A funcionalidade de Edição em Massa oferece uma maneira fácil de atualizar e gerenciar o cronograma do seu projeto usando o Excel. Use-a para copiar um cronograma entre projetos, criar novas tarefas de cronograma ou fazer atualizações em um plano de cronograma existente.
Neste artigo, você aprenderá:
✔ como acessar a funcionalidade de edição em massa.
✔ as etapas para atualizar seu plano de cronograma.
✔ as regras que são aplicadas quando você faz upload das atualizações do seu plano de cronograma.
✔ como copiar um plano de cronograma de um projeto para outro.
Como acessar a Funcionalidade de Edição em Massa do Cronograma?
A Edição em Massa do Cronograma está disponível em:
Páginas de Painel do Projeto/Lista de Monitoramento. A Edição em Massa exportará apenas os projetos que estão na sua visualização filtrada, portanto, certifique-se de que os filtros aplicados incluam todos os projetos que você precisa editar!
A página de Visualização Gantt do Projeto.
Acessando a Edição em Massa pelo Painel do Projeto/Lista de Monitoramento
Para acessar a Edição em Massa a partir de um painel, selecione Ferramentas (canto superior direito da página) e selecione Edição em Massa.
Acessando a Edição em Massa pelo Espaço de Trabalho do Projeto
A função de Edição em Massa também pode ser acessada na página do espaço de trabalho do projeto selecionando a opção Edição em Massa (na seção Ferramentas) no menu de navegação à esquerda.
Acessando a Edição em Massa pela Visualização Gantt do Projeto
A função de Edição em Massa também pode ser acessada na página de Visualização Gantt do projeto selecionando Edição em Massa em Ferramentas (no canto superior direito da página).
Etapas para atualizar seu plano de cronograma
Etapa 1: Baixar o arquivo de dados
Selecione Tarefas do cronograma no lado esquerdo do diálogo de Edição em Massa
Se você deseja baixar os dados existentes do(s) projeto(s) para o arquivo, certifique-se de que o sinalizador esteja definido como Sim. Para extrair um arquivo de upload em branco, defina-o como Não.
Clique em Baixar.
Etapa 2: Editar o arquivo de dados
Faça as alterações necessárias na planilha Excel que você baixou.
O formato do arquivo Excel variará dependendo se o arquivo foi baixado de uma página de lista de monitoramento ou de um espaço de trabalho do projeto.
Consulte a tabela no final desta página para uma descrição completa de cada coluna.
Etapa 3: Fazer upload do arquivo de dados
Quando estiver satisfeito com suas alterações, selecione Upload no diálogo de Edição em Massa e selecione o arquivo que deseja enviar.
A barra de progresso indicará quando o processo de upload for concluído e, se ocorrerem erros durante o processo de upload, eles serão listados abaixo da barra de progresso.
Regras de upload de tarefas do cronograma
Você pode encontrar a descrição do formato do arquivo na próxima seção, mas aqui estão as regras que precisam ser aplicadas para criar ou atualizar tarefas do cronograma com sucesso.
Criando novas tarefas do cronograma
A funcionalidade de edição em massa torna muito fácil criar novas tarefas do cronograma em massa.
O título da tarefa do cronograma é o único campo obrigatório para criar uma nova tarefa do cronograma.
Se as tarefas do cronograma estiverem sendo criadas a partir de uma página de lista de monitoramento do projeto:
Você só pode criar tarefas do cronograma para projetos nos quais você tem direitos de edição, ou seja, você deve ser um administrador do projeto, o GP ou editor do projeto.
A referência do projeto ou o ID do projeto ao qual a tarefa do cronograma se aplica deve ser especificado. O valor de referência do projeto é usado primeiro para identificar exclusivamente o projeto. Se isso falhar, o valor do ID do projeto é usado para recuperar o projeto a ser atualizado. Se tanto a referência do projeto quanto o ID do projeto estiverem incorretos, a linha será ignorada.
Definindo Datas de Início/Término e Esforço (Para novas tarefas do cronograma)
Se itens do cronograma forem enviados com a Data de Início caindo em um fim de semana, a Data de Início será movida para o próximo dia útil, a Data de Término será movida junto com isso, mantendo o Esforço (se nenhum esforço for indicado no arquivo de edição em massa durante o upload, o esforço será calculado pelo sistema medindo o número de dias úteis entre a Data de Início e a Data de Término).
