El proceso de cierre de mes marca la transición de un período financiero abierto a uno cerrado. Una vez que se bloquea un mes financiero, los pronósticos y los valores reales de ese mes se vuelven fijos y de solo lectura. Esto proporciona un corte financiero claro, garantizando que los informes sean estables y auditables.
Bloquear el mes también activa un recálculo del Pronóstico anual completo (FYF). El FYF se compone de:
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Valores reales de todos los meses que se han bloqueado, más
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Pronósticos de los meses que aún están abiertos.
Este cálculo es de importancia crítica porque proporciona a la organización una estimación confiable y actualizada del costo del proyecto al finalizar. En otras palabras, combina lo que ya se ha gastado (valores reales) con el pronóstico más reciente de lo que aún se espera gastar (meses abiertos). A medida que los meses se bloquean progresivamente, el FYF se pondera cada vez más hacia los costos reales, brindando a las partes interesadas mayor confianza en la precisión de las proyecciones financieras.
Una vez que se bloquea un mes, los pronósticos y los valores reales no pueden ser editados por usuarios estándar. Solo los Administradores financieros pueden realizar ajustes controlados (como devengos o correcciones), lo que garantiza que, si bien los ajustes financieros genuinos aún se pueden reflejar, se preserve la integridad del período bloqueado.
Qué puede variar entre organizaciones
Si bien los principios del proceso de cierre de mes son los mismos, los pasos exactos y los tiempos pueden variar según cómo su organización gestione los datos financieros.
Las diferencias comunes incluyen:
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Cuándo se bloquea el mes – la fecha de bloqueo generalmente la establece Finanzas y puede variar según el calendario de cierre de su organización.
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Gestión de facturas – si las facturas se ingresan manualmente en Fluid, se cargan en bloque o se alimentan desde un sistema financiero integrado.
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Uso de devengos – si se requieren devengos, y cómo se calculan y aprueban.
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Cronograma de las fuentes de datos – cuándo se reciben y procesan las actualizaciones de ERP u otros sistemas financieros.