Tareas de cálculo automático: cómo se determinan el estado y el % completado

Una tarea del cronograma se puede configurar para calcularse automáticamente. Sus fechas, duración, % completado y estado se derivan entonces de las subtareas que tiene debajo, de modo que una tarea principal (de resumen) informa lo que ocurre debajo de ella sin que nadie la actualice manualmente.

Este artículo explica qué asume el cálculo automático, cómo se calcula exactamente el porcentaje en cada configuración de Tipo de progreso, cómo se deriva el estado de ello y por qué el RAG se comporta de manera diferente al resto.

Qué cambia el cálculo automático en la tarea principal

Los campos calculados pasan a ser de solo lectura en la tarea principal: aparecen atenuados, porque cualquier valor que escribiera se sobrescribiría la próxima vez que cambiara una subtarea.

El cálculo automático se establece por tarea. Los proyectos también pueden activar calcular automáticamente la tarea principal cuando se agrega una subtarea, lo que hace que una tarea pase a calcularse automáticamente la primera vez que recibe una tarea secundaria y devuelve el control si se elimina su última tarea secundaria.

Los hitos y las tareas vinculadas a un sistema externo (por ejemplo, Jira o Azure DevOps) no pueden ser tareas principales de cálculo automático, ya que sus fechas provienen de otro lugar.

Qué subtareas cuentan

• Solo las tareas secundarias directas. Una tarea principal se calcula a partir de las tareas que están inmediatamente debajo de ella en el esquema del cronograma. Cuando una de ellas es a su vez una tarea de resumen, ya ha consolidado sus propias tareas secundarias, de modo que los totales se acumulan nivel por nivel.

• Las tareas L5 se excluyen por completo — de las fechas de la tarea principal, de su duración y de su % completado. Consulte Sacar una tarea de la consolidación más abajo.

• Las tareas inactivas y las programadas externamente conservan sus propias fechas y no dependen de la tarea principal.

Cómo se calcula el % completado

A cada subtarea se le asigna un peso, de modo que una porción de trabajo más grande mueve la tarea principal más que una pequeña. De dónde proviene el peso lo define el Tipo de progreso, en la configuración del cronograma del proyecto:

Nota. En el modo Horas, el peso son las horas asignadas a una tarea, no las horas reservadas en ella. Las horas reservadas aún pueden influir en el resultado, pero de forma indirecta — consulte Dónde encajan las horas reservadas más abajo.

La lógica del cálculo

Solo intervienen las subtareas directas. Para cada una:

1. Calcule su proporción del total — su propio peso dividido entre el peso de todas las subtareas juntas (sus días respecto al total de días, o sus horas respecto al total de horas).

2. Multiplique esa proporción por el % completado propio de la subtarea. Esa es su contribución.

3. Sume las contribuciones para obtener el % completado de la tarea principal.

proporción de una subtarea = su propio peso ÷ el peso total de todas las subtareas
su contribución            = esa proporción × su propio % completado
% de la tarea principal    = todas las contribuciones sumadas

El resultado se redondea hacia abajo. Una tarea principal que está en 99,7% muestra 99%, y 100% solo aparece cuando la aritmética llega exactamente a 100.

Tres detalles de ponderación que conviene conocer:

• Los hitos y la configuración Hitos de duración cero. Un cronograma se puede configurar para mostrar los hitos como de duración cero. En cualquier caso, un hito tiene un peso de 1 en el modo Duración: con la configuración activada, su duración es 0 y el cálculo lo sustituye por 1 para que el hito no se ignore; y con la configuración desactivada, un hito de un solo día mide 1 día hábil de todos modos. Por lo tanto, cambiar la configuración no mueve ningún porcentaje de la tarea principal. Tampoco cambia las fechas de la tarea principal — una tarea principal abarca el inicio más temprano y el fin más tardío de sus tareas secundarias, y un hito cae en la misma fecha con ambas configuraciones. Lo que cambia es la duración que se muestra en el propio hito (0 días en lugar de 1) y cómo la programación automática coloca las tareas que le siguen. En el modo Horas, un hito se pondera como cualquier otro elemento, por sus horas asignadas — que para la mayoría de los hitos son ninguna, de modo que queda fuera del cálculo por completo.

• Una subtarea sin horas asignadas tiene un peso de cero en el modo Horas. No contribuye a ninguno de los lados de la suma, por lo que está visible en el plan pero ausente del cálculo. Si ninguna subtarea tiene horas asignadas, el peso total es cero y la tarea principal informa 0% / No Iniciado por más trabajo que se esté realizando debajo de ella. Un proyecto que hace seguimiento de porcentajes sin asignar horas debería permanecer en Duración.

Ejemplo práctico

Una tarea principal con dos subtareas:

Si se calcula por Duración

• La duración total de ambas tareas es de 15 días (10 + 5).

• La Tarea A representa dos tercios del tiempo total (10 de 15 días). La Tarea B representa un tercio (5 de 15 días).

