Há momentos em que é necessário impedir que os valores de previsão sejam alterados sem encerrar o período financeiro.
Por exemplo, durante uma revisão de orçamento ou reprevisão, pode ser desejável que a previsão em análise permaneça inalterada. Da mesma forma, pode ser conveniente congelar a previsão alguns dias antes do encerramento do mês, enquanto o fecho está a ser preparado.
Um Período Congelado foi concebido para estas situações. Torna os valores de previsão financeira apenas de leitura, mantendo o período aberto. Os valores reais podem continuar a ser lançados e os gestores de projeto podem continuar a atualizar as alocações de recursos.
A sua instância do Fluid deve estar configurada para utilizar Períodos Congelados. Uma vez ativada, os Administradores Financeiros podem definir, alterar e remover Períodos Congelados a partir da página de Administração Financeira.
Um congelamento é temporário e reversível. Os Administradores Financeiros também podem indicar um motivo para o congelamento e, opcionalmente, definir uma data para que seja removido automaticamente.
Período Congelado vs. Encerramento de Fim de Mês
Um Período Congelado e um Encerramento de Fim de Mês impedem ambos alterações aos valores de previsão financeira, mas afetam o período financeiro e o planeamento de recursos de forma diferente.
Um Bloqueio Financeiro encerra o período financeiro completamente. Os valores de previsão financeira e os valores reais tornam-se apenas de leitura, e as alocações de recursos já não podem ser atualizadas para o período encerrado.
Um Período Congelado apenas congela a previsão financeira. O período permanece aberto, os valores reais continuam a ser lançados e as alocações de recursos ainda podem ser atualizadas.
Encerramento de Fim de Mês | Período Congelado | |
|---|---|---|
Previsão financeira | Apenas de leitura | Apenas de leitura para os meses congelados |
Valores reais financeiros | Apenas de leitura | Continuam a ser lançados e atualizados normalmente |
Alocações de recursos | Apenas de leitura para o período encerrado | Permanecem editáveis |
Custo de previsão de recursos | Bloqueado porque a alocação subjacente já não pode ser alterada | O custo financeiro é mantido mesmo que a alocação subjacente seja alterada |
Período financeiro | Encerrado | Permanece aberto |
Pode ser revertido? | Não. O encerramento apenas avança. | Sim. Um Administrador Financeiro pode alterar ou remover o congelamento a qualquer momento. |
Utilização típica | Encerramento de fim de mês, para fixar a posição financeira e de recursos final do período | Manter temporariamente os valores de previsão durante uma revisão, reprevisão ou antes do encerramento do mês enquanto o planeamento continua |
Em termos simples, o Encerramento de Fim de Mês encerra o período e impede novas alterações ao planeamento financeiro e de recursos. Um Período Congelado mantém a previsão financeira enquanto permite que o período e o planeamento de recursos continuem.
Um Período Congelado aplica-se a todos os valores de previsão financeira, incluindo linhas de custo Capex e Opex e custos gerados a partir de alocações de recursos.
Apenas os meses que ainda estão abertos podem ser congelados. Um mês que já foi encerrado através do Bloqueio Financeiro permanece encerrado.
Definir um Período Congelado
Apenas os Administradores Financeiros podem definir, alterar ou remover um Período Congelado.
Os Períodos Congelados são geridos a partir da página de Administração Financeira. Na secção Bloqueios Financeiros, o mosaico do Período Congelado indica se um congelamento está atualmente ativo. Quando um congelamento está em vigor, o mosaico também mostra o período abrangido, a data de descongelamento automático, caso tenha sido definida, o motivo do congelamento e quem o alterou pela última vez.
Selecione o ícone de definições no mosaico Período Congelado para abrir o diálogo de configuração.
Pode congelar um intervalo específico de meses ou congelar todos os meses que estão atualmente editáveis.
Para congelar um período específico, selecione um Mês de Início e um Mês de Fim. Os meses inteiros são congelados, desde o primeiro dia do Mês de Início até ao último dia do Mês de Fim. O Mês de Início deve ser igual ou posterior ao primeiro mês que permanece aberto no âmbito do Encerramento de Fim de Mês.
Em alternativa, selecione Congelar todos os meses editáveis para congelar todos os meses que ainda não foram encerrados pelo Encerramento de Fim de Mês, incluindo meses futuros.
Pode introduzir um Motivo para o congelamento. Este é apresentado aos utilizadores na página Gerir Previsão enquanto o período está congelado, ajudando-os a compreender por que razão os valores de previsão não podem ser alterados de momento.
Se o congelamento deve terminar automaticamente, defina Descongelar automaticamente numa data como Sim e selecione uma data de descongelamento. O congelamento expira às 00:00 UTC nessa data. Se não for definida nenhuma data, permanece em vigor até que um Administrador Financeiro o altere ou remova.
