Protected Document Workflow en las aprobaciones de Stage Gate

Cuando su organización utiliza stage gates con flujos de trabajo de aprobación, los documentos suelen desempeñar un papel central — casos de negocio, especificaciones de diseño, evaluaciones de riesgo y otros archivos se cargan como parte del proceso de aprobación.

La función Protected Document Workflow garantiza que estos documentos se conserven, se versionen y estén protegidos durante todo el ciclo de vida de la aprobación.

Este artículo explica cómo funciona la protección de documentos, qué sucede con los documentos cuando se reinicia y se vuelve a enviar un stage gate, y cómo se mantiene el historial de versiones.

El Protected Document Workflow es una función opcional que, cuando los administradores de proyecto la habilitan, ofrece protecciones adicionales para los documentos involucrados en los flujos de trabajo de aprobación de proyectos:

• ✅ Los documentos cargados como parte de una acción de aprobación se marcan como protegidos

• ✅ Los documentos protegidos no pueden eliminarse por ningún usuario

• ✅ Solo se puede cambiar la descripción del documento protegido; todos los demás metadatos son de solo lectura.

Nota: Esta función se controla mediante un indicador de función a nivel de todo el sistema llamado Protect Documents in project approval workflows (que se encuentra en el grupo de funciones Project Workflow, en la página Setup Feature). Cuando esta función está desactivada, los documentos se comportan de manera normal.

Cuando un stage gate usa un flujo de trabajo de aprobación (por ejemplo, un tablero de procesos), el flujo típico es el siguiente:

1. El usuario carga documentos en la acción de aprobación (tarjeta de tarea)
         ↓
2. La acción avanza a través del flujo de trabajo de aprobación
         ↓
3. Cuando la acción llega al punto de sincronización designado,
   los documentos se copian de la acción al proyecto
         ↓
4. Los documentos ahora aparecen en el registro del proyecto

Qué se sincroniza

• Todos los documentos adjuntos a la acción de aprobación se copian a la carpeta de documentos del proyecto.

• Cada documento sincronizado conserva un enlace a su origen, de modo que el sistema puede identificar de qué acción proviene.

• Los documentos se asocian mediante su clave de propiedad de origen — esto significa que el sistema sabe con qué campo de carga específico (propiedad personalizada) se relaciona el documento, incluso si existen varios campos de documentos en la misma acción.