Tarefas Calculadas Automaticamente – Como o Status e o % Concluído São Determinados

Uma tarefa do cronograma pode ser configurada para calcular automaticamente. Suas datas, duração, % de conclusão e status passam então a ser derivados das subtarefas abaixo dela, de modo que uma tarefa pai (de resumo) informa o que está acontecendo abaixo dela sem que ninguém precise atualizá-la manualmente.

Este artigo aborda o que o cálculo automático assume, exatamente como o percentual é apurado em cada configuração de Tipo de progresso, como o status decorre dele e por que o RAG se comporta de forma diferente de todo o resto.

O que o cálculo automático altera na tarefa pai

Os campos calculados tornam-se somente leitura na tarefa pai — aparecem acinzentados, porque qualquer valor que você digitasse seria sobrescrito na próxima vez que uma subtarefa mudasse.

O cálculo automático é definido por tarefa. Os projetos também podem ativar calcular automaticamente a tarefa pai quando uma subtarefa é adicionada, o que torna uma tarefa calculada automaticamente na primeira vez que recebe uma tarefa filha e devolve o controle se sua última tarefa filha for removida.

Marcos e tarefas vinculadas a um sistema externo (por exemplo, Jira ou Azure DevOps) não podem ser tarefas pai calculadas automaticamente, pois suas datas vêm de outro lugar.

Quais subtarefas contam

• Apenas tarefas filhas diretas. Uma tarefa pai é calculada a partir das tarefas imediatamente abaixo dela na estrutura do cronograma. Quando uma delas é, por sua vez, uma tarefa de resumo, ela já consolidou suas próprias tarefas filhas, de modo que os totais se acumulam nível a nível.

• As tarefas L5 são totalmente excluídas — das datas da tarefa pai, de sua duração e de seu % de conclusão. Consulte Retirar uma tarefa da consolidação abaixo.

• Tarefas inativas e agendadas externamente mantêm suas próprias datas e não são controladas pela tarefa pai.

Como o % de conclusão é calculado

Cada subtarefa recebe um peso, de modo que uma parcela maior de trabalho move a tarefa pai mais do que uma pequena. De onde vem o peso é definido pelo Tipo de progresso, nas configurações do cronograma do projeto:

Observação. No modo Horas, o peso são as horas alocadas a uma tarefa, não as horas reservadas nela. As horas reservadas ainda podem influenciar o resultado, mas de forma indireta — consulte Onde as horas reservadas se encaixam abaixo.

A lógica do cálculo

Apenas as subtarefas diretas são consideradas. Para cada uma:

1. Calcule sua parcela do total — seu próprio peso dividido pelo peso de todas as subtarefas juntas (seus dias em relação ao total de dias, ou suas horas em relação ao total de horas).

2. Multiplique essa parcela pelo % de conclusão próprio da subtarefa. Essa é a sua contribuição.

3. Some as contribuições para obter o % de conclusão da tarefa pai.

parcela de uma subtarefa = seu próprio peso ÷ o peso total de todas as subtarefas
sua contribuição         = essa parcela × seu próprio % de conclusão
% da tarefa pai          = todas as contribuições somadas

O resultado é arredondado para baixo. Uma tarefa pai em 99,7% exibe 99%, e 100% só aparece quando a aritmética chega exatamente a 100.

Três detalhes de ponderação que vale a pena conhecer:

• Marcos e a configuração Marcos de duração zero. Um cronograma pode ser configurado para exibir marcos como de duração zero. De qualquer forma, um marco carrega um peso de 1 no modo Duração: com a configuração ativada, sua duração é 0 e o cálculo substitui por 1 para que o marco não seja ignorado; e com a configuração desativada, um marco de um único dia mede 1 dia útil de qualquer forma. Portanto, alternar a configuração não move nenhum percentual da tarefa pai. Também não altera as datas da tarefa pai — uma tarefa pai abrange o início mais cedo e o término mais tarde de suas tarefas filhas, e um marco cai na mesma data em ambas as configurações. O que muda é a duração exibida no próprio marco (0 dias em vez de 1) e como o agendamento automático posiciona as tarefas que o seguem. No modo Horas, um marco é ponderado como qualquer outro item, por suas horas alocadas — que, para a maioria dos marcos, são nenhuma, de modo que ele sai completamente do cálculo.

• Uma subtarefa sem horas alocadas tem peso zero no modo Horas. Ela não contribui para nenhum dos lados da soma, portanto fica visível no plano, mas ausente do cálculo. Se nenhuma subtarefa tiver horas alocadas, o peso total é zero e a tarefa pai informa 0% / Não iniciado por mais trabalho que esteja ocorrendo abaixo dela. Um projeto que acompanha percentuais sem alocar horas deve permanecer em Duração.

Exemplo na prática

Uma tarefa pai com duas subtarefas:

Se calculado por Duração

• A duração total de ambas as tarefas é de 15 dias (10 + 5).

• A Tarefa A representa dois terços do tempo total (10 de 15 dias). A Tarefa B representa um terço (5 de 15 dias).