• La Tarea A está a la mitad de su avance (50%). La Tarea B está totalmente completada (100%).

• Fluid combina estos valores:

  • Contribución de la Tarea A = 10/15 × 50% = 33,3%

  • Contribución de la Tarea B = 5/15 × 100% = 33,3%

• Sumadas, la tarea principal está 66,6% completada y, como la cifra se redondea hacia abajo, muestra 66%.

Si se calcula por Horas

• El total de horas asignadas en ambas tareas es 120 (40 + 80).

• La Tarea A representa un tercio del esfuerzo (40 de 120 horas). La Tarea B representa dos tercios (80 de 120 horas).

• La Tarea A está a la mitad de su avance (50%). La Tarea B está totalmente completada (100%).

• Fluid combina estos valores:

  • Contribución de la Tarea A = 40/120 × 50% = 16,6%

  • Contribución de la Tarea B = 80/120 × 100% = 66,6%

• Sumadas, la tarea principal está 83,3% completada y, redondeada hacia abajo, muestra 83%.

Qué muestra esto

• Con Duración, la Tarea A tiene más peso porque requiere más tiempo.

• Con Horas, la Tarea B tiene más peso porque requiere más esfuerzo.

• Por lo tanto, las mismas dos subtareas con el mismo avance dan a la tarea principal un porcentaje diferente en cada configuración — y por eso cambiar el Tipo de progreso a mitad del proyecto mueve visiblemente los números en cada línea de resumen.

Dónde encajan las horas reservadas

Cuando las Horas flexibles y las Hojas de horas están ambas activadas, el porcentaje propio de una tarea se calcula a partir de sus hojas de horas — horas reservadas divididas entre las horas asignadas — y esa cifra se limita al 99%. Por lo tanto, reservar horas nunca marca el trabajo como finalizado; un gerente de proyecto confirma la finalización estableciendo la tarea en Completado.

El efecto en una tarea principal: si todos los porcentajes de las subtareas provienen de reservas en hojas de horas, la tarea principal tampoco puede llegar al 100%, por lo que permanece En progreso en 99% o menos. Se completa una vez que las subtareas se marcan como Completado, lo que lleva sus porcentajes a 100.

Cómo se determina el estado

Una tarea del cronograma tiene cuatro estados: No Iniciado, En progreso, En Espera y Completado. Solo Completado finaliza una tarea.

El estado de la tarea principal se determina en dos pasos.

Paso 1 — ¿Están finalizadas todas las subtareas? Si todas las subtareas están en Completado, la tarea principal se trata como 100%, sin importar lo que digan los porcentajes individuales. Pasa a 100% / Completado, se cierra y su RAG cambia a Completado, registrado en su historial de RAG.

Paso 2 — De lo contrario, el estado sigue el porcentaje consolidado. Tenga en cuenta que este paso llega al mismo resultado en 100%: una tarea principal no necesita que todas las subtareas estén marcadas como Completado para completarse — necesita que los porcentajes sumen 100.

Por lo tanto, una tarea principal de cálculo automático solo muestra No Iniciado, En progreso o Completado. Nunca está En Espera: ninguna combinación de subtareas produce ese resultado.

Subtareas En Espera

En Espera es un estado abierto — pausa el trabajo en lugar de finalizarlo — y se comporta de manera diferente a los otros tres:

• No pausa la tarea principal. Una subtarea en pausa por debajo del 100% simplemente deja la tarea principal En progreso, junto con todo lo demás en curso. Y como una tarea En Espera puede mantener el 100%, un conjunto de subtareas todas en 100% lleva la tarea principal a Completado, ya sea que estén En Espera o Completado.

• Sigue contando en el porcentaje. Una subtarea En Espera aporta todo su peso y el porcentaje que mantenga, exactamente como lo haría una En progreso.

• Su propio porcentaje no se modifica. Editar el porcentaje de una tarea En Espera almacena el número y no cambia nada más: 0% no la devuelve a No Iniciado, y 100% no la completa. Todos los demás estados mantienen el porcentaje y el estado sincronizados — ingrese 100% en una tarea No Iniciado o En progreso y pasa a Completado; baje una tarea Completado a 60% y pasa a En progreso.

• No puede hacer que la tarea principal muestre En Espera. Una subtarea en pausa entre otras en curso simplemente deja la tarea principal En progreso.

Sacar una tarea de la consolidación

Para mantener una tarea en el plan pero fuera de las cifras de la tarea principal, establézcala en el nivel de promoción L5. Una tarea L5 conserva sus propias fechas, estado y porcentaje, pero todas las partes del cálculo de la tarea principal la omiten — las fechas, la duración y el % completado de la tarea principal se calculan como si la tarea no estuviera.

Úselo para el trabajo que no deba influir en el resumen: algo detenido indefinidamente, un marcador de posición, o trabajo del que se hace seguimiento aquí para dar visibilidad pero cuya responsabilidad e informe corresponden a otro lugar.

