# O Que Acontece com os Documentos Quando Você Reinicia um Stage Gate Baseado em Fluxo de Trabalho?

Se um gate de fase for reiniciado, o que acontece com os documentos que já foram sincronizados com o projeto?

A resposta curta é simples: nada é perdido.

Se os documentos do cartão de fluxo de trabalho já foram sincronizados com o projeto, eles permanecem no projeto. Reiniciar o gate não os remove nem os reverte.

O que acontece a seguir depende de os documentos no cartão de fluxo de trabalho permanecerem os mesmos ou de algum documento do conjunto ser atualizado antes que o gate seja aprovado novamente.

Quando um gate de fase é reiniciado (consulte Reiniciando Gates de Fase), os documentos existentes no projeto não são excluídos ou alterados. No entanto, se a ação de aprovação for subsequentemente modificada com documentos novos ou atualizados e reenviada pelo fluxo de trabalho, o seguinte processo ocorre:

Passo a Passo: Sincronização de Documentos Após o Reinício de um Gate

1. O gate é reiniciado — O gate é reaberto e a ação associada retorna ao seu estado inicial. Os documentos já sincronizados com o projeto permanecem intocados.

2. O usuário atualiza os documentos na ação — Novos arquivos são carregados ou arquivos existentes são substituídos na ação de aprovação.

3. A ação avança pelo fluxo de trabalho novamente — A ação atualizada passa pelo processo de aprovação.

4. A sincronização de documentos é acionada — Quando a ação atinge o ponto de sincronização, o sistema compara os documentos da ação com o que já existe no projeto.

5. Os documentos existentes do projeto são arquivados — O sistema identifica os documentos no projeto que correspondem aos documentos reenviados (correspondidos por chave de propriedade de origem ou nome de arquivo). Esses documentos existentes são arquivados — não excluídos.

6. Novas versões são criadas — Os documentos são copiados para o projeto com um número de versão incrementado. Se vários documentos foram enviados juntos, eles são versionados como um conjunto: se um documento for alterado, o conjunto anterior é arquivado e uma nova versão é criada para o conjunto completo de documentos.

7. A proteção é aplicada — Se o recurso de Fluxo de Trabalho de Documento Protegido estiver habilitado, tanto as novas cópias de documentos quanto os documentos de origem na ação são marcados como protegidos.

Para os PMOs, isso significa que um gate reiniciado não interrompe a trilha de auditoria.

Você não perde documentos aprovados anteriormente e não precisa se preocupar com versões antigas sendo substituídas sem rastro. Se um documento for alterado e aprovado novamente, o Fluid mantém tanto a versão atual quanto o histórico de versões anteriores.

Isso facilita responder perguntas como:

• O que foi aprovado na primeira vez?

• O que mudou antes da segunda aprovação?

• Qual versão é a versão aprovada atual?

Quando os documentos são sincronizados de um cartão de fluxo de trabalho para um projeto:

• eles são adicionados a uma pasta com o nome do quadro de fluxo de trabalho

• a versão aprovada mais recente permanece na pasta ativa

• versões mais antigas são movidas para Arquivo

• versões arquivadas permanecem agrupadas sob o mesmo nome de pasta

Assim, o projeto sempre exibe claramente o documento aprovado atual, mantendo ainda as versões anteriores disponíveis para referência.

Vale destacar isso porque frequentemente causa confusão.

Se um gate for reiniciado e aprovado novamente, mas os documentos no cartão de fluxo de trabalho continuarem os mesmos de antes, o Fluid não cria cópias duplicadas no projeto.

No entanto, se o cartão contiver vários documentos e qualquer um deles for alterado, os documentos são tratados como um pacote: o conjunto aprovado anterior é arquivado e uma nova versão é criada para o conjunto completo.

Em outras palavras, a reaprovação por si só não cria automaticamente uma nova versão. Uma nova versão só é criada quando pelo menos um dos documentos sendo sincronizados foi alterado.

Toda vez que um documento é sincronizado de uma ação de aprovação para um projeto, o sistema verifica se uma versão anterior já existe.

Os números de versão se aplicam ao pacote de sincronização aprovado. Quando os documentos são enviados juntos da mesma ação de aprovação, eles avançam como um conjunto, portanto, uma alteração em um documento cria uma nova versão aprovada do conjunto completo.

Quando uma versão mais recente de um documento é sincronizada com o projeto:

• A versão anterior é marcada como arquivada 📦

• Documentos arquivados não são excluídos — eles permanecem no sistema

• Documentos arquivados são excluídos das listas de documentos ativos, mas ainda podem ser acessados para fins de auditoria

• A nova versão torna-se o documento ativo no projeto

O sistema usa dois métodos para identificar se um documento sincronizado é uma atualização de um existente:

1. Correspondência por Chave de Propriedade de Origem (primário) — Os documentos são correspondidos pelo campo de propriedade personalizada pelo qual foram carregados. Este é o método mais confiável e lida com cenários em que os nomes de arquivo mudam entre os envios.

2. Correspondência por Nome de Arquivo (alternativo) — Se nenhuma chave de propriedade de origem estiver disponível, os documentos são correspondidos pelo nome do arquivo. Isso oferece suporte a uploads legados.

Importante: Como a correspondência usa a chave de propriedade de origem, você pode carregar um arquivo completamente diferente (com um nome diferente) pelo mesmo campo de upload, e o sistema o identificará corretamente como uma nova versão do documento anterior desse campo.

Quando o recurso de Fluxo de Trabalho de Documento Protegido está habilitado, as seguintes regras se aplicam:

• 🔒 Não pode ser excluído — Documentos protegidos não podem ser removidos por nenhum usuário, incluindo administradores

• 🔒 Não pode ser substituído — O upload de um arquivo com o mesmo nome não substituirá um documento protegido

• ✅ Pode ser visualizado e baixado — Todos os usuários com acesso adequado ao projeto ainda podem visualizar e baixar documentos protegidos

• ✅ Pode ser arquivado — O sistema pode arquivar documentos protegidos quando versões mais recentes são sincronizadas (arquivamento não é o mesmo que exclusão)

• Quando o recurso Fluxo de Trabalho de Documento Protegido está desativado, os documentos se comportam normalmente e não são marcados como protegidos.

• Documentos enviados fora do fluxo de trabalho de aprovação (por exemplo, diretamente no projeto) não são automaticamente protegidos por este recurso.

┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  1. GATE CLOSED (Approved/Rejected)                 │
│     Documents synced to project (Version 1)         │
│     Documents marked as protected (if feature on)   │
└──────────────────────┬──────────────────────────────┘
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  2. GATE RESTARTED                                  │
│     Gate reopened, action reset                     │
│     ⚡ Existing project documents NOT affected       │
└──────────────────────┬──────────────────────────────┘
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  3. DOCUMENTS UPDATED ON ACTION                     │
│     User uploads new/revised files                  │
└──────────────────────┬──────────────────────────────┘
                       │
                       ▼
┌─────────────────────────────────────────────────────┐
│  4. ACTION RE-SUBMITTED & SYNCED                    │
│     Version 1 documents → ARCHIVED 📦               │
│     New documents → Created as Version 2 🆕         │
│     All documents marked PROTECTED 🔒               │
└─────────────────────────────────────────────────────┘