Registro de tiempo en subproyectos

La función Registro de tiempo en subproyectos permite que los recursos asignados a nivel del proyecto principal registren tiempo directamente en cualquier subproyecto dentro de esa estructura. Esto reduce la necesidad de asignaciones de recursos repetidas entre proyectos y subproyectos, brinda a los gerentes de proyecto un mayor control sobre la planeación de recursos, minimiza la carga administrativa y garantiza que los equipos puedan concentrarse en la ejecución en lugar de en las asignaciones manuales de recursos.

Esta función es especialmente valiosa en entornos Agile, donde las organizaciones suelen estructurar los proyectos en torno a un producto (proyecto principal) con flujos de trabajo o flujos de valor (subproyectos) que representan iteraciones o flujos de trabajo distintos alineados con los objetivos del negocio. Con esta nueva función, el compromiso general de recursos se gestiona a nivel del producto (proyecto principal), mientras que los equipos pueden registrar tiempo a nivel del flujo de trabajo o flujo de valor, lo que garantiza un seguimiento preciso de los valores reales sin la sobrecarga administrativa de asignaciones repetidas.

Para activar el registro de tiempo en subproyectos, un administrador de proyecto debe configurar los ajustes del proyecto principal.

Pasos para habilitar:

1. Vaya a la página de Configuración del Proyecto del proyecto principal.

2. Ubique la opción ‘Allow Time Booking to Child Projects’ en la sección Financial.

3. Habilite esta opción para permitir el registro de tiempo en sus subproyectos.

4. Guarde los cambios para aplicar la configuración.

Esta configuración garantiza que los recursos asignados a nivel del proyecto principal puedan registrar tiempo en los subproyectos sin necesidad de asignaciones independientes.

Tenga en cuenta que los administradores de proyecto también pueden usar la funcionalidad de edición masiva de Detalles del proyecto para actualizar esta configuración en varios proyectos a la vez.

Con el registro de tiempo en subproyectos habilitado, la asignación de recursos y la gestión de la membresía del equipo siguen estos principios:

• Los recursos solo necesitan asignarse a nivel del proyecto principal, en lugar de a cada subproyecto individual.

• Esta asignación centralizada proporciona una única fuente de verdad, lo que garantiza que los gerentes de proyecto tengan visibilidad completa de los compromisos de recursos.

• Al consolidar las asignaciones en un solo lugar, resulta más fácil hacer seguimiento de la utilización de recursos, planear asignaciones futuras y evitar la sobreasignación.

• Este enfoque reduce el esfuerzo administrativo, lo que permite que los equipos se concentren en la ejecución en lugar de gestionar múltiples asignaciones.

• Aunque los recursos se asignan a nivel del proyecto principal, no todos los miembros del equipo participarán en cada subproyecto.

• Para garantizar que los recursos solo puedan registrar tiempo en los subproyectos en los que trabajan activamente, deben agregarse como miembros del equipo a esos subproyectos específicos.

• Este paso garantiza un seguimiento preciso de los valores reales y evita registros de tiempo incorrectos, a la vez que mantiene la flexibilidad para que los gerentes de proyecto controlen el acceso.

Una vez habilitado el registro de tiempo en subproyectos, los recursos pueden registrar fácilmente su tiempo dentro de sus hojas de horas:

• Los subproyectos vinculados a un proyecto principal aparecerán automáticamente en la hoja de horas del recurso.

• Los recursos pueden elegir entre registrar tiempo en el proyecto principal o seleccionar un subproyecto específico.

• Los recursos deben seleccionar el proyecto en el que trabajaron, elegir la tarea específica realizada e ingresar las horas trabajadas.

• Si un recurso trabajó en varias tareas dentro de un proyecto, puede crear entradas adicionales de la hoja de horas para reflejar con precisión el tiempo dedicado a las diferentes actividades.