Como gerente de portfólio, você pode querer ter supervisão das mudanças de status do projeto, considerando o impacto mais amplo antes de aprovar a mudança.
No Fluid, você pode configurar um fluxo de trabalho de aprovação de mudança de status do projeto para os status que você especificar.
Isso significa que os PMs e editores de projeto não poderão atualizar o status geral do projeto sem o seu conhecimento e, em vez disso, deverão criar um relatório de status do projeto onde atualizam o status RAG, enviando uma solicitação aos aprovadores do portfólio antes que a mudança possa ser aprovada e o status do projeto alterado.
Criar o Fluxo de Trabalho de Aprovação
Para criar o fluxo de trabalho de aprovação de mudança de status do projeto, você precisará:
Atualizar as Configurações do Projeto
Vincular seus RAGs de Relatório de Status aos Status do Projeto
Adicionar aprovadores do portfólio.
Todas as etapas estão listadas nas seções abaixo.
Atualizar as Configurações do Projeto
Você precisará ter os dois Recursos de Projeto a seguir ativados:
Bloquear Campos de Administração do Projeto
Fluxo de Trabalho de Mudança de Status do Projeto Orientado por Relatório de Status
Restringir o Acesso às Mudanças de Status do Projeto
Navegue até o 'Console de Administração' clicando no ícone do seu perfil no canto superior direito da janela e selecionando-o no menu.
Na seção 'Configurações do Projeto', clique em 'Configurar Recursos do Projeto'.
Na seção 'Segurança do Projeto' há um recurso chamado 'Bloquear Campos de Administração do Projeto'. Ele precisa estar ativado, aparecendo em verde com um símbolo de confirmação.
Isso impedirá que os usuários atribuídos ao projeto como PMs e editores de projeto possam editar os detalhes de 'Administração do Projeto', enquanto ainda permite que editem outros detalhes do projeto.
Os detalhes de administração do projeto incluem o status do projeto. A imagem abaixo mostra os detalhes do projeto que serão restritos.
Habilitar Mudanças de Status do Projeto Orientadas por Relatório de Status
Na mesma página, 'Configurar Recursos do Projeto', vá para a seção de controles de 'Fluxo de Trabalho do Projeto'.
Você precisará ativar a configuração 'Fluxo de Trabalho de Mudança de Status do Projeto Orientado por Relatório de Status' para que o controle deslizante fique verde e exiba um símbolo de confirmação.
Certifique-se de clicar no botão 'Salvar' no topo da página quando tiver feito as alterações.
Vincular seus RAG(s) de Relatório de Status aos Status do Projeto
Navegue até o 'Console de Administração' clicando no ícone do seu perfil no canto superior direito da janela e selecionando-o no menu.
Na seção 'Administração de Dados' do Console de Administração, clique em 'Gerenciamento de Metadados'.
Neste exemplo, o RAG de relatório de status 'Em Espera' será vinculado a um status de projeto 'Em Espera' para criar um processo de aprovação pelo qual qualquer RAG de Relatório de Status geral acionará o processo de aprovação antes de fazer uma alteração no Status do Projeto.
Você pode visualizar e editar seus status de projeto existentes ou adicionar novos status de projeto clicando em 'Status do Projeto' na lista de abas no lado esquerdo.
Para este exemplo, aqui está a lista atual de status de projeto, incluindo um status 'Em Espera'.
Para criar o vínculo, na lista de abas no lado esquerdo, selecione 'RAGs de Relatório de Status'.
Em seguida, selecione o status que você deseja vincular a um status de projeto para criar um processo de aprovação.
Clique no ícone de lápis para editar.
Na lista suspensa na parte inferior do diálogo, selecione o Status do Projeto ao qual você deseja vincular este RAG de relatório de status.
Observe que, neste exemplo, tanto o RAG quanto o status do projeto têm o mesmo nome, mas isso não precisa ser o caso. Você deve garantir que os dois que você vincular façam sentido.
Você também pode vincular múltiplos RAGs de status a um único status de projeto.Por exemplo, você pode ter um RAG de relatório de status 'Impacto Maior' ou 'Bloqueador' que ambos se vinculam a um status de projeto 'Em Revisão'.
Clique no botão 'Salvar'.
Você pode repetir o processo para vincular outros RAGs de relatório de status a status de projeto.
É improvável que você precise vincular todos os RAGs de relatório de status a um status de projeto.
Como exemplo, você provavelmente não desejará que os RAGs Vermelho, Âmbar e Verde atualizem o relatório de status, mas não o Status Geral do Projeto, e este simplesmente permaneceria como 'Ativo', o que significa que nenhuma solicitação é necessária.
Adicionar Aprovadores do Portfólio
Navegue até o 'Console de Administração' clicando no ícone do seu perfil no canto superior direito da janela e selecionando-o no menu.
Na seção 'Configurações do Projeto', selecione 'Portfólios e SubPortfólios'.
Uma vez na página de gerenciamento de 'Portfólio e SubPortfólio', adicione um aprovador a cada um dos portfólios.
Para fazer isso, clique no ícone de lápis nas entradas do portfólio, o que abrirá uma caixa de diálogo.
Em seguida, atribua um aprovador do portfólio e clique em 'Salvar'.
Agora, quando uma mudança de status for feita em um projeto dentro dos portfólios, a pessoa atribuída como aprovadora do portfólio receberá uma decisão em 'Meus Itens'.
Haverá um ponto verde acima para mostrar que há um item aberto aguardando resposta.
Quando o aprovador do projeto clicar em 'Meus Itens', verá a decisão na lista e poderá analisar os detalhes e aprovar, aprovar condicionalmente ou recusar, fornecendo um motivo.
Se aprovado, o status do projeto vinculado ao RAG do relatório de status será atualizado automaticamente.
