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Las tablas de tarifas son herramientas esenciales en la gestión de proyectos, ya que sirven para estandarizar y gestionar los costos de los recursos en distintos proyectos. Definen las tarifas financieras—como tarifas por hora, por día o por mes—asociadas con diferentes roles, habilidades o servicios dentro de un proyecto. Al aplicar tablas de tarifas a los recursos del proyecto, las organizaciones pueden calcular con precisión tanto los costos previstos como los reales, según las asignaciones de recursos y los registros de tiempo. Esta estandarización facilita una presupuestación, previsión financiera y control de costos eficaces, garantizando que los gastos del proyecto se ajusten a los planes y expectativas financieras. 

En Fluid, las tablas de tarifas se pueden gestionar y actualizar a través de la consola de Administración Financiera, ya sea mediante la interfaz de usuario o mediante la edición masiva a través de la descarga y carga de hojas de cálculo. Esta flexibilidad permite a las organizaciones mantener información de tarifas actualizada y precisa, respaldando una gestión financiera precisa en todos los proyectos.

Desde la consola de Administración Financiera, seleccione Gestión de Tablas de Tarifas en la Financial Settings sección para navegar a la página de tablas de tarifas.

Desde aquí puede EDITAR tablas de tarifas haciendo clic en el ícono de lápiz de edición delante de la entrada de la tabla de tarifas, o crear una NUEVA tabla de tarifas haciendo clic en AGREGAR ARTÍCULO. 

La siguiente captura de pantalla muestra el cuadro de diálogo de la tabla de tarifas.

A continuación se ofrece orientación para completar los campos de la tabla de tarifas:

• Clasificación: la clasificación o título de la tabla de tarifas. Puede tener varias tablas de tarifas con la misma clasificación, pero sus rangos de fechas no pueden superponerse.

• Fecha de inicio (Mes): la fecha desde la que la tabla de tarifas está vigente.

• Fecha de finalización (Mes): la fecha en la que vence la tabla de tarifas.

• Activo: indica si la tabla de tarifas está activa en el sistema y se puede utilizar.

• Horas por día: el número típico de horas laborables por día.

• Días por mes: el número promedio de días laborables por mes.

• Selección de tasa de referencia: elija si desea definir la tarifa como por hora, por día o mensual. Una vez que establece la tarifa base, el sistema calcula automáticamente los valores equivalentes para las otras dos según la configuración de Horas por día y Días por mes en la tabla de tarifas.

• Tarifa por hora: el cargo por una hora de trabajo.

• Tarifa diaria: el cargo por un día estándar de trabajo.

• Directo mensual: el cargo mensual por la asignación directa de recursos.

• Indirecto mensual: cualquier costo mensual de gastos generales de recursos.

• Total mensual: el costo total mensual del recurso, incluidos todos los cargos.

• Moneda: la moneda en la que se denominan las tarifas.

• Tasa de conversión a la moneda predeterminada: la tasa de cambio utilizada para convertir a la moneda predeterminada. Haga clic aquí para más detalles sobre monedas y tasas.

• Conversion rate to restated: la tasa de cambio utilizada para la reexpresión en los informes financieros. Haga clic aquí para más información sobre monedas y tasas.

• Categoría de gasto: la categoría de gasto contra la que se registran los costos del recurso. La entrada debe coincidir con una categoría de gasto configurada.

• Tipo de gasto: el tipo de gasto contra el que se registran los costos del recurso. El tipo de gasto debe tener una clase de gasto establecida en Recurso.

• Aplicar tarifa diaria: independientemente del tiempo real registrado en un día por un recurso, se cobrará la tarifa completa del día.

• Aplicar Horas Limitadas: indica si existe un límite en las horas facturables.

• Horas semanales limitadas: el número máximo de horas facturables en una semana. Si un recurso registra más horas de las permitidas por el límite, el exceso de horas se calcula a 0.

• ¿Se cobra fuera del proyecto?: indica si el tiempo dedicado a actividades no relacionadas con el proyecto es facturable

• Es capitalizable: determina si los costos pueden capitalizarse.

• Asignación utilizada: el umbral de asignación que clasifica al recurso como totalmente utilizado

• Nota: campo de texto libre para notas asociadas con la tabla de tarifas.

Una vez que haya realizado todas las actualizaciones necesarias en las tablas de tarifas, recuerde hacer clic en APLICAR A TODOS LOS PROYECTOS para aplicar los cambios a la previsión financiera de todos los proyectos en los meses abiertos.

Asegúrese de que las tablas de tarifas estén asociadas con los registros de usuario. Si un registro de recurso no tiene una tabla de tarifas asignada, la tabla de tarifas Predeterminada se aplicará automáticamente.

Si no está realizando un seguimiento de los costos de los recursos, revise la configuración de la tabla de tarifas Predeterminada para confirmar que los campos de mes de inicio, mes de finalización, horas por día y días por mes estén configurados correctamente. La tabla de tarifas Predeterminada sirve como respaldo y se aplica siempre que no haya una tabla de tarifas específica asociada con un registro de recurso.

Reglas generales

• Puede introducir la tarifa por hora, por día o mensual mediante el campo Selección de tasa de referencia , y las otras dos tarifas se calcularán automáticamente según las siguientes reglas: 

  • Si se introduce la tarifa por hora: 

    • Tarifa diaria: se calcula multiplicando la tarifa por hora por el número de horas laborables por día. 

    • Tarifa mensual: se calcula multiplicando la tarifa por hora por el número de horas laborables por día y luego por el número promedio de días laborables por mes. 

  • Si se introduce la tarifa diaria: 

    • Tarifa por hora: se calcula dividiendo la tarifa diaria entre el número de horas laborables por día. 

    • Tarifa mensual: se calcula multiplicando la tarifa diaria por el número promedio de días laborables por mes. 

  • Si se introduce la tarifa mensual: 

    • Tarifa por hora: se calcula dividiendo la tarifa mensual entre el producto del número de horas laborables por día y el número promedio de días laborables por mes. 

    • Tarifa diaria: se calcula dividiendo la tarifa mensual entre el número promedio de días laborables por mes.

• Las tablas de tarifas con la misma Clasificación no pueden tener rangos de fechas superpuestos. Al asignar tablas de tarifas a los recursos, las tablas de tarifas con la misma Clasificación solo se muestran una vez para su selección. La tabla de tarifas aplicada depende del rango de fechas en el que se encuentre la asignación o el tiempo registrado.

• Aplicar Horas Limitadas y Aplicar tarifa diaria no se pueden establecer en Sí al mismo tiempo. Solo uno de los dos puede aplicarse.

Si tiene muchas tablas de tarifas para crear o actualizar, es posible que desee utilizar la función de edición masiva de tablas de tarifas. Puede encontrar la función de edición masiva en el menú Herramientas de la página de tablas de tarifas, o en la sección Gestión de datos de la página de Administración Financiera.

Seleccione el botón Descargar para descargar el archivo de tablas de tarifas. Realice los cambios en la hoja de cálculo de Excel que descargó. Consulte la tabla al final de la página para obtener una descripción completa de cada columna.

Cuando esté satisfecho con sus cambios, seleccione Subir para cargar el archivo actualizado.