P: ¿Qué notificaciones por correo electrónico se envían desde los tableros de proceso?
R: Los tableros de proceso envían automáticamente notificaciones por correo electrónico en las etapas clave del flujo de trabajo para mantener informadas a las partes interesadas y garantizar que el trabajo avance sin demoras. Las notificaciones se activan según acciones como nuevas solicitudes, asignaciones, transiciones de etapa, aprobaciones y finalización.
Eventos de notificación y destinatarios
1 - Cuando se envía una nueva solicitud de trabajo
Se envía un correo electrónico a los propietarios del tablero para notificarles que se ha generado una nueva solicitud.
2 - Cuando alguien es asignado recientemente a una solicitud de trabajo
Se envía un correo electrónico al nuevo responsable asignado:
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Si el responsable asignado es una persona, esa persona recibe el correo electrónico.
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Si el responsable asignado es un equipo o Work Hub, el correo electrónico se envía a los propietarios de ese equipo/Work Hub.
3 - Cuando una tarjeta se mueve a una columna con propietarios de columna
Se envía un correo electrónico a los propietarios de la columna para notificarles que el elemento ha entrado en su etapa del proceso.
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La persona que movió la tarjeta queda excluida de esta notificación.
4 - Cuando una tarjeta se mueve a una columna con un aprobador
Se envía un correo electrónico a los aprobador(es) para notificarles que el elemento está listo para revisión o decisión.
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Si hay varios aprobadores o propietarios definidos en la columna, cada uno de ellos recibe el correo electrónico.
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La persona que movió la tarjeta queda excluida de esta notificación.
5 - Cuando una solicitud de trabajo se cierra o se completa
Se envía un correo electrónico al solicitante original para confirmar que la solicitud se ha completado, incluyendo su estado final.
Estas notificaciones garantizan que las personas correctas estén informadas en el momento adecuado a medida que el trabajo avanza a través del tablero de proceso.
Nota: Las notificaciones por correo electrónico se activan automáticamente según la configuración del tablero (propietarios, responsables asignados y aprobadores), por lo que es importante que estas funciones estén configuradas correctamente para garantizar que se notifique a los destinatarios correctos.