Timesheet Corrections Upload vs. Timesheet Reconciliation Corrections Upload

Fluid ofrece dos formas de cargar de forma masiva correcciones a hojas de horas ya enviadas. Ambas permiten que un administrador cargue un archivo con entradas de tiempo corregidas en lugar de pedir a cada persona que vuelva a enviar su hoja de horas — pero se comportan de forma bastante distinta una vez que se procesa el archivo. Este artículo explica para qué sirve cada carga y en qué se diferencian.

Timesheet Corrections Upload (clásico) es la carga de correcciones original. Está diseñada para correcciones rutinarias dentro del período: un recurso registró tiempo en la tarea equivocada, registró un número incorrecto de horas o se le olvidó una entrada, y la corrección puede pasar por el proceso normal de aprobación de hojas de horas, igual que cualquier otro cambio en la hoja de horas.

Timesheet Reconciliation Corrections Upload está diseñada para la reconciliación financiera: alinear lo registrado en Fluid con una fuente de verdad externa (por ejemplo, su sistema financiero), incluidos los meses que ya están cerrados y bloqueados. Para hacerlo posible, puede registrar en períodos bloqueados, anular el valor financiero calculado y poner entradas en cero — y aplica todo de inmediato, sin ningún paso de aprobación.

Su entorno de Fluid usa una u otra, no ambas. La configuración Enable Data Reconciliation Correction Upload determina cuál:

• Configuración en OFF → tiene la Timesheet Corrections Upload clásica.

• Configuración en ON → la carga clásica se reemplaza por la Timesheet Reconciliation Corrections Upload.

Esta configuración solo puede cambiarla su Gerente de cuenta de Fluid. Si no está seguro de cuál aplica a su entorno, o desea cambiarla, comuníquese con su Gerente de cuenta de Fluid.

• Corrections Upload: las correcciones siguen su flujo de trabajo de aprobación de hojas de horas estándar, a menos que marque la opción de aprobación automática al momento de la carga.

• Reconciliation Upload: las correcciones se aprueban siempre automáticamente. No se crea ninguna acción de aprobación y el flujo de trabajo de aprobación nunca se activa — el cambio surte efecto en cuanto se procesa el archivo.

• Corrections Upload: no puede modificar un mes cerrado. Una actualización de una entrada que se encuentra en un período cerrado/bloqueado simplemente se omite — esa fila no tiene ningún efecto. Una corrección nueva con fecha en un período cerrado se registra en el siguiente mes abierto en lugar de su mes original.

• Reconciliation Upload: puede crear, actualizar o poner en cero entradas en meses cerrados/bloqueados, y el cambio se aplica al mes original. Esta es la capacidad central de la reconciliación.

• Corrections Upload: nunca se acepta cero horas — toda fila, nueva o actualizada, debe tener un número de horas mayor que cero.

• Reconciliation Upload: se acepta cero horas al actualizar una entrada existente, lo que le permite anular una corrección que ya no debería mantenerse. Una entrada completamente nueva sigue necesitando un número de horas mayor que cero.

• Corrections Upload: el valor de cada entrada de tiempo siempre se calcula a partir de la tabla de tarifas estándar. No hay forma de anularlo.

• Reconciliation Upload: puede indicar un Local Value y un Local Currency Code en el archivo de carga para anular el monto calculado — útil cuando el valor acordado difiere de lo que produciría la tabla de tarifas.

• Corrections Upload: tareas de proyecto estándar y Tareas misceláneas.

• Reconciliation Upload: todo lo que admite la carga clásica, más tareas de Flex Board y tareas de Flex Schedule (donde esas funciones estén habilitadas en su entorno).

• Corrections Upload: antes de aceptar una fila para una tarea de proyecto estándar, Fluid verifica que el recurso esté realmente asignado a ese proyecto (a menos que 'Use Project Allocations On Timesheet' esté desactivada para todo el entorno).

• Reconciliation Upload: la asignación se verifica para las tareas de Flex Board y Flex Schedule, pero no para las tareas de proyecto estándar — una fila puede pasar aunque el recurso nunca haya estado asignado al proyecto. Esto permite registrar correcciones cuando alguien trabajó en el proyecto pero no estaba formalmente asignado en ese momento, de manera que el tiempo y el valor financiero registrados puedan seguir reconciliándose con precisión.

El archivo de Reconciliation Upload incluye columnas que el archivo clásico no tiene:

• Local Value y Local Currency Code — para anular el monto calculado (vea más arriba).

• Record ID — para especificar una entrada existente concreta para actualizar.

Los mensajes de validación y de error de Reconciliation Upload también usan los nombres configurados por su organización para "Referencia financiera" y "Alternate Reference", si su administrador los ha personalizado.

Ambas cargas aceptan los mismos formatos, en los mismos lugares:

Para cargar un archivo .csv (para cualquiera de los dos tipos de carga), debe usar la API — la página web de carga actualmente solo acepta .xlsx.

Piense en la Timesheet Corrections Upload clásica como una versión masiva del proceso normal de corrección: respeta las aprobaciones, los períodos cerrados, las tablas de tarifas y las asignaciones. La Timesheet Reconciliation Corrections Upload es una herramienta financiera de mayor confianza: puede registrar en meses bloqueados, anular valores, poner entradas en cero y abarcar tiempo de Flex Board/Flex Schedule — pero todo lo que carga se aprueba automáticamente y no se verifica la asignación en proyectos estándar. Resérvela para sus Administradores financieros/de hoja de horas y trate sus cargas con el mismo cuidado que un ajuste financiero directo.