tareas en la columna derecha de un tablero siempre se establece en Completado, independientemente del nombre de la columna. El estado de las tareas en las columnas anteriores se establece en Abierto.

Puede personalizar las columnas del tablero en el momento de la creación del tablero, o navegando a la página de configuración del tablero si el tablero ya existe.

• Para acceder a la página de configuración del tablero, haga clic en el botón Editar en la parte superior derecha del tablero o de la página de backlog.

  

  Nota: Solo los propietarios del tablero pueden acceder a la página de configuración del tablero y personalizar los temas.

La sección de columnas del tablero, dentro de la página de configuración del tablero, le permite crear columnas nuevas, actualizar la definición de una columna o eliminar columnas existentes.

• Para agregar una columna nueva, haga clic en el botón Agregar columna.

• Para reordenar las columnas, haga clic y arrastre el borde de la tarjeta de columna.

• Para eliminar una columna, haga clic en el ícono x.

Cada columna se define mediante los siguientes campos:

• Estado: Cada columna debe tener un nombre de estado. El estado indica la etapa actual de las tareas dentro de la columna (por ejemplo, No iniciado, En progreso, Completado).

• Marcar como completado: Indica que las tareas en esta columna están finalizadas. Consulte la sección sobre estados 'Completado' más abajo para obtener más información sobre este campo.

• Propietarios: Especifica las personas responsables de supervisar las tareas dentro de esta columna.

• Tiempo de resolución: Define la duración máxima que las tareas deben permanecer en esta columna antes de avanzar.

• Decisiones automatizadas: Asigna automáticamente decisiones a los propietarios designados de la columna cuando las tareas se mueven a la columna. Encontrará más detalles en la sección dedicada más abajo.
  

NOTA: Debe guardar los cambios para que se apliquen.

En muchos tableros de flujo de trabajo o Kanban, las columnas se organizan de izquierda a derecha para reflejar el avance de las tareas desde el inicio hasta el final, y la columna más a la derecha suele indicar el estado 'Completado' o 'Hecho'. Esta última columna marca el punto en el que las tareas quedan completamente cerradas y no requieren ninguna acción adicional.

Sin embargo, algunos flujos de trabajo requieren múltiples estados 'Completado', donde distintos tipos de tareas pueden llegar a diferentes etapas finales. Por lo tanto, los propietarios del tablero pueden establecer varias columnas como 'Completado'. Esto garantiza que cualquier tarea movida a estas columnas se marque como completada, eliminándola de manera efectiva de los paneles de acciones de los asignados.

Cada columna 'Completado' está marcada con un ícono de insignia de verificación, que indica que representa un estado final y completamente cerrado para las tareas. Una vez que las tareas se mueven a estas columnas, se pueden archivar directamente seleccionando el ícono de archivo en el encabezado de la columna, lo que permite una gestión eficiente y la eliminación de tareas completadas de los flujos de trabajo activos.

Los flujos de trabajo de decisiones automatizadas dentro de los tableros de proceso se pueden utilizar para mejorar la eficiencia de la gestión de proyectos y ayudar a las PMO a mantener una gobernanza y supervisión rigurosas. Permite a los propietarios del tablero configurar columnas específicas de modo que, cuando una tarjeta se mueve a estas columnas, se cree automáticamente una decisión y se asigne a los propietarios de la columna.

Beneficios clave:

• Activadores de decisiones automatizadas: Cuando una tarjeta se mueve a una columna en particular, se crea automáticamente una decisión y se asigna a los propietarios de la columna. Esto es particularmente importante en procesos como la admisión de proyectos o las revisiones de Stage Gate, donde se requieren aprobaciones para avanzar. Esta función garantiza que las decisiones se inicien automáticamente cuando sea necesario. Esto ayuda a evitar demoras, ya que las decisiones se asignan de inmediato a los propietarios correspondientes sin necesidad de intervención manual, lo que mantiene a los proyectos avanzando sin contratiempos en cada etapa.

• Seguimiento y auditoría: Las decisiones automatizadas se vinculan directamente a la tarea asociada y aparecen en los paneles de acciones de los propietarios, lo que proporciona un registro claro y auditable. Esto mejora la responsabilidad y garantiza que todas las decisiones queden documentadas y sean fácilmente accesibles para su revisión.

• Mejora en la gestión del flujo de trabajo: Al integrar activadores de decisiones automatizadas directamente en los tableros de proceso, los gerentes de proyecto y las PMO pueden garantizar que los puntos de decisión críticos dentro de los flujos de trabajo se aborden de manera consistente.

Las decisiones automatizadas se crearán como decisiones de seguimiento en la tarea específica del tablero, y el propietario de la columna recibirá la notificación de la decisión en Mis elementos.