• A Tarefa A está na metade da conclusão (50%). A Tarefa B está totalmente concluída (100%).

• O Fluid combina esses valores:

  • Contribuição da Tarefa A = 10/15 × 50% = 33,3%

  • Contribuição da Tarefa B = 5/15 × 100% = 33,3%

• Somadas, a tarefa pai está 66,6% concluída e, como o valor é arredondado para baixo, exibe 66%.

Se calculado por Horas

• O total de horas alocadas em ambas as tarefas é 120 (40 + 80).

• A Tarefa A representa um terço do esforço (40 de 120 horas). A Tarefa B representa dois terços (80 de 120 horas).

• A Tarefa A está na metade da conclusão (50%). A Tarefa B está totalmente concluída (100%).

• O Fluid combina esses valores:

  • Contribuição da Tarefa A = 40/120 × 50% = 16,6%

  • Contribuição da Tarefa B = 80/120 × 100% = 66,6%

• Somadas, a tarefa pai está 83,3% concluída e, arredondada para baixo, exibe 83%.

O que isso mostra

• Com Duração, a Tarefa A tem mais peso porque leva mais tempo.

• Com Horas, a Tarefa B tem mais peso porque exige mais esforço.

• As mesmas duas subtarefas no mesmo progresso dão, portanto, um percentual diferente à tarefa pai em cada configuração — e é por isso que alterar o Tipo de progresso no meio do projeto move visivelmente os números em cada linha de resumo.

Onde as horas reservadas se encaixam

Quando as Horas Flexíveis e as Planilhas de Horas estão ambas ativadas, o percentual próprio de uma tarefa é apurado a partir de suas planilhas de horas — horas reservadas divididas pelas horas alocadas — e esse valor é limitado a 99%. Portanto, reservar horas nunca marca o trabalho como finalizado; um gerente de projeto confirma a conclusão definindo a tarefa como Concluído.

O efeito em uma tarefa pai: se todo percentual de subtarefa vem de reservas em planilhas de horas, a tarefa pai também não pode chegar a 100%, então permanece Em andamento em 99% ou menos. Ela é concluída quando as subtarefas são marcadas como Concluído, o que leva seus percentuais a 100.

Como o status é determinado

Uma tarefa do cronograma tem quatro status: Não iniciado, Em andamento, Em espera e Concluído. Somente Concluído finaliza uma tarefa.

O status da tarefa pai é apurado em duas etapas.

Etapa 1 — Todas as subtarefas estão finalizadas? Se todas as subtarefas estiverem Concluído, a tarefa pai é tratada como 100%, independentemente do que digam os percentuais individuais. Ela vai para 100% / Concluído, é fechada e seu RAG muda para Concluído, registrado em seu histórico de RAG.

Etapa 2 — Caso contrário, o status segue o percentual consolidado. Observe que esta etapa chega ao mesmo resultado em 100%: uma tarefa pai não precisa que todas as subtarefas estejam marcadas como Concluído para ser concluída — precisa que os percentuais somem 100.

Uma tarefa pai calculada automaticamente, portanto, só exibe Não iniciado, Em andamento ou Concluído. Ela nunca fica Em espera: nenhuma combinação de subtarefas produz isso.

Subtarefas Em espera

Em espera é um status aberto — pausa o trabalho em vez de finalizá-lo — e se comporta de forma diferente dos outros três:

• Ela não pausa a tarefa pai. Uma subtarefa pausada abaixo de 100% simplesmente deixa a tarefa pai Em andamento, junto com tudo o mais em andamento. E como uma tarefa Em espera pode manter 100%, um conjunto de subtarefas todas em 100% leva a tarefa pai para Concluído, estejam elas Em espera ou Concluído.

• Ela ainda conta no percentual. Uma subtarefa Em espera contribui com todo o seu peso e com o percentual que mantém, exatamente como faria uma Em andamento.

• Seu próprio percentual não é alterado. Editar o percentual de uma tarefa Em espera armazena o número e não muda mais nada: 0% não a devolve para Não iniciado, e 100% não a conclui. Todos os outros status mantêm percentual e status em sincronia — insira 100% em uma tarefa Não iniciado ou Em andamento e ela passa a Concluído; reduza uma tarefa Concluído para 60% e ela passa a Em andamento.

• Ela não pode fazer a tarefa pai exibir Em espera. Uma subtarefa pausada entre outras em andamento simplesmente deixa a tarefa pai Em andamento.

Retirar uma tarefa da consolidação

Para manter uma tarefa no plano, mas fora dos números da tarefa pai, defina-a no nível de promoção L5. Uma tarefa L5 mantém suas próprias datas, status e percentual, mas todas as partes do cálculo da tarefa pai a ignoram — as datas, a duração e o % de conclusão da tarefa pai são todos apurados como se a tarefa não existisse.

Use isso para trabalhos que não devem moldar o resumo: algo parado por tempo indeterminado, um espaço reservado, ou trabalho acompanhado aqui para dar visibilidade, mas de responsabilidade e reportado em outro lugar.