Se itens do cronograma forem enviados com a Data de Término caindo em um fim de semana, a Data de Término será recuada para a sexta-feira antes do fim de semana no momento do upload, se o Esforço permitir. Por exemplo, se o Esforço do item do cronograma for de 5 dias e começar em uma segunda-feira e a Data de Término for definida para um sábado, a Data de Término será movida de volta para a sexta-feira anterior. Se o Esforço do item do cronograma for de 5 dias, a tarefa começar em uma terça-feira e estiver programada para terminar em um sábado, a Data de Término da tarefa será avançada para a próxima segunda-feira para considerar o esforço.
Se algum item do cronograma for enviado com uma Data de Término caindo em um fim de semana, a Data de Término será automaticamente ajustada para a sexta-feira antes do fim de semana, desde que seja possível fazê-lo com base no Esforço necessário. Por exemplo, se um item do cronograma tiver um Esforço de 5 dias e começar em uma segunda-feira, mas a Data de Término for definida para um sábado, então a Data de Término será movida de volta para a sexta-feira anterior. Da mesma forma, se um item do cronograma tiver um Esforço de 5 dias, começar em uma terça-feira e estiver programado para terminar em um sábado, a Data de Término da tarefa será avançada para a segunda-feira seguinte para contabilizar o esforço necessário.
Ao fazer um upload de Edição em Massa, as colunas Data de Início e Esforço são sempre consideradas como dados primários, antes da Data de Término. Se a Data de Término não for igual à Data de Início mais o Esforço, isso será desconsiderado e o sistema gerará uma nova Data de Término.
Se as colunas Data de Término e Esforço estiverem preenchidas - a Data de Início é calculada subtraindo o Esforço da Data de Término.
Se as colunas Data de Início e Data de Término estiverem preenchidas - o Esforço será calculado com base no número de dias úteis excluindo fins de semana.
Atualizando uma tarefa do cronograma
A funcionalidade de edição em massa também pode ser usada para atualizar as propriedades das tarefas do cronograma.
Para atualizar tarefas do cronograma existentes, é recomendável baixar o arquivo do Cronograma, fazer as alterações necessárias no arquivo Excel e fazer upload do arquivo alterado.
O título da tarefa do cronograma deve ser especificado para que uma linha seja processada.
O Id ou Guid da tarefa que está sendo atualizada também deve ser especificado
Se a linha que está sendo atualizada tiver um valor para a coluna 'Id' e/ou 'Guid' (coluna S e U se a edição em massa for acessada a partir de um espaço de trabalho do projeto ou coluna V e X se acessada a partir de uma lista de monitoramento do projeto), o processo de upload primeiro usa o valor do Id do cronograma para recuperar a tarefa a ser atualizada. Se nenhum valor de Id for especificado ou se o Id estiver incorreto, então o valor do Guid é usado para recuperar a tarefa. Se nenhuma tarefa for encontrada, mas um valor de GUID for especificado, então uma nova tarefa com este valor de Guid será criada.
Se as tarefas do cronograma estiverem sendo atualizadas a partir de uma página de lista de monitoramento do projeto:
Você só pode atualizar tarefas do cronograma para projetos nos quais você tem direitos de edição, ou seja, você deve ser um administrador do projeto, o GP ou editor do projeto.
A referência do projeto ou o ID do projeto ao qual a tarefa do cronograma se aplica deve ser especificado. O valor de referência do projeto é usado primeiro para identificar exclusivamente o projeto. Se isso falhar, o valor do ID do projeto é usado para recuperar o projeto a ser atualizado. Se tanto a referência do projeto quanto o ID do projeto estiverem incorretos, a linha será ignorada.
O processo de upload então usa os valores das colunas Id ou Guid para recuperar a tarefa dentro do projeto (conforme descrito anteriormente). Se nenhuma tarefa do cronograma for encontrada, a linha será ignorada.
Definindo Datas de Início/Término e Esforço (Para atualização de tarefas do cronograma existentes)
Ao fazer um upload de Edição em Massa, as colunas StartDate e Effort têm precedência sobre EndDate. Se EndDate não for igual a StartDate mais Effort, o valor de End Date será desconsiderado e o sistema calculará a data de término com base na data de início e no esforço.
