Quando sua organização utiliza portões de fase com fluxos de trabalho de aprovação, os documentos frequentemente desempenham um papel central — casos de negócio, especificações de design, avaliações de risco e outros arquivos são carregados como parte do processo de aprovação.
O recurso Fluxo de Trabalho de Documento Protegido garante que esses documentos sejam preservados, versionados e protegidos ao longo do ciclo de vida de aprovação.
Este artigo explica como funciona a proteção de documentos, o que acontece com os documentos quando um portão de fase é reiniciado e reenviado, e como o histórico de versões é mantido.
O Que É o Fluxo de Trabalho de Documento Protegido?
O Fluxo de Trabalho de Documento Protegido é um recurso opcional que, quando habilitado pelos administradores do projeto, fornece salvaguardas adicionais para documentos envolvidos em fluxos de trabalho de aprovação de projetos:
✅ Documentos carregados como parte de uma ação de aprovação são marcados como protegidos
✅ Documentos protegidos não podem ser excluídos por nenhum usuário
✅ Apenas a descrição do documento protegido pode ser alterada; todos os outros metadados são somente leitura.
Nota: Este recurso é controlado por um sinalizador de recurso em todo o sistema chamado Proteger Documentos em fluxos de trabalho de aprovação de projetos (encontrado no grupo de recursos Fluxo de Trabalho de Projeto na página Configurar Recursos). Quando este recurso está desativado, os documentos se comportam normalmente.
Como os Documentos São Sincronizados com os Projetos
Quando um portão de fase utiliza um fluxo de trabalho de aprovação (por exemplo, um quadro de processos), o fluxo típico é:
1. User uploads documents to the approval action (task card)
↓
2. The action progresses through the approval workflow
↓
3. When the action reaches the designated sync point,
documents are copied from the action to the project
↓
4. Documents now appear on the project record
O Que É Sincronizado
Todos os documentos anexados à ação de aprovação são copiados para a pasta de documentos do projeto.
Cada documento sincronizado mantém um vínculo com sua fonte original, para que o sistema possa rastrear de qual ação ele veio.
Os documentos são correspondidos pela sua chave de propriedade de origem — isso significa que o sistema sabe a qual campo de upload específico (propriedade personalizada) o documento está relacionado, mesmo que existam vários campos de documento na mesma ação.