Antes de usar L5. Elimina una tarea de la verificación de finalización además de la aritmética. Una subtarea L5 sin finalizar no mantendrá abierta a su tarea principal: una vez que todas las subtareas que no son L5 estén en Completado, la tarea principal pasa a 100%, se cierra y cambia su RAG a Completado con el trabajo L5 aún pendiente. Establezca una tarea en L5 porque no debe influir en la tarea principal, no para ocultar algo que todavía hay que hacer.

Si la propia tarea principal debe informarse como En Espera, desactive el cálculo automático en esa tarea principal, lo que devuelve su estado, fechas y porcentaje al control manual.

Cómo una tarea principal llega al 100% sin que todas las subtareas estén completadas

El porcentaje es un total de los porcentajes de las subtareas, y hay un estado al que se le permite mantener el 100% sin estar finalizado: En Espera. Por lo tanto, una subtarea detenida en 100% mientras está En Espera cuenta como totalmente terminada en la aritmética, de modo que una tarea principal puede llegar al 100% aunque esa subtarea nunca se haya marcado como Completado. Cuando lo hace, se completa como cualquier otra tarea principal en 100%: el estado muestra Completado, la tarea principal se cierra y su RAG pasa a Completado.

Llegar al 100% es lo que completa una tarea principal. No espera a que todas las subtareas tengan el estado Completado.

Cómo se determina el RAG

El RAG no se consolida. Fluid no toma el peor RAG de las subtareas, y una subtarea Ámbar o Rojo no vuelve Ámbar o Rojo a su tarea principal. El RAG de una tarea de resumen es el criterio de quien sea responsable de esa línea.

Que usted pueda establecerlo depende de una sola cosa: el estado de la tarea principal.

• El estado no es Completado — el RAG es suyo. A diferencia del estado, las fechas y el % completado, que asume el cálculo automático, el campo RAG permanece editable en una tarea de resumen.

• El estado es Completado — el RAG queda bloqueado, mostrando Completado, y no se puede cambiar manualmente. Esto es lo que impide que una tarea muestre Completado con un RAG Verde o Rojo al lado.

Dos cosas cambian el RAG de una tarea principal automáticamente, y ambas se escriben en su historial de RAG:

Esas son las dos únicas formas en que se establece o se borra un RAG Completado. Para volver a hacer editable el RAG, la tarea principal tiene que salir de Completado — lo que, para una tarea principal de cálculo automático, significa que su consolidación vuelve a bajar por debajo del 100%, cuando se reabre una subtarea o se agrega una nueva. La segunda fila anterior es ese momento: el RAG se desbloquea y se restablece al valor predeterminado del proyecto a la vez.

Cualquier valor que el responsable establezca en el intervalo — Verde, Ámbar, Rojo — permanece tal como se estableció hasta que lo cambie o la tarea principal se complete. Cuando la gobernanza exige que una línea de resumen refleje los problemas que hay debajo, eso es un paso de revisión y no algo que realice la consolidación.

Ejemplo resuelto — los tres juntos

Una línea de resumen tal como aparece en el Gantt, con el Tipo de progreso establecido en Duración:

Lectura de la fila de la tarea principal:

• 66% — las tres tareas suman 9 días, por lo que cada una aporta su proporción de esos 9 días multiplicada por su propio avance: la extracción 5/9 × 100% = 55,5%, la depuración 2/9 × 50% = 11,1% y la carga 2/9 × 0% = 0%. Sumadas, eso da 66,6%, redondeado hacia abajo a 66. Un promedio simple de 100, 50 y 0 habría dado 50%; la tarea principal queda más alta porque la extracción es la tarea más larga, con 5 de los 9 días, de modo que terminarla mueve la tarea principal más que cualquiera de las otras.

• En progreso — no todas las subtareas están en Completado, así que se aplica el paso 2 y 66% significa En progreso. La tarea principal mostrará Completado una vez que la depuración y la carga lleguen al 100%.

• Verde, con una subtarea Ámbar debajo — la consolidación no lo establece ni lo reconcilia. El Ámbar de la tarea de depuración no llega a la tarea principal. El Verde de la tarea principal es lo que su responsable estableció por última vez, o el valor predeterminado del proyecto con el que comenzó, y cambia por sí solo únicamente cuando la consolidación llega al 100%, momento en el que pasa a Completado.

Cuándo se actualizan las cifras

La consolidación se ejecuta cuando una subtarea se guarda, se actualiza su porcentaje, se mueve a otra tarea principal, se agrega o se elimina. Se ejecuta en segundo plano, por lo que una tarea principal puede tardar unos segundos en ponerse al día y quizá haya que actualizar la página para mostrarla. Importar un plan — de MS Project, por ejemplo — recalcula todo el árbol del cronograma en una sola pasada.

Como cada nivel se calcula a partir de sus propias tareas secundarias directas, un cambio en lo profundo del plan se propaga hacia arriba nivel por nivel, en lugar de todo a la vez.