Se as colunas StartDate e Effort estiverem preenchidas - EndDate é calculada somando StartDate mais Effort.
Se as colunas EndDate e Effort estiverem preenchidas - StartDate é calculada subtraindo Effort de EndDate.
Se as colunas StartDate e EndDate estiverem preenchidas - Effort será calculado com base no número de dias úteis, excluindo fins de semana.
Se StartDate cair em um fim de semana, ela será alterada após o upload para o próximo dia útil.
Se EndDate cair em um fim de semana, ela será alterada para cair na sexta-feira.
É importante observar que o arquivo sendo carregado não precisa conter o plano de cronograma completo. Apenas as tarefas do cronograma listadas no arquivo de upload serão atualizadas; todas as outras tarefas permanecerão inalteradas.
Copiar um cronograma de projeto para outro projeto
Para copiar/recriar um cronograma de um projeto existente para um novo projeto:
Baixe o xls do cronograma do projeto existente
Faça suas alterações na planilha off-line (importante: certifique-se de que os valores das colunas ID e Guid estejam completamente limpos para que NOVAS entradas sejam criadas em vez de as entradas originais serem atualizadas. Consulte a tabela abaixo para mais informações. Os valores de Id e Guid podem ser encontrados na coluna S e U se a edição em massa for acessada a partir de um workspace de projeto ou na coluna V e X se for acessada a partir de uma lista de monitoramento de projetos).
Navegue até o cronograma do novo projeto e siga os mesmos passos para fazer o upload do arquivo
Descrição das Colunas do Arquivo de Dados
Lembre-se ao preencher o excel:
As alterações só serão aplicadas se você tiver as permissões corretas nos projetos para realizar as alterações de dados. Se você não tiver permissão para editar os projetos em seu arquivo de dados, o upload não processará as alterações.
Ao inserir valores que foram predefinidos no Fluid como opções de seleção (por exemplo, coluna Status), certifique-se de que suas entradas correspondam exatamente às entradas configuradas disponíveis no Fluid.
Título da Coluna | Descrição | O que acontece se o campo for deixado em branco ao fazer o upload do arquivo? |
As três colunas abaixo estão presentes apenas se a funcionalidade de edição em massa for acessada a partir de uma lista de monitoramento de projetos. | ||
Project | O nome ou título do projeto. | Este campo é apenas informativo e não é utilizado pelo processo de upload. |
ProjectId | O ID único do projeto no Fluid. | Se ProjectRef também estiver em branco ou se não houver projetos no banco de dados correspondentes ao valor de ProjectRef, a linha será ignorada. |
ProjectRef | A referência externa do projeto. | Se ProjectId também estiver em branco ou se não houver projetos no banco de dados correspondentes ao valor de ProjectId, a linha será ignorada. |
As colunas abaixo estão sempre presentes, independentemente de onde a funcionalidade de edição em massa seja acessada. | ||
GanttOrder | Use números para especificar a ordenação aninhada dos itens do cronograma. Por exemplo | O item do cronograma será carregado como uma entrada de nível 1 no gráfico de Gantt. |
Title | O título do item do cronograma. | Este é o único campo obrigatório a ser preenchido para adicionar uma nova entrada ao cronograma. O valor também é necessário ao atualizar um registro existente. |
Description | Inclua uma descrição detalhada da entrada do cronograma, se necessário. | O campo será deixado em branco. |
Type | O que é o item do cronograma? Especifique entre action, phase, workstream, deliverable ou milestone. Se qualquer outro valor for especificado, o tipo será definido como Milestone. | O item do cronograma será definido por padrão como Milestone. |
Status | Especifique o status do item do cronograma – Not Started, In Progress ou Completed. Se qualquer outro valor for especificado, o status será definido como Not Started. | O item será definido por padrão como Not Started. |
AssignedToNames | Os nomes completos dos responsáveis. | Não é necessário preencher esta coluna no upload. |
Assignees | O nome de usuário dos responsáveis (visível no Fluid entre parênteses após o nome de uma pessoa quando você pesquisa por ela). Você pode listar vários responsáveis e, opcionalmente, especificar o número de horas ou dias alocados para cada um. Use o seguinte formato:
