La función de plantillas de proyecto ofrece numerosas ventajas para las organizaciones que buscan mejorar sus procesos de gestión de proyectos. Las plantillas de proyecto consisten en: 

• Un cronograma de proyecto predeterminado adaptado a este tipo específico de proyecto. 

• Una lista predefinida de acciones para configurar o ejecutar correctamente el proyecto. 

• Una lista de impactos (riesgos, problemas, etc.) asociados con la ejecución de este tipo de proyecto. 

• Una asignación de recursos predeterminada que destaca los roles y las habilidades necesarias para el éxito del proyecto. 

Las plantillas de proyecto eliminan la necesidad de crear proyectos desde cero, ya que ofrecen una estructura predefinida con cronogramas, registros de riesgos, acciones y asignaciones de recursos predeterminadas. Esto garantiza la consistencia, ahorra tiempo y facilita la adopción de metodologías como Agile. No solo mejoran la ejecución del proyecto y la gestión de riesgos, sino que también ofrecen un punto de partida sólido para los proyectos nuevos.

Beneficios de usar plantillas de proyecto:

• Eficiencia: inicie proyectos rápidamente con un marco de trabajo ya listo, ahorrando tiempo valioso a los gerentes de proyecto.

• Consistencia: garantice que todos los proyectos que usan la misma metodología sigan la misma estructura y los mismos estándares, facilitando un enfoque uniforme de la planeación de proyectos.

• Cumplimiento: mantenga la adherencia a los procesos organizacionales y los controles de calidad, integrando puntos de control de aseguramiento de calidad.

• Mejora en la ejecución: mejore la ejecución del proyecto mediante la estandarización, garantizando que se tengan en cuenta todos los pasos y consideraciones necesarios.

• Gestión de riesgos: gestione mejor los riesgos y problemas con una lista predefinida de impactos asociados a cada tipo de proyecto.

• Asignación de recursos: optimice la asignación de recursos definiendo claramente los roles y las habilidades necesarias para cada proyecto, contribuyendo al éxito del proyecto.

Fluid viene con un conjunto de plantillas predefinidas, pero los administradores de proyecto tienen la posibilidad de personalizar las plantillas existentes o crear otras nuevas para adaptarse a los procesos y la gobernanza de su organización.

Este artículo cubrirá:

• Cómo acceder a la página de plantillas de proyecto

• Cómo pueden los administradores crear nuevas plantillas 

• Cómo aplicar una plantilla al crear un nuevo proyecto

NOTA: solo los administradores de proyecto o los administradores de la aplicación pueden configurar plantillas de proyecto desde esta página.

• Se puede acceder a la página de definición de plantillas de proyecto desde la página Consola de Administración. Primero, seleccione el enlace Consola de Administración en el menú Avatar.
  

  

• Luego, navegue a la sección Configuración del Proyecto de la página y haga clic en Plantillas de proyectos para acceder a la página de plantillas de proyecto.
  

  

Una plantilla de proyecto está vinculada a una metodología de proyecto. Puede leer más sobre la configuración de metodologías de proyecto aquí. 

Puede crear tantas plantillas como necesite, ya sean para proyectos específicos de un dominio, proyectos de gestión del cambio, proyectos regulatorios, etc. 

• Para crear una nueva plantilla, comience seleccionando el botón Crear. 

• Una vez que se abra el diálogo, complete los detalles de la plantilla.

• Título - el nombre de la plantilla.

• Clave de plantilla - la clave/nombre de referencia que identifica la plantilla. 

• Descripción - una breve descripción de para qué sirve la plantilla. 

• Categoría - el nombre de la categoría a la que pertenece la plantilla. 

• Metodología - la metodología de proyecto asociada a la plantilla. Tenga en cuenta que la metodología se asignará automáticamente a los proyectos que usen esta plantilla. 

Una vez guardada la plantilla, puede personalizarla y agregar un cronograma, una lista de impactos o acciones, o una lista de recursos.

• Para ello, seleccione la opción editar (icono de lápiz de edición). 

A continuación, se le presentará un diálogo para configurar los datos predeterminados. Estos datos se configuran usando la funcionalidad de edición masiva de proyectos, de modo que pueda editar fácilmente en bloque los datos de un proyecto existente y guardarlos como una nueva plantilla.

Puede encontrar más información sobre la edición masiva de proyectos y los formatos de archivo en los siguientes artículos:

• Edición masiva del cronograma de proyecto

• Edición masiva de impactos

• Edición masiva de acciones y decisiones

• Edición masiva de asignaciones de recursos basadas en roles

https://link.fluid.work/ResourceBulkEdit

• Cronograma - configure las tareas predeterminadas del plan de proyecto (fases, hitos, entregables).

• Impactos - configure el registro predeterminado de impactos, riesgos y problemas del proyecto.

• Acciones - configure las acciones y decisiones predeterminadas que ponen en marcha las actividades del proyecto.

• Asignaciones de recursos - configure el plan de recursos predeterminado y defina las asignaciones de recursos. 

Para garantizar una planeación precisa, use la plantilla proporcionada y asegúrese de tener la columna StartDate en el formato '=TODAY()'  y la columna EndDate en el formato '=[@StartDate]' en su archivo antes de cargarlo.

Nota: para agregar días de esfuerzo al formato, simplemente use lo siguiente
=[@StartDate]+número de días

No olvide hacer clic en Guardar cuando termine de cargar los datos. Tenga en cuenta que no es necesario cargar contenido para cada categoría; por ejemplo, puede configurar una plantilla con solo un cronograma predeterminado. 

Una vez guardada, la plantilla estará lista para usarse al crear un nuevo proyecto. 

Las plantillas de proyecto se pueden usar en el momento de crear un proyecto.

El diálogo Nuevo proyecto le ofrece la opción de seleccionar una plantilla de proyecto. 

• Seleccione Choose a Template para elegir una plantilla de la lista de plantillas predefinidas que se han configurado en la instancia.  

• Una vez seleccionada, será redirigido al diálogo de creación de proyecto. La metodología del proyecto se configurará automáticamente según la plantilla seleccionada.

Configure los campos Fecha de inicio, Fecha de finalización y Gerente de proyecto, y haga clic en Guardar. El proyecto se creará con el contenido de la plantilla precargado.