Selecione Guardar para aplicar o Período Congelado.
Todas as alterações são auditadas, incluindo quem efetuou a alteração, quando foi feita e o que foi alterado. As alterações recentes ao Período Congelado também são apresentadas no diálogo de configuração.
O que os utilizadores veem durante um Período Congelado
Nas grelhas de Edição de Previsão, os meses congelados tornam-se apenas de leitura e são apresentados de forma semelhante aos meses encerrados.
Um banner e uma dica de ferramenta identificam o Período Congelado e apresentam o motivo introduzido pelo Administrador Financeiro, deixando claro que a previsão foi temporariamente congelada em vez de o mês ter sido encerrado.
Os utilizadores ainda podem criar novas linhas de custo. Apenas os valores de previsão dentro dos meses congelados estão protegidos.
Não existe nenhuma substituição nas grelhas de Edição de Previsão, incluindo para os Administradores Financeiros. Para alterar os valores de previsão num mês congelado, um Administrador Financeiro deve primeiro alterar ou remover o Período Congelado.
As alocações de recursos permanecem editáveis
Um Período Congelado congela o custo financeiro, não o plano de recursos.
Os gestores de projeto podem continuar a atualizar as alocações de recursos normalmente. Podem alterar alocações, limpá-las, remover recursos ou mover alocações entre recursos.
No entanto, quando uma alocação afeta um mês congelado, o custo financeiro correspondente não é recalculado. O custo permanece no valor que tinha quando o período foi congelado.
Como resultado, as alocações de recursos e os seus custos financeiros podem temporariamente ficar dessincronizados durante um congelamento. Este é o comportamento esperado.
Quando uma alocação que afeta um mês congelado é guardada, o Fluid informa o utilizador de que a alocação foi atualizada, mas o custo correspondente não foi.
Os processos que normalmente recalculam os custos de recursos também respeitam o congelamento, incluindo a sincronização de calendário, os carregamentos de recursos e o processo noturno de tabela de tarifas.
Encerrar períodos financeiros enquanto um congelamento está ativo
Não é possível efetuar um encerramento de fim de mês enquanto qualquer mês do mesmo ano financeiro estiver congelado.
Por exemplo, se outubro a dezembro estiverem congelados, não é possível encerrar agosto se os três meses pertencerem ao mesmo ano financeiro.
Um congelamento num ano financeiro diferente não impede o encerramento.
A mesma restrição aplica-se ao Encerramento de Capitalização. Se um encerramento não puder ser concluído devido a um Período Congelado, o Fluid identifica os meses que estão a causar a restrição.
Um Administrador Financeiro deve primeiro alterar ou remover o Período Congelado relevante antes de concluir o encerramento.
Alterar ou remover um Período Congelado
Apenas os Administradores Financeiros podem alterar ou remover um Período Congelado.
Um Período Congelado pode ser encurtado, alargado ou removido a qualquer momento. Também pode terminar automaticamente se tiver sido configurada uma data de descongelamento automático.
Quando os meses são libertados de um congelamento, o Fluid recalcula os custos de recursos em todos os meses abertos afetados para a divisão. Isto faz com que os custos financeiros voltem a estar em linha com quaisquer alterações de alocação de recursos efetuadas enquanto a previsão estava congelada.
Planeamento de Cenários
Os cenários ainda podem ser criados e editados enquanto um Período Congelado está ativo, porque as alterações dentro de um cenário não afetam imediatamente os dados financeiros em vigor.
No entanto, um cenário não pode ser confirmado se isso implicar alterar valores num mês congelado.
Se isso acontecer, o Fluid identifica os itens e meses afetados. Pode então alterar o cenário ou pedir a um Administrador Financeiro que remova ou altere o Período Congelado relevante antes de o confirmar.
Se o cenário contiver valores para meses congelados, mas esses valores forem idênticos aos dados em vigor, o cenário ainda pode ser confirmado.
Carregamentos de previsão
Os Períodos Congelados também se aplicam quando os dados de previsão são carregados.
Tipo de upload | Comportamento |
|---|---|
Upload de previsão financeira | As linhas que afetam meses congelados são rejeitadas e a mensagem identifica o Período Congelado. Os Administradores Financeiros mantêm a sua capacidade existente de fazer upload durante um congelamento, tal como acontece com o Bloqueio Financeiro. |
Upload de previsão de recursos | A alocação de recursos é carregada normalmente, mas o custo financeiro correspondente não é atualizado para os meses congelados. É apresentado um aviso quando a alocação carregada difere do valor atualmente armazenado. |