As colunas do quadro mantêm os cartões organizados em seus vários estágios de progresso. Elas podem ser usadas para criar um fluxo de trabalho onde os cartões são facilmente arrastados e soltos entre colunas, do início ao fim! Ou podem simplesmente servir como um lugar para acompanhar o número de tarefas abertas em qualquer estágio!
Por padrão, um novo quadro possui as três colunas a seguir:
Não Iniciado
Em Andamento
Concluído
No entanto, você pode alterar essas colunas para refletir qualquer status que seu quadro exija. Não há limite para o número de colunas que você pode adicionar a um quadro, e elas podem ser organizadas como preferir, para se adequar ao fluxo de trabalho que o quadro requer.
NOTA: O status das tarefas na coluna mais à direita de um quadro é sempre definido como Concluído, independentemente do nome da coluna. O status das tarefas nas colunas anteriores é definido como Aberto.
Página de configurações do quadro
Você pode personalizar as colunas do quadro no momento da criação do quadro, ou navegando até a página de configurações do quadro se o quadro já existir.
Para acessar a página de configurações do quadro, clique no botão Editar no canto superior direito do quadro ou da página de backlog.
Nota: Apenas os proprietários do quadro podem acessar a página de configurações do quadro e personalizar temas.
Personalizando colunas do quadro
A seção de colunas do quadro na página de configurações permite criar novas colunas, atualizar a definição da coluna ou excluir colunas existentes.
Para adicionar uma nova coluna, clique no botão Adicionar Coluna.
Para reordenar colunas, clique e arraste pela borda do cartão da coluna.
Para excluir uma coluna, clique no ícone x.
Cada coluna é definida pelos seguintes campos:
Status: Cada coluna deve ter um nome de status. O status indica o estágio atual das tarefas dentro da coluna (por exemplo, Não Iniciado, Em Andamento, Concluído).
Marcar como Concluído: Indica que as tarefas nesta coluna estão concluídas. Consulte a seção Estados Concluídos abaixo para saber mais sobre este campo.
Proprietários: Especifica os indivíduos responsáveis por supervisionar as tarefas dentro desta coluna.
Tempo de Resolução: Define uma duração máxima que as tarefas devem permanecer nesta coluna antes de avançar.
Decisões Automatizadas: Atribui automaticamente decisões aos proprietários designados da coluna sempre que tarefas são movidas para a coluna. Mais detalhes podem ser encontrados na seção dedicada abaixo.
NOTA: Você precisa salvar as alterações para que sejam aplicadas.
Flexibilidade Aprimorada com Múltiplos Estados 'Concluído' em Quadros de Processo
Em muitos quadros de fluxo de trabalho ou Kanban, as colunas são organizadas da esquerda para a direita para refletir a progressão das tarefas do início ao fim, com a coluna mais à direita indicando tipicamente o estado 'Concluído' ou 'Feito'. Esta coluna final marca o ponto onde as tarefas são totalmente encerradas, sem necessidade de ação adicional.
No entanto, alguns fluxos de trabalho requerem múltiplos estados 'Concluído', onde diferentes tipos de tarefas podem atingir diferentes estágios finais. Os proprietários do quadro podem, portanto, definir múltiplas colunas como 'Concluído'. Isso garante que qualquer tarefa movida para essas colunas seja marcada como concluída, removendo-a efetivamente dos painéis de ação dos responsáveis.
Cada coluna 'Concluído' é marcada por um ícone de distintivo de verificação, indicando que representa um estado final e totalmente encerrado para as tarefas. Uma vez que as tarefas são movidas para essas colunas, elas podem ser arquivadas diretamente selecionando o ícone de arquivo no cabeçalho da coluna, permitindo um gerenciamento eficiente e a remoção de tarefas concluídas dos fluxos de trabalho ativos.
Fluxos de Trabalho de Decisões Automatizadas
Os Fluxos de Trabalho de Decisões Automatizadas dentro dos quadros de processo podem ser usados para aumentar a eficiência do gerenciamento de projetos e apoiar os PMOs na manutenção de governança e supervisão rigorosas. Permite que os proprietários do quadro configurem colunas específicas para que, quando um cartão é movido para essas colunas, uma decisão seja automaticamente criada e atribuída aos proprietários da coluna.
Principais Benefícios:
Gatilhos de Decisão Automatizados: Quando um cartão é movido para uma coluna específica, uma decisão é automaticamente criada e atribuída aos proprietários da coluna. Isso é particularmente importante em processos como intake de projetos ou revisões de stage gate, onde aprovações são necessárias para avançar. Este recurso garante que as decisões sejam automaticamente iniciadas quando necessário. Isso ajuda a evitar atrasos, pois as decisões são prontamente atribuídas aos proprietários relevantes sem necessidade de intervenção manual, mantendo os projetos progredindo suavemente em cada estágio.
Rastreamento e Auditoria: As decisões automatizadas estão vinculadas diretamente à tarefa associada e aparecem nos painéis de ação dos proprietários, fornecendo um rastro claro e auditável. Isso aumenta a responsabilidade e garante que todas as decisões sejam documentadas e facilmente acessíveis para revisão.
Gerenciamento de Fluxo de Trabalho Aprimorado: Ao integrar gatilhos de decisão automatizados diretamente nos quadros de processo, gerentes de projeto e PMOs podem garantir que os pontos de decisão críticos nos fluxos de trabalho sejam consistentemente tratados.
As decisões automatizadas serão criadas como decisões de acompanhamento na tarefa específica do quadro e o proprietário da coluna receberá a notificação da decisão em seus Meus Itens.