Exemplo: Neste exemplo, Alex tem 4 horas alocadas, John tem 7 dias alocados e Martin tem 9 horas alocadas. | Este é o identificador único que o Fluid usará para definir os responsáveis - se este campo for deixado em branco, nenhum responsável será adicionado ao item. |
FlexHours | A quantidade de horas alocadas ao recurso. | O valor será definido como 0. |
FlexBooked | A quantidade de horas registradas pelo recurso em sua folha de ponto. | N/A |
FlexBusiness | A linha de atividade de negócios associada a uma tarefa. | O campo será deixado em branco. |
Promoted | Você pode especificar para cada entrada até que nível da hierarquia ela deve ser reportada. Selecione entre L4 - Not Promoted (a entrada do cronograma não será reportada em nenhum lugar), L3 - To Workspace (a entrada do cronograma será reportada no painel do projeto), L2 - To Parent (se o projeto for um subprojeto, a entrada será reportada ao projeto pai) e L1 - Important (se o projeto pertencer a um programa, a entrada será reportada aos painéis do Programa). | O sinalizador de promoção será definido por padrão como L3 - To Workspace. |
Priority | A prioridade do item do cronograma – high, medium ou low. Se qualquer outro valor for especificado, a prioridade será definida como Medium. | O sinalizador de prioridade será definido por padrão como Medium. |
PercentComplete | % concluído do item – inclua qualquer valor numérico entre 0 e 100. | O item será definido por padrão como 0% concluído. |
AutoCalculate | Defina Yes se o item deve ser calculado automaticamente para respeitar a duração de seus itens filhos. O início será ajustado para a primeira data de qualquer item filho e o término para a última data de qualquer item filho. Defina No se o item deve manter as datas de início e término definidas no upload. | AutoCalculate será definido por padrão como No. |
StartDate | A data de início do item do cronograma. | A data de início será definida como a data do upload. |
EndDate | A data de término do item do cronograma. | A data de término será definida como a data do upload - independentemente da data de início definida para o item. |
Effort | O esforço em dias da tarefa do cronograma. | O esforço será calculado e definido pelo sistema com base nas datas de início e término da tarefa. |
AlternateDate | Se o item estiver atrasado e for concluído em uma data diferente da data de término registrada, isso pode ser registrado aqui. | Nenhuma data alternativa será definida para a entrada. |
Status RAG | O status RAG da entrada - especifique entre Vermelho, Âmbar ou Verde. Se qualquer outro valor for especificado, o status RAG será definido como Verde. | O Fluid definirá o item como Verde por padrão. |
Strapline | Uma breve razão descritiva do valor do status RAG. Este valor é obrigatório se o status RAG tiver sido definido como Vermelho ou Âmbar. | O strapline será deixado em branco. |
StatusDate | A data da entrada do status RAG. | O Fluid usará como padrão a data do carregamento. |
Predecessors | A lista de tarefas que precedem esta tarefa e, portanto, controlam suas datas de início e término. | |
Id | ID único do Fluid para o item de cronograma no Fluid. Se estiver EDITANDO entradas EXISTENTES em um extrato, NÃO altere este campo. | O registro será adicionado como uma nova entrada no gantt se o valor da coluna Guid também estiver em branco. |
ShortId | Identificador único para o item de cronograma. | O identificador é definido automaticamente de acordo com o código curto definido nas configurações do projeto. |
Guid | Identificador Global Único do Fluid para a tarefa de cronograma. Se estiver EDITANDO entradas EXISTENTES em um extrato, NÃO altere este campo. | O registro será adicionado como uma nova entrada no gantt se o valor da coluna Id também estiver em branco. |
Propriedades personalizadas da tarefa de cronograma | Se as propriedades personalizadas das tarefas de cronograma tiverem sido definidas pelo administrador do sistema, haverá uma coluna para cada propriedade personalizada que foi definida como Reportável. | As propriedades serão deixadas em branco. |
DeleteRecord | Insira Sim se quiser que a entrada seja excluída do cronograma. O Id ou Guid do registro de cronograma não deve estar vazio. | O Fluid não excluirá nenhuma entrada. |