Antes de usar o L5. Ele remove uma tarefa da verificação de conclusão, além da aritmética. Uma subtarefa L5 não finalizada não manterá sua tarefa pai aberta: assim que todas as subtarefas que não são L5 estiverem Concluído, a tarefa pai vai para 100%, é fechada e muda seu RAG para Concluído, com o trabalho L5 ainda pendente. Defina uma tarefa como L5 porque ela não deve moldar a tarefa pai, não para esconder algo que ainda precisa ser feito.

Se a própria tarefa pai precisar ser reportada como Em espera, desative o cálculo automático nessa tarefa pai, o que devolve seu status, datas e percentual ao controle manual.

Como uma tarefa pai chega a 100% sem que todas as subtarefas estejam concluídas

O percentual é um total dos percentuais das subtarefas, e um status pode manter 100% sem estar finalizado: Em espera. Uma subtarefa parada em 100% enquanto está Em espera conta, portanto, como totalmente concluída na aritmética, de modo que uma tarefa pai pode chegar a 100% mesmo que essa subtarefa nunca tenha sido marcada como Concluído. Quando isso ocorre, ela é concluída como qualquer outra tarefa pai em 100%: o status exibe Concluído, a tarefa pai é fechada e seu RAG passa para Concluído.

Chegar a 100% é o que conclui uma tarefa pai. Ela não espera que todas as subtarefas tenham o status Concluído.

Como o RAG é determinado

O RAG não é consolidado. O Fluid não usa o pior RAG das subtarefas, e uma subtarefa Âmbar ou Vermelho não torna sua tarefa pai Âmbar ou Vermelho. O RAG de uma tarefa de resumo é o julgamento de quem é responsável por aquela linha.

Se você pode defini-lo depende de uma coisa: o status da tarefa pai.

• Status diferente de Concluído — o RAG é seu. Ao contrário do status, das datas e do % de conclusão, que o cálculo automático assume, o campo RAG permanece editável em uma tarefa de resumo.

• Status igual a Concluído — o RAG fica bloqueado, exibindo Concluído, e não pode ser alterado manualmente. É isso que impede uma tarefa de exibir Concluído com um RAG Verde ou Vermelho ao lado.

Duas coisas alteram o RAG de uma tarefa pai automaticamente, e ambas são registradas em seu histórico de RAG:

Essas são as duas únicas formas de definir ou limpar um RAG Concluído. Para tornar o RAG editável novamente, a tarefa pai precisa deixar o status Concluído — o que, para uma tarefa pai calculada automaticamente, significa que sua consolidação volta a ficar abaixo de 100%, quando uma subtarefa é reaberta ou uma nova é adicionada. A segunda linha acima é esse momento: o RAG é desbloqueado e redefinido para o padrão do projeto ao mesmo tempo.

Qualquer valor que o responsável definir nesse intervalo — Verde, Âmbar, Vermelho — permanece como definido até que ele o altere ou a tarefa pai seja concluída. Quando a governança exige que uma linha de resumo reflita os problemas abaixo dela, isso é uma etapa de revisão, e não algo que a consolidação realiza.

Exemplo prático — os três juntos

Uma linha de resumo como aparece no Gantt, com o Tipo de progresso definido como Duração:

Lendo a linha da tarefa pai:

• 66% — as três tarefas totalizam 9 dias, então cada uma contribui com sua parcela desses 9 dias multiplicada pelo seu próprio progresso: a extração 5/9 × 100% = 55,5%, a limpeza 2/9 × 50% = 11,1% e a carga 2/9 × 0% = 0%. Somadas, isso dá 66,6%, arredondado para baixo para 66. Uma média simples de 100, 50 e 0 teria dado 50%; a tarefa pai fica mais alta porque a extração é a tarefa mais longa, com 5 dos 9 dias, então concluí-la move a tarefa pai mais do que qualquer uma das outras poderia.

• Em andamento — nem todas as subtarefas estão Concluído, então a etapa 2 se aplica e 66% significa Em andamento. A tarefa pai exibirá Concluído assim que a limpeza e a carga chegarem a 100%.

• Verde, com uma subtarefa Âmbar abaixo dela — a consolidação não define isso nem o reconcilia. O Âmbar da tarefa de limpeza não chega à tarefa pai. O Verde da tarefa pai é o que seu responsável definiu por último, ou o padrão do projeto com que ela começou, e muda por conta própria apenas quando a consolidação chega a 100%, momento em que passa a Concluído.

Quando os números são atualizados

A consolidação é executada quando uma subtarefa é salva, tem seu percentual atualizado, é movida para outra tarefa pai, é adicionada ou é excluída. Ela é executada em segundo plano, então uma tarefa pai pode levar alguns segundos para se atualizar e a página pode precisar ser recarregada para exibi-la. Importar um plano — do MS Project, por exemplo — recalcula toda a árvore do cronograma de uma só vez.

Como cada nível é calculado a partir de suas próprias tarefas filhas diretas, uma alteração no fundo do plano sobe nível a nível, em vez de tudo